Modelowanie procesów biznesowych to klucz do zwiększenia efektywności i skuteczności w każdej organizacji. Dziś przyjrzymy się, jak firmy mogą skorzystać z modelowania procesów biznesowych, aby osiągnąć swoje cele strategiczne. Od możliwości usprawnienia komunikacji między zespołami, poprzez stworzenie wytycznych dla pracowników, aż po automatyzację i stworzenie architektury procesów – modele oferują szeroki wachlarz korzyści. Odkryjemy, jak właściwe zastosowanie tych narzędzi może przyczynić się do lepszego gospodarowania zasobami, co w rezulatcie może wpłynąć na poprawę zarządzania całą oragnizacją. Poznaj świat optymalizacji procesów, który może odmienić sposób, w jaki Twoja organizacja funkcjonuje na co dzień.

 

1. Opisanie stanu obecnego procesu w celu usprawnienia komunikacji między zespołami

Dla dużej części osób pierwszym skojarzeniem z modelowaniem procesów jest ich opisanie w formie graficznej z myślą o tym, aby usprawnić komunikację między różnymi zespołami zaangażowanymi w wykonanie procesu. Często bowiem zdarza się, że każdy zna tylko swój fragment procesu i nie ma świadomości tego jak wygląda cały proces. Dla wielu osób zobaczenie po raz pierwszy całościowego obrazu procesu jest przełomowym doświadczeniem, bo pozwala im zobaczyć proces z szerszej perspektywy (tzw. "end to end") i pomaga zrozumieć punkt widzenia innych osób wykonujących fragmenty tego samego procesu i wypracować wspólną wizję tego, do czego dążymy.

 

komunikacja - modelowanie procesów biznesowych


Warsztaty wspólnego modelowania budują o wiele lepsze zrozumienie tego co robimy jako organizacja, ale też świadomość, że jesteśmy jedną drużyną, która ma na celu jak najlepsze wykonanie pracy w ramach procesu. Często pojawiają się też tzw. momenty "aha" ("a więc to dlatego prosicie nas o to…", "a więc to tak to robicie") oraz pomysły na usprawnienia.

 

2. Stworzenie wytycznych dla pracowników 

Zrozumienie tego, jaka praca jest wykonywana w procesie oraz kto za co odpowiada jest już bardzo cenne samo w sobie. Jeśli jednak rozbudujemy model o dodatkowe informacja może się okazać, że posłuży on też za przydatną dokumentację z wytycznymi dla pracowników. Wiedza o tym, jakie są dobre praktyki może się przydać pracownikom, którzy nie wykonują tego procesu regularnie i pomoże im odświeżyć pamięć, ale też dokumentacja procesowa będzie niezwykle przydatna dla nowych pracowników, którzy muszą się szybko nauczyć, jak pracować. 
 
Wystarczy dodać opisy i informacje o wykorzystywanych w poszczególnych krokach procesu aplikacjach i dokumentach oraz kilka innych aspektów ważnych dla organizacji (na przykład to, kto jest właścicielem procesu), a dokumentacja taka może służyć też do celów zarządzania jakością.

 

Modelowanie porcesów biznesowych - usprawnienie komunikacji między zespołami


3. Zaprojektowanie stanu docelowego procesu

Już przy okazji opisywania stanu obecnego procesu często mamy okazję zgromadzić wiele pomysłów na udoskonalenie procesu. Cóż więc stoi na przeszkodzie, aby stworzyć model opisujący to, jak wyobrażamy sobie lepszy sposób działania, który chcemy wdrożyć? Dzięki temu możemy skonsultować nasze pomysły z wykonawcami procesu oraz innymi działami organizacji (IT, prawnicy i inni), które mogą mieć coś ważnego do powiedzenia, aby uniknąć sytuacji w której zmiana nie przyniesie oczekiwanych rezultatów albo też będzie niemożliwa do wykonania.


Wiele narzędzi pozwala też na to, aby rozbudować model o informacje o tym, ile trwają i kosztują poszczególne kroki procesu, jak często proces jest wykonywany oraz jak prawdopodobne są poszczególne ścieżki, co jest wstępem do analizy ilościowej procesu poprzez tak zwaną symulację. Symulacja procesu pomaga w jego optymalizacji, bo ułatwia wychwycenie problemów takich, jak wąskie gardła (np. pracownik, który ma zbyt wiele zadań przez co praca innych się opóźnia) oraz na porównanie różnych wariantów procesu w celu wybrania najlepszego z nich do wdrożenia.
 

4. Automatyzacja procesów

Jednym z częstszych sposobów na udoskonalenie procesu, poprawę jego jakości i przyspieszenie jest wykorzystanie automatyzacji procesu. Istnieje wiele podejść do automatyzacji: można na przykład wesprzeć proces przez system ERP, zastosować robotyzację procesu (RPA), czy też wdrożyć narzędzie klasy BPMS/Workflow do zarządzania procesami. Niezależnie od tego, które z tych podejść zastosujemy, przyda się nam opisane w formie modelu, jak chcemy aby wyglądał proces, który zamierzamy wdrożyć. Dla automatyzacji bowiem też dobrze jest upewnić się, że wszystkie zainteresowane osoby rozumieją tak samo, do czego dążymy. Dodatkowy bonus - wiele narzędzi do zarządzania procesami korzysta z modeli procesów do automatyzacji, więc diagram procesu rozbudowany o informacje na temat formularzy, uprawnień oraz integracji staje się podstawą do stworzenia aplikacji procesowej.
 

Automatyzacja procesów - modelowanie procesów


5. Architektura procesów

Jak pokazują poprzednie przykłady, model opisujący proces może się przydać bardzo wielu osobom. To jednak nie koniec możliwych zastosowań modeli. Budując architekturę procesów czyli strukturę pokazującą powiązania między różnymi procesami, uzyskujemy o wiele lepsze zrozumienie tego, jak działa nasza organizacja. Architektura pozwala nie tylko z łatwością przechodzić od ogółu do szczegółu, aby dowiadywać się więcej o wybranym obszarze procesowym, ale też pokazuje jak nasz proces wpływa na inne oraz od jakich procesów sam zależy. Opisanie procesów w formie architektury zapewnia nam więc nie tylko wygodne narzędzie do nawigowania po dokumentacji procesowej, ale też pomaga podejmować lepsze decyzje i unikać zmian, które mogą wyglądać dobrze z perspektywy jednego procesu, ale wywierają niekorzystny wpływ na wiele innych powiązanych ze sobą i tym samym na całą organizację.

 

Zaprojektowanie stanu docelowego procesu pozwala na wizualizację optymalnych przepływów pracy i identyfikację obszarów do usprawnienia. Modele procesów pozwalają na zrozumienie i usprawnienie operacji, co jest niezbędne w dzisiejszym szybko zmieniającym się środowisku biznesowym. Dlatego też holistyczne podejście do modelowania procesów biznesowych umożliwia organizacjom osiągnięcie wyższego poziomu efektywności i skuteczności w realizacji swoich celów.