Ludzie zbyt często mówią o nieistotnych sprawach. Andy Bounds, autor książki "Wiadro pełne galaretki. Odkryj sekrety doskonałej komunikacji w biznesie", ma w związku z tym ciekawą metaforę. Bounds uważa, że ludzie komunikując się w taki właśnie sposób, rzucają galaretką w swą publiczność, słuchaczy i rozmówców. Nie liczą przy tym na jej skuteczność, na jakość przekazanych informacji, ale wierzą, że gdy wyleją na słuchaczy całe wiadro galaretki, jakaś jej część zostanie na ich ubraniach. Że z powodzi przekazanych informacji jakimś cudem ludzie sami sobie wybiorą i zapamiętają to co ich interesuje.
Oczywiste jest, że to nie tak działa. Dlatego Bounds opracował specjalną metodę konstruowania interesujących i istotnych komunikatów mówionych i pisanych tzw. zasadę galaretki. Nazwa pochodzi od metafory z wiadrem :)
Metoda różni się od innych tym, że została oparta na zasadach komunikacji z osobami niedowidzącymi i niewidzącymi w ogóle. Andy Bounds jest półślepy - w ogóle nie widzi na jedno oko, zaś drugie oko ma wadę -14,5 dioptrii (rzadko kto ma wadę -10, a co dopiero mówić o mniejszej). Jego mama jest niewidoma w ogóle (od 8-ego roku życia). Andy musiał więc nauczyć się tłumaczyć jej pewne czynności, zjawiska i miejsca tak, żeby zrozumiała. Jak to jest trudne przekonaj się samodzielnie - zamknij oczy i spróbuj opisać jak przejść z jednego pokoju do drugiego.
Poprzez codzienne "treningi" z mamą, Andy Bounds przez lata dopracowywał sposób komunikacji, który w sposób naturalny łatwo jest zrozumieć i który natychmiast przekazuje wszystkie istotne treści. Przydaje się to w każdej sytuacji życiowej: nudnych prezentacjach, spotkaniach z których chcesz wyjść po 10 minutach, prezentacjach sprzedażowych, rozmowie z drugą osobą, pisaniu maili i każdego innego dokumentu.
Ten model komunikacji nosi nazwę "zasada galaretki" i składa się z pięciu wskazówek co robić, żeby nie obrzucać swoich słuchaczy galaretką.
1) Na pierwszym miejscu zawsze stawiaj kontekst.
2) Pamiętaj o empatii.
3) Bądź dokładny i staranny.
4) Pytaj o zapotrzebowanie na dodatkowe informacje.
5) Podawaj jedynie podstawowe i wymagane informacje.
Dlaczego ten model działa Oto wyjaśnienie.
Wskazówka pierwsza, "kontekst zawsze na pierwszym miejscu", polega na tym, aby najpierw przedstawiać szerszy kontekst, a dopiero potem szczegóły. Same szczegóły nie przekazują żadnej informacji, dopiero umieszczone na dużym obrazie, kontekście, przekazują istotne informacje. Najpierw kontekst, potem szczegóły. Przykład: "Siedzisz w wielkim, prostokątnym pokoju. Twój fotel znajduje się w połowie długości jednej ze ścian. Wstań, skieruj się w prawo i przejdź trzy metry. Między tobą a drzwiami nie ma już żadnych przeszkód". Jeśli nie przedstawisz kontekstu (zarysu pokoju), długości ścian i odległości nie będą mieć żadnego znaczenia.
Wskazówka druga, "empatia", polega na tym, aby spojrzeć na rzeczywistość z perspektywy drugiej osoby. Przykład: "Gdybym był osobą niewidomą, nie wiedziałbym jak podejść do ludzi na spotkaniu biznesowym, ponieważ nie mógłbym ich zobaczyć. Ktoś musiałby mi w tym pomóc i zasugerować z kim warto porozmawiać". Aby w pełni zrozumieć innych i opracować skuteczny komunikat, musisz wyobrazić sobie jak wygląda świat z ich punktu widzenia. Każdą sytuację można sobie wyobrazić, to zależy tylko od chęci.
Wskazówka trzecia, "dokładność i staranność", polega na poruszaniu istotnych tematów i mówieniu o konkretnych szczegółach. Żadnych ogólników i pustych frazesów. Konkrety i konkrety - ale tylko te, które mają znaczenie. Przykład: "Podłoga jest drewniana. Leży na niej duży, prostokątny dywan. Kończy się metr przed drzwiami, więc będziesz wiedzieć, że jesteś prawie przy drzwiach. Drzwi są podwójne, a obie ich części otwierają się w twoją stronę". Ten opis pokoju pozwoli osobie niewidomej rozpoznać kiedy wejdzie na dywan i kiedy z niego zejdzie. Będzie wiedzieć jak daleko musi wyciągnąć ręce do klamki od drzwi. Będzie wiedzieć, że drzwi są podwójne i że otwierając je musi zrobić krok w tył, bo otwierają się do siebie.
Wskazówka czwarta, "pytaj o dodatkowe informacje", polega na tym, aby zawsze zapytać czy coś jeszcze powinieneś dodać. Łatwo jest wyklepać wyuczoną formułkę, licząc że ona wystarczy. Jednak nawet najlepsza formułka, przygotowana w oparciu o badania i rozmowy z podobnymi osobami, nie musi być skuteczna. Ludzie różnią się między sobą drobnymi szczegółami, a ogólna formułka je albo pomija, albo zakłada nieprawdziwe. W obu przypadkach oznacza to brak szacunku dla indywidualności rozmówcy, co jest bardzo dużym uchybieniem. Znacznie lepszy skutek odnosi przedstawienie podstawowych informacji i pytanie "czy dodać co jeszcze ".
Wskazówka piąta, "jedynie podstawowe i potrzebne informacje", polega na pomijaniu nieistotnych informacji. W opisie pokoju ze wskazówki trzeciej można by zawrzeć dodatkowe szczegóły (co wisi na ścianach, z jakiego materiału są wykonane drzwi, jaki jest wzór na dywanie, czy w pokoju stoją jakieś meble). Tylko po co Nie pomogą one osobie niewidomej w dotarciu do drzwi i ich otwarciu. Byłaby to galaretka, nudząca i denerwująca.
Posługując się zasadą galaretki, będziesz w stanie przygotować przydatne i interesujące (czyli niezanudzające) komunikaty. Obojętnie w jakich sytuacjach je wykorzystasz, zawsze okażą się skuteczne. Jeśli chcesz poćwiczyć, przejrzyj newsy i artykuły w serwisach internetowych lub gazetach. Przeczytaj mail z ofertą. Zobacz czy są one sformułowane "bez galaretki". Jeśli nie, przerób je na wersję bez galaretki. Zobaczysz jak nagle nabiorą treściwości i przyjazności. Więcej informacji na temat wykorzystania zasady galaretki w różnych sytuacjach komunikacji międzyludzkiej i biznesowej (spotkania biznesowe, prezentacje sprzedażowe, pozyskiwanie i udzielanie rekomendacji, wystąpienia publiczne) znajdziesz w książce "Wiadro pełne galaretki. Odkryj sekrety doskonałej komunikacji w biznesie" Andy′ego Boundsa.

Eurobankier.pl;