Prezentacje to sztuka. Sztuka multimedialna: mamy dźwięk i obraz. Sztuka także w znaczeniu przedstawienia teatralnego: jest aktor, scenografia, widzowie i historia do opowiedzenia.
By nasze przedstawienie zakończyło się sukcesem, wszystkie jego składowe muszą współgrać. Przez współgranie rozumiem, że mają się wspomagać, a nie dominować. Scenografia nie może odwracać uwagi od aktora, nie może go przytłoczyć, ma być odpowiednia do każdego momentu opowiadanej historii. Zaś historia do opowiedzenia musi być odpowiednia dla widzów, tak by ich nie zanudzić ani oczywistością, ani trudnością w odbiorze.
Poza formą musi być treść. Bez treści forma jest bezużyteczna, tracą czas i aktor, i widzowie. Historia zaś musi być tak zbudowana, by wynikające z niej przesłanie stało się jasne dla widzów oraz było dla nich przekonujące, by wreszcie coś im dało.
Z powyższego wstępu widać, że sztuka prezentacji nie polega tylko na przygotowaniu ładnych i bogatych w treść slajdów. Jest wręcz odwrotnie! Slajdy to główny element scenografii. Jeśli będą one ,,samokomentujące się′′, to prelegent, czyli aktor stanie się zbędny, a przecież nie o to chodzi. Jak wywrzeć pozytywne wrażenie zmuszając widzów do czytania całych akapitów z ekranu? Podobnie odczytywanie z ekranu tekstu, którzy widzowie mogą sami odczytać, nuży obie strony. Przypomnijcie sobie prezentacje, w których uczestniczyliście: ile z nich Was uśpiło i znużyło, ale ile zapadło Wam w pamięć.
Nam chodzi o przedstawienie swojego poglądu, produktu, siebie i wywołaniu zamierzonego wrażenia. By być przekonywującym, trzeba okazać swoje emocje i swoją pasję. Jeśli to, co chcemy powiedzieć, jest prawdą, wierzymy w to, o czym mówimy, to będzie nam łatwiej pozyskać widzów. Jeśli do tego trafimy z przesłaniem w ich oczekiwania i potrzeby, to jesteśmy blisko sukcesu. Lecz miejmy w pamięci zasadę mniej znaczy więcej i nie znużmy ani nie zamęczmy widzów. Lepiej, by odczuli niedosyt i sami zaczęli zadawać pytania niż zasnęli.
Nie każdy jest urodzonym aktorem i grafikiem, ale niewielkim nakładem pracy każdy może stać się dobrym rzemieślnikiem. W zalewie domorosłych prelegentów mordujących widzów slajdami i monotonnym marudzeniem, na pewno zostanie to dostrzeżone i odpowiednio nagrodzone.
Ale o czym jest ta książka? Właśnie o tym, jak z nudnej prezentacji zrobić ciekawą. Autor podchodzi do prezentacji całościowo, ale punkt ciężkości położony jest na slajdach. Książka stanowi punkt startu, daje pewne podstawy i kwestie do przemyślenia. Przy okazji poznamy nazwiska znanych prezenterów, ich mądre stwierdzenia oraz garść japońskich przysłów.
By stać się prezenterem, trzeba polubić swoich słuchaczy i tak przeprojektować swoje slajdy, tak opowiedzieć historię, by widzowie chcieli posłuchać raz jeszcze. By tak się stało, należy przeczytać tę książkę (inne też nie zawadzą), przemyśleć i wziąć się do pracy. Na wyniki nie trzeba długo czekać, a najdłuższe oklaski po prezentacji są bardzo miłą nagrodą, czego Wam życzę.
Na koniec tradycyjna łyżka dziegciu. Zgodnie z dopiskiem na okładce, książka jest w kolorze, dzięki czemu możemy podziwiać zdjęcia i oglądać mniej lub bardziej interesujące slajdy w ich oryginalnych barwach. Choć według mnie, ta książka nie straciłaby nic na przekazie, gdyby była w odcieniach szarości.
Natomiast książki o obróbce zdjęć czy instrukcje do programów graficznych wydane w szarościach, bez kolorowych lub przynajmniej dobrej jakości czarno-białych wkładek, to moim zdaniem jest niezbyt sensowny i nieudany skok o 60-70 lat wstecz.

