Poniższy fragment pochodzi z rozdziału 11 książki: "Docenić konflikt. Od walki i manipulacji do współpracy" autorstwa Jerzego Guta i Wojciecha Hamana
Jeżeli Twoim celem jest porozumieć się, to warto dołożyć wszelkich starań, aby unikać destrukcyjnych zachowań podczas rozwiązywania konfliktu. Kiedy jestem odpowiedzialny za przeprowadzenie negocjacji w jakiejś firmie, zastrzegam sobie prawo do przerwania rozmów w dowolnym momencie poprzez powiedzenie słowa STOP. Jest to mój warunek, bez którego nie podejmę się prowadzenia rozmów.
Po 16 latach pracy wiem, że nawet jedno słowo powiedziane w silnych emocjach może zniszczyć rozmowy, które mogły zakończyć się konstruktywnie. Dlatego podaję tu zestaw zachowań, do których moim zdaniem nie wolno dopuścić w negocjacjach i przy których zawsze mówię STOP.
Oceny, pouczenia, dobre rady
Partnerzy w negocjacjach, często bez złych intencji, ale pod wpływem emocji, oceniają, mówiąc: "Myślicie tylko o sobie. Jesteście nierozważni. Powinniście o tym wiedzieć. Powinniście umieć to przewidzieć. Radzę wam przeczytać jeszcze raz te dokumenty. Radzę wam przemyśleć to jeszcze raz".
Zapewne wiesz, kto tak do nas zwykł mawiać. Zazwyczaj byli to wychowawcy, nauczyciele, rodzice. Sądzę, że kiedy byliśmy mali, było to niezbędne, ale w wieku dorosłym trudno nam znieść, gdy ktoś traktuje nas jak dzieci. Budzi to złość, sprzeciw, przekorę. Tego typu zachowania są szczególnie destrukcyjne w Polsce. Jesteśmy bowiem narodem, o którym psychologowie podświadomości mówią, że ma bardzo rozwinięty metaprogram na JA. Posłużę się przykładem.
Pewnego razu mój pracownik wyjechał na wakacje do Grecji. Mniej więcej połowa gości w hotelu, w którym mieszkał, to byli Niemcy, a drugą połowę stanowili Polacy. Stała się rzecz rzadka w czasie greckiego lata. Nad wyspę przyszła burza. Przestraszeni Grecy po polsku i po niemiecku poprosili o opuszczenie basenu. Mój trener zaśmiewał się do łez, ponieważ z basenu wyszła mniej więcej połowa kąpiących się. Zapewne domyślasz się, jakiej narodowości. Reszta kąpała się nadal, a przepływający obok mojego pracownika lekko nietrzeźwy rodak przemówił: "Nie będzie mi Grek mówił, kiedy mam się kąpać".
Można napisać książkę o tej cesze Polaków. Nienawidzimy, kiedy się nas poucza, namawia do czegoś, ocenia lub nachalnie doradza. Sami niestety bardzo lubimy pouczać i oceniać innych, bo przecież my najlepiej wiemy, co powinni robić i co jest dla nich dobre. Wszystkie strony negocjacji w Polsce za wszelką cenę powinny powstrzymać się przed tego typu zachowaniami.
Niepotrzebne dawanie przykładów
Nie wiem, dlaczego, ale Polacy bardzo lubią wzbogacać swoje tezy przykładami. Często słyszę w negocjacjach: "Pozwól, że ci to zobrazuję przykładem". Wtedy natychmiast mówię STOP. Przykłady bowiem łamią zasadę nie mówienia o przeszłości. Jest w nich zawarta zazwyczaj jakaś ocena działań partnera. Oczywiście, warto podać przykład, gdy druga strona o niego poprosi, bo nie rozumie, o czym mówimy — ale tylko wtedy!
Zadawanie pytań z tezą
Szczególnie niebezpiecznym zachowaniem podczas negocjacji jest zadawanie pytań z tezą. Bywa, że w trakcie rozmów ktoś nagle powie: "A czy zastanowiliście się nad konsekwencjami waszego pomysłu? A czy przemyśleliście skutki takiego rozwiązania?".
Prawie zawsze po takim wystąpieniu poziom negatywnych emocji na sali rośnie. Jest to bowiem przekazanie swojej negatywnej opinii nie wprost, w sposób "wyższościowo-belfersko-pouczający". O wiele bezpieczniej jest podzielić się ukrytą w pytaniu tezą, mówiąc wprost: "Uważam, że to rozwiązanie przyniesie złe skutki dla naszej firmy z takich a takich powodów. Sądzę, że ten pomysł się nie sprawdzi".
Jakkolwiek dzielenie się swoimi opiniami jest o wiele bezpieczniejszą formą rozmowy niż wygłaszanie pytań z ukrytą tezą, zniechęcam do obu zachowań. Negocjