Cyfrowa transformacja zakupów: Jak technologia rewolucjonizuje tradycyjne procesy zakupowe | Blog księgarni Onepress

Dzwonek telefonu wyrywa Cię z zamyślenia. Odbierasz. Dostawca informuje Cię, że wyśle nowy cennik listem poleconym, tak jak zawsze, żeby szybciej dotarł i że do tego czasu obowiązuje stary. Dostajesz informację, że to ostatnia szansa, by złożyć zamówienie po niższych cenach. Potwierdzasz więc telefonicznie, że kupisz dodatkową partię półproduktu, a zamówienie wyślesz również listem poleconym.

Jak to było kiedyś - czy na pewno lepiej?

Siadasz do maszyny i zaczynasz wystukiwać zamówienie cyk, cyk, cyk, cyk…. Nagle budzisz się. To był tylko zły sen. Dla Ciebie, ponieważ dla naszych poprzedników pracujących w realiach lat 70-tych i 80-tych to była codzienność. Wtedy firmy również musiały znajdować dostawców, negocjować ceny, składać zamówienia, wysyłać i otrzymywać cenniki. Bez Internetu, bez e-maila, bez Google. 
Dziś w trzeciej dekadzie XXI wieku, gdzie informacje przekazujemy z prędkością światła takie działanie wydaje się być nie do pomyślenia. Wysyłanie zamówienia pocztą tradycyjną? Jaka strata czasu! Zaprawdę w ciekawych czasach żyjemy, a to dopiero początek zmian, które dzieją i będą się dziać na naszych oczach. 

Od czasów używania telefonu i maszyny do pisania minęło zaledwie 40 lat. Zamieniliśmy ciężkie słuchawki i kołowrotkowe telefony na eleganckie lekkie smartfony, z których każdy ma większą moc obliczeniową niż komputer, który (podobno) wysłał pierwszych ludzi na Księżyc. Maszyny do pisania na wygodne klawiatury laptopów podłączone bezprzewodowo do szybkich i oszczędnych drukarek, a listy na e-maile.

Jak to jest dziś - czyli dobrodziejstwa cyfryzacji

Transformacja cyfrowa dotknęła niemal każdej branży i dziedziny, w tym też zakupów. Żyjemy w czasach, w których systemy takie jak SAP na podstawie analizy zapotrzebowania generują i automatycznie wysyłają zamówienia do dostawców, a algorytmy sztucznej inteligencji zaczynają wspomagać nas w przewidywaniu popytu i zachowań klientów. Istnieje kilka ciekawych rozwiązań, którym warto się tutaj przyjrzeć:

1. Systemy klasy ERP to rewolucja. Producenci tacy jak SAP, ISCALA, INFORMER, MICROSOFT, PROFITORI,  ciągle rozwijają swoje produkty. Na rynku pojawia się też sporo nowych form, które dostosowują systemy do danego przedsiębiorstwa. Produkty “szyte na miarę” w dziedzinie systemów ERP zastępują z powodzeniem drogie komercyjne programy. Nie każde przedsiębiorstwo potrzebuje bowiem kombajnu jakim jest SAP. 
2. Platformy zakupowe, to świetne miejsce dla specjalistów, którzy często uruchamiają przetargi lub szukają wykonawców/dostawców. Uzupełnienie krótkiego formularza pozwala Ci na wgranie na platformę nowego przetargu i zbieranie ofert od potencjalnych kontrahentów. 
3. Systemy typu „Connect” – to niezastąpione narzędzia w rękach specjalistów ds. zakupów. Są to platformy wymiany danych pomiędzy naszą firmą a dostawcami. Dostawcy mają możliwość uzupełnić tam wszystkie swoje dane, wgrać aktualne certyfikaty. Platformy integrują się z systemami klasy ERP takimi jak np. SAP i mogą zawierać dodatkowe dane takie jak – ocena dostawcy, zestawienie faktur, obroty z dostawcą etc.
4. Jednym z ciekawych producentów jest również dostawca platformy Trans.eu. jest to popularna giełda transportowa. Znajdziesz tam dostawcę usług transportowych lub znajdziesz ładunek do przewiezienia dla swojego samochodu. Dodatkowym atutem jest tutaj możliwość zaplanowania trasy, oraz obliczenia kosztów przejazdu. Wymieniłem tę platformę, ponieważ jej producenci poddają ją ciągłym aktualizacjom, dzięki czemu nadążają za zmieniającym się rynkiem.

Jakie płyną korzyści z cyfryzacji? 

Ale co nam to daje? Cała ta technologia. Sztuczna inteligencja. Systemy ERP. Platformy zakupowe. Po co to komu? Czy stara dobra maszyna do pisania była zła? Może i nie była. Toporny telefon też dzwonił. Chodzi jednak o czas, a czas to pieniądz. Chodzi o przepływ informacji, bo informacja jest dziś cenniejsza od złota. Chodzi o optymalizację procesów, bo każda zbędna czynność to marnotrawstwo, a marnotrawstwa dziś (w czasach ciężkich dla biznesu) zabijają przedsiębiorstwa. Każde narzędzie, każda nowinka technologiczna, które jest w stanie przyśpieszyć i zoptymalizować nam pracę (uczynić ją tańszą i łatwiejszą) jest warte naszej uwagi. 

Miałem to szczęście, że przez większość mojej zawodowej kariery pracowałem w korporacjach posiadających systemy ERP. Przydarzyło mi się jednak być w jednej z firm w czasie, gdy straciła wszelkie dostępy do baz danych, systemów, serwerów…Tak bardzo poznałem wtedy wartość kopii zapasowej danych, której wtedy… nie wykonano. 

Praca bez systemu, opierająca się na szacunkowych ilościach magazynowych zbieranych i monitorowanych za pomocą Excela, w świecie nowoczesnych systemów ERP wydała mi się powrotem do średniowiecza. Brak dokładności i możliwości spojrzenia w dane historyczne jaką daje cyfryzacja i nowoczesne systemy wspierające działalność może spowodować zatrzymanie linii produkcyjnych (poprzez niedobór lub brak materiałów), a także sparaliżowanie całej organizacji. Co by było, gdyby zabrakło również Excela? Pozostawiam to pytanie do samodzielnego rozważenia przez czytelnika. 

Dlaczego cyfryzacja jest potrzebna od początku?

Osobiście testuję i wdrażam rozwiązania klasy ERP dla małych inicjatyw, prywatnych firm produkcyjnych, firm rodzinnych i klientów ze środowiska e-commerce. Dziś zaczynając biznes – zacząłbym go od wyboru i zaimplementowania systemu klasy ERP sprzężonego z e-commerce. Dlaczego? Ponieważ każda firma, która planuje rozwój i ekspansje w pewnym momencie swojej egzystencji spotka się z: 

• Potrzebą organizowania pracy w systemie (procesy sprzedaży, zakupu, produkcji)

• Potrzebą sprzedaży we własnym sklepie internetowym 

A o wiele łatwiej jest wdrażać systemy informatyczne na początku, gdy procesy firmowe jeszcze się nie dzieją. Z punktu widzenia zakupów systemy informatyczne oraz cyfryzacja pomagają nam lepiej organizować zakupy, przetargi, lepiej analizować rynek i docierać dalej w poszukiwaniu nowych dostawców. Benchmark, ocena dostawców na podstawie danych systemowych (np. terminowości dostaw), analizy zapasów (analiza ABC i XYZ) pomagają nam oszczędzać pieniądze przedsiębiorstwa poprzez lepsze przygotowanie do negocjacji oraz trafniejszy wybór kooperantów. 

To wszystko generuje bardzo duże ilości danych, a dane należy analizować. I tutaj też cyfryzacja przychodzi nam z pomocą. Serdecznie zapraszam do lektury mojej książki „Kupiec Alfa. Przewodnik po efektywnych zakupach i negocjacjach”, która właśnie trafiła do przedsprzedaży. A o samej analizie danych, big data i odkrywaniu wzorców oraz trendów przeczytasz w moim następnym artykule!