Dragonia Magazine; Tomasz Łuczak

Mój ciąg do literatury biznesowej trwa, a ponieważ lektury uznaję za przydatne, to bez wahania opiszę wam pokrótce zawartość kolejnej. Dla uproszczenia pozwoliłem sobie nawet użyć tytułu książki na nazwę dzisiejszego wpisu.
Samemu będąc związanym z prezentacjami przez całość kariery zawodowej, z ciekawością zagłębiłem się na treści podawane przez autora (Garr Reynolds - polecam stronę). Z książki można wyciągnąć sporo wartościowych rad, które pomogą wam poprawić swoje umiejętności tworzenia prezentacji i samego prezentowania. Główną radą jest prostota.
Jej osiągnięcie jest możliwe na wiele sposobów. Jednak zacząć trzeba już na etapie przygotowania, poprzez przemyślenie koncepcji prezentacji w sposób analogowy - czyli z dala od komputera. Rzeczywiście w moim przypadku sprawdza się to wyśmienicie - już od kilku lat udaje mi się opanować i nie sięgać natychmiast po komputer gdy nadchodzi potrzeba stworzenia prezentacji. Zamiast tego polecam wziąć ołówek i kartkę formatu A4 i poprzez narysowanie trzech linii prostych utworzyć na białej powierzchni 6 jednakowych prostokątów, a w nich szkicować slajdy.
Odnośnie projektu slajdów i ich zawartości w książce pada sformułowanie „zabijanie przez PowerPointa” - jakże trafne w przypadku części prezentacji, które widujemy w pracy. Slajdy przeładowane tekstem i dziesiątkami podpunktów albo nieczytelne wykresy z masą danych - to nie służy komunikacji ani przekonaniu do swojego zdania kogokolwiek. Autor proponuje, by na slajdzie znalazło się nie więcej niż 6 słów. Rada być może i słuszna, natomiast realność tego zalecenia pozostawiam waszej ocenie. Chętnie usłyszę komentarze zwolenników (czy ktoś to przetestował na przykład w prezentacji w prezentacji dla zarządu firmy???) i przeciwników.
Kolejne zalecenie zostanie chyba moim ulubionym i będę starał się do niego dostosować. Autor stwierdza, bez wątpienia słusznie, że slajdy są jedynie elementem wspierającym mówcę. Przytacza też wyniki badań, z których wynika, że jeśli odbiorcy widzą to samo co słyszą, to jest im to znacznie trudniej przyswoić. A więc: slajdy ze swym tekstem i grafiką powinny koncentrować się na prostym przekazie najważniejszego punktu i zaciekawiać do słuchania prezentującego. W międzyczasie warto pamiętać o tym, by ich zawartość składała się tylko z absolutnie niezbędnych elementów. Autor nazywa to wysokim współczynnikiem sygnału do szumu i radzi nawet - o ile to możliwe - wyrzucić logo firmy z korporacyjnego szablonu, jako zbędne. Właściwe „odchudzanie” slajdów jest poparte kilkoma przykładami otwierającymi oczy nawet tym, którzy mają się za doświadczonych prezenterów.
Zazwyczaj jest tak, że mamy do dyspozycji więcej danych niż wymaga pokazania na ekranie - możemy je wydrukować i rozdać w materiałach po prezentacji. Proste i skuteczne - ludzie nie będą wytrzeszczać oczu próbując odczytać wykres z dwudziestoma słupkami oznaczonymi cyframi o czcionce rozmiaru 9.
Autor jest też wrogiem samoobjaśniających się (self-explanatory) slajdów, tak lubianych w branży konsultingowej. Według książki, idealny slajd jest całkowicie nieodłącznym orężem prezentera i bez niego nie powinien nic znaczyć. Znowu mogę się „zgodzić, ale…” W realiach naszych firm, gdzie prezentacja jest często sposobem na skrócony i schematyczny opis jakiegoś projektu, rady z „Zen prezentacji” nie do końca znajdą zastosowanie.
Zaleceniem Garra Reynoldsa, które najbardziej rzuca się w oczy, jest sugestia by zamiast „przyozdabiać” slajdy klipartami czy małymi zdjęciami używać obrazów o wyższej rozdzielczości stanowiących tło slajdu. Oczywiście obraz musi korespondować tematycznie z treścią bądź wykresem na pierwszym planie, jednak jest to zasadnicza zmiana w stosunku do aktualnie stosowanych standardów prezentacyjnych. Obrazy nie biorą się jednak znikąd (zwłaszcza te wyższej rozdzielczości) - i tutaj właśnie „leży pogrzebany pies, od którego zgrzytam zębami”. Autor właściwie na każdej stronie promuje używanie (czyt. kupowanie) tychże obrazów pobranych z jednego, wskazanego serwisu. W dodatku na końcu książki znajduje się kupon promocyjny, a na jego stronie www można znaleźć zdjęcia w towarzystwie właścicieli owego zachwalanego serwisu. Być może jestem przewrażliwionym na zachowania skrajnie kapitalistyczne dzieckiem epoki PRL-u… Tak czy inaczej moje zęby uratowała strona 150, na której wymienionych jest też kilka innych podobnych serwisów, w tym darmowe.
Na uwagę zasługuje też sama forma książki, z dużą ilością przykładowych slajdów. Zarówno złych jak i - tuż obok - dobrych, dla porównania i lepszego zapamiętania. To połączone z treścią książki i możliwością jej praktycznego zastosowania w zdecydowanej większości przypadków przemawia za koniecznością postawienia „Zen prezentacji” na półce u każdego, kto od czasu do czasu musi coś zaprezentować.

hrmaznaczenie.pl; 2010-03-09