Rozmawiamy z Michałem Kopczewskiem, autorem książki Alfabet zarządzania projektami:
Onepress: Dla kogo napisał Pan "Alfabet zarządzania projektami"?
Michał Kopczewski: To książka, która przyda się nie tylko kierownikom projektów, ale kierownikom – w ogóle. Każdy, kto jest "szefem" choćby w najmniejszym zespole, styka się na co dzień z większością zagadnień omówionych w "Alfabecie...". Wystarczy spojrzeć na wybrane hasła – "Czas", "Energia", "Spotkania"... - to chleb powszedni w każdej organizacji.
O: Ale właśnie o zarządzaniu projektami mówi się w ostatnich latach coraz więcej. Z czego to wynika?
MK: To prawda. Ten termin zrobił karierę i wszedł na stałe do słownictwa organizacyjnego. W dzisiejszych czasach otoczenie konkurencyjne jest coraz bardziej wymagające. Nowe produkty trzeba wymyślać coraz szybciej. Konsumenci mają coraz większe wymagania. Zmiany technologiczne jeszcze nigdy nie były tak błyskawiczne. To wszystko zwiększa presję na przedsiębiorstwa. Firmy uczą się elastyczności i szybkiego reagowania. Sztywne struktury organizacyjne już nie wystarczają i stają się przeżytkiem. Coraz częściej konieczne jest powoływanie zespołów tylko do wykonania konkretnego zadania. I to właśnie są typowe projekty.
O: Czy zatem projekty realizuje się tylko w dużych firmach?
MK: O, nie. Jeśli kilkunastoosobowa firma mojego znajomego zastanawia się nad uruchomieniem własnej strony internetowej, to już realizują projekt. Zebrały się 3 osoby, które na co dzień mają inne zadania, aby wspólnie wymyślić koncepcję tej strony, napisać teksty, znaleźć programistę, zlecić wykonanie, wybrać kolorystykę itd. Oni właśnie zaczęli taki mały projekt. Gdy skończą - strona będzie uruchomiona, a oni rozejdą się do swoich regularnych zadań.
O: Kiedyś tak nie pracowano?
MK: Ludzie przychodzili do firmy, dostawali spisany zakres swoich obowiązków i nie ulegał on większym zmianom. Można było na swoim stanowisku latami robić to samo. Dziś firmy nauczyły się wspomnianej już elastyczności. Chcą wykorzystywać (w pozytywnym znaczeniu) swoich pracowników jak najlepiej. To oznacza – używając terminologii wojskowej – przerzucanie ludzi na różne fronty. Ma to swoje zalety. Pracownik unika rutyny, a praca dla niego niesie nowe wyzwania i jest przez to ciekawsza...
O: Ale są i zagrożenia?
MK: Owszem, tak. Pracownik musi wiedzieć, za co jest oceniany, kto jest jego szefem, jakie ma w pracy priorytety. Jeśli ktoś bierze udział w kilku projektach w ciągu roku, to po drodze ma kilku szefów (kierowników projektu), każdy z nich narzuca inne priorytety i ocenia za co innego. Można się pogubić.
O: "Alfabet zarządzania projektami" pomaga się odnaleźć?
MK: Tak. Szeregowym pracownikom, członkom zespołów – książka pomoże zrozumieć mechanizmy funkcjonowania zespołów projektowych. Menedżerom zaś – ułatwi lepsze zarządzanie ludźmi i projektami. Obie strony powinny znać reguły gry.
O: Forma tej książki wydaje się dość nietypowa. Skąd pomysł na alfabet?
MK: To się po prostu łatwo czyta. Większość menedżerów ma niewiele czasu i rezygnuje ze studiowania opasłych podręczników. Miałem to na uwadze. Postanowiłem zebrać typowe hasła, które kojarzą mi się z zarządzaniem projektami. Wyszło mi ich 55. Każde z nich, to krótka impresja na bazie moich wieloletnich doświadczeń. Wystarczy odnaleźć w spisie treści temat, który nas w danej chwili nurtuje i przeczytać tylko tych kilka wybranych stron.
O: Czyli nie trzeba czytać od razu całej książki?
MK: Każdy ma swój ulubiony system. Jedni czytają od A do Z, a inni będą skakać po tych hasłach, które ich zainteresują w danej chwili. Nie ma to znaczenia. Książka jest tak skonstruowana, aby zadowolić jednych i drugich. Mam jednak nadzieję, że wciągnie każdego.
O: Książka zawiera również ciekawe przykłady z życia. Czy mają one pokazać najlepsze praktyki?
MK: Czasem dobre praktyki, a czasem – wręcz przeciwnie. Najważniejsze jednak, że to prawdziwe przykłady z polskich firm. Nasze realia przemówią do Czytelnika znacznie bardziej, niż studia przypadków wzięte zza Atlantyku. Przeważnie to moje osobiste obserwacje poczynione na przestrzeni kilkunastu lat pracy w zawodzie konsultanta.
O: Czy to kompletny alfabet?
MK: Zapewne nie... Zarządzanie projektami, to rozległa dziedzina. Jeśli Czytelnicy uznają, że warto kiedyś opisać kolejne hasła, to z przyjemnością przyjmę wszelkie sugestie. Można do mnie pisać na adres: kopczewski@processum.pl. Odpowiem na pewno!