Modelowanie procesów w notacji BPMN 2.0 – dlaczego warto? | Blog księgarni Onepress

Stwierdzenie, że żyjemy w czasach ciągłych zmian, coraz szybszych i głębszych, jest pewnym niedopowiedzeniem. Firmy i organizacje w Polsce i na całym świecie działają w coraz bardziej zmiennym, niepewnym, złożonym i niejednoznacznym otoczeniu.

Aby w nim przetrwać, a tym bardziej odnieść sukces, koniecznie trzeba zadbać o elastyczność organizacji i rozwijanie sposobów, w jakie ta organizacja tworzy wartość dla otoczenia. Niezwykle przydatne do tego celu okazuje się zarządzanie procesami, którego szczególnie widocznym aspektem jest ich modelowanie. Jeśli zaś chodzi o modelowanie procesów, do najważniejszych standardów zalicza się obecnie BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), o którym możemy przeczytać w książce "Modelowanie procesów biznesowych. BPMN 2.0 od podstaw".

Obraz jest wart tysiąca słów

Procesy, w które jesteśmy zaangażowani, są coraz bardziej złożone. Wykonuje je wielu pracowników z różnych zespołów, a nawet organizacji. Muszą uwzględniać nie tylko zalecenia kierownictwa, ale też oczekiwania klientów i pracowników, zasady współpracy innych podmiotów, reguły bezpieczeństwa, przepisy prawa i inne regulacje. Dodatkowo to wszystko cechuje spora zmienność. Wystarczy, że zaniedbamy jeden z tych aspektów, a proces nie będzie działać dobrze.

Trudno opisać coś tak złożonego w formie dokumentu tekstowego. Dlatego też organizacje chętnie korzystają z opisywania procesów z wykorzystaniem modeli graficznych. Pozwalają one o wiele sprawniej przekazywać wiedzę i łatwiej wychwytywać błędy i niespójności niż to, co często określa się żartobliwie jako „opis słowno-muzyczny”. 

Sprawna komunikacja

Aby zagwarantować sprawną komunikację, model powinien być czymś więcej niż tylko ładnie wyglądającym rysunkiem. Jako że z dokumentacji procesów korzysta wiele osób (wykonawcy procesów i ich właściciele, projektanci i architekci procesów, analitycy biznesowi i specjaliści IT, eksperci w dziedzinie doskonalenia procesów, wreszcie zespoły projektowe, a także specjaliści do spraw ryzyka i zgodności), trzeba im zapewnić wspólny język, który zminimalizuje ryzyko nieporozumień.

Dobry model opisujący proces powinien zapewniać poprawny opis rzeczywistości (mimo że jest jej uproszczeniem), nie może pomijać ważnych elementów procesu, musi zawierać przydatne dla odbiorcy informacje w odpowiedniej formie. A przy tym powinien dać się odczytać i poprawnie zinterpretować przez osobę, która nie jest ekspertem w zakresie modelowania procesów.

Bardzo pomaga w tym ustalenie w organizacji zasad związanych z modelowaniem – w tym dotyczących tego, jaki standard modelowania (tzw. notacja) będzie stosowany. Dzięki temu można uniknąć syndromu wieży Babel, polegającego na tym, że różne zespoły w ramach organizacji dokumentują procesy w różny sposób, w rezultacie trudno jest się im ze sobą porozumieć i korzystać z pracy, którą wykonali już inni. 

Istnieje wiele podejść do modelowania procesów: schematy blokowe (flowcharts), diagramy aktywności będące częścią standardu UML i inne, ale od kilkunastu lat na znaczeniu zyskuje standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Jest on aktualnie wspierany przez ponad 100 narzędzi do modelowania, doskonalenia i automatyzacji procesów. Osoby, które chcą się nauczyć tej notacji, mogą skorzystać z wielu książek (w tym po polsku), kursów online i szkoleń. Znajomość BPMN jest też wymogiem wymienianym w licznych ofertach pracy.

Doskonalenie i automatyzacja procesów

Korzystanie z BPMN pozwala łatwiej tworzyć jednoznaczne opisy przebiegu procesu, w ramach opisywania stanu obecnego (tzw. AS-IS), albo przy projektowaniu nowych rozwiązań (tzw. modele TO-BE). Pozwala to między innymi łatwiej identyfikować problemy w procesie, ale też możliwe do wprowadzenia zmiany, które spowodują, że proces będzie szybszy, lepszy i tańszy – a zatem będzie również lepiej odpowiadał na potrzeby klientów i oczekiwania organizacji. 

Modelowanie procesów w BPMN może być cennym narzędziem dla osób zainteresowanych doskonaleniem procesów, szczególnie jeśli korzystają z mechanizmów analizy ilościowej tzw. symulacji procesów pozwalającej na porównywanie różnych wariantów wykonywania procesu w celu wybrania najlepszego z nich do wdrożenia.

Procesy w coraz większym stopniu korzystają ze wsparcia informatycznego: systemów ERP, CRM, rozwiązań workflow lub systemów obiegu dokumentów, ale też narzędzi klasy RPA czy opartych na AI. Dlatego właśnie modelowanie procesów jest ważnym narzędziem pracy dla analityków biznesowych, specjalistów od automatyzacji lub robotyzacji procesów, a także wszystkich osób zaangażowanych w projekty wdrażania systemów lub ich modyfikacji i inicjatywy cyfrowej transformacji organizacji.

Architektura procesów

BPMN daje odpowiedzi na wiele pytań związanych z procesami, na przykład o to, kiedy proces się rozpoczyna, co się w nim dzieje, w jaki sposób może się zakończyć czy też kto jest za co odpowiedzialny w procesie. Warto jednak przy tym pamiętać, że do profesjonalnego zarządzania procesami przydaje się coś więcej – architektura procesów odwzorowująca powiązania i zależności między procesami. 
Dzięki korzystaniu z architektury procesów możemy łatwiej zobaczyć, w jaki sposób zmiana, jaką chcemy wprowadzić w jednym procesie, przełoży się (pozytywnie lub negatywnie) na inne procesy, a także dokonać satysfakcjonującego odpowiedniego wyboru procesów, które będziemy chcieli wymodelować w BPMN z myślą o ich doskonaleniu lub automatyzacji.