KSeF Wdrożenie w firmie

Spis treści książki

1. Wstęp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2. Założenia Krajowego Systemu e-Faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.1. Cechy systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2.2. Zakres obowiązkowego stosowania systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.3. Przepisy szczególne dotyczące obowiązku wystawiania faktur w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
2.3.1. Podatnicy zagraniczni posiadający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności . . . . . . . . . 10
2.3.2. Rolnicy ryczałtowi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.3.3. Podatnicy zwolnieni z VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
2.4. Zdarzenia objęte obowiązkowym KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.4.1. Sprzedaż na rzecz konsumentów . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2.4.2. Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.4.3. Sprzedaż zwolniona z VAT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.4.4. Zaliczki na poczet sprzedaży . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
2.5. Co grozi za niestosowanie KSeF? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
2.6. KSeF a fakturowanie elektroniczne przewidziane w pakiecie ViDA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
2.7. KSeF a inne systemy przesyłania faktur elektronicznych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.7.1. Faktury ustrukturyzowane w zamówieniach publicznych (PEF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
2.7.2. Systemy elektronicznej wymiany danych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3. Funkcjonowanie KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1.1. Proces wystawienia faktury przez KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.1.2. Moment wystawienia e-faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.2. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.2.1. Odbiór faktur w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3.2.2. Odbiór faktur przez podmioty niekorzystające z KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3.2.3. Moment otrzymania e-faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
3.3. Przechowywanie faktur w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
3.4. Dostęp do KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.4.1. Rodzaje uprawnień . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
3.4.2. Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
3.4.3. Wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.4.4. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych na zasadzie samofakturowania . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
3.5. Sposoby uwierzytelnienia w systemie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
3.5.1. Uwierzytelnienie w ramach pierwotnych uprawnień podatnika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.6. Narzędzia umożliwiające korzystanie z systemu KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.6.1. API . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
3.6.2. Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3.7. Powiadomienia związane z korzystaniem z systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4. Fakultatywne korzystanie z KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.1. Szybszy zwrot VAT i jego warunki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.2. Prostsze zasady rozliczenia faktur korygujących . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
4.3. Zgoda odbiorcy na fakturę ustrukturyzowaną . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4.3.1. Zasady i forma udzielenia zgody . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
4 PODATKI NR 5
4.3.2. Skutki braku zgody odbiorcy faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
5. Nowy rodzaj faktury – faktura ustrukturyzowana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
5.1. Numer identyfikujący fakturę w systemie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
5.1.1. Obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
5.1.2. Identyfikator zbiorczy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
5.2. Dane zawarte w fakturze ustrukturyzowanej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
5.3. Rodzaje faktur wystawianych w KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
5.4. Informacje dodatkowe na fakturach ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
5.5. Wizualizacja faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.5.1. Informacje dodatkowe na wizualizacji faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
5.6. Załączniki do faktur ustrukturyzowanych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5.6.1. Sposoby dostarczania załączników kontrahentom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
5.6.2. Załączniki jako integralna część faktury . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5.7. Faktury pro forma i inne dokumenty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5.7.1. Faktury pro forma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
5.7.2. Faktura wewnętrzna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.7.3. Noty korygujące . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.7.4. Faktury VAT marża . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
5.7.5. Duplikaty faktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.7.6. Dokumenty wydawane przy realizacji zakupów pracowniczych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
5.7.7. Faktura wystawiana do paragonu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
5.7.8. Faktury uproszczone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.8. Faktury w walutach obcych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.8.1. Szczególne zasady wystawiania faktur w walutach obcych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
5.8.2. Wpływ daty wystawienia faktury w KSeF na kurs walutowy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
5.9. Samofakturowanie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.9.1. Uprawnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.9.2. Wymogi schemy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.9.3. Pozyskanie faktury przez sprzedawcę . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
5.9.4. Samofakturowanie w relacjach z podmiotami zagranicznymi a obowiązek korzystania z KSeF . . 66
5.10. Faktury korygujące . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.10.1. Moment uwzględnienia korekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
5.10.2. Zbiorcze korekty . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
5.10.3. Anulowanie faktury/noty korygującej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
6. Awarie systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.1. Niedostępność po stronie podatnika, tzw. tryb offline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
6.2. Prace serwisowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
6.3. Awaria systemu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
6.4. Awaria systemu ogłoszona w środkach społecznego przekazu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
7. Problemy praktyczne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
7.1. Ryzyko podwójnego zafakturowania jednej transakcji . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
7.2. Faktury otrzymane w KSeF i poza KSeF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
7.3. Implementacja systemu w firmie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
8. Przepisy przejściowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

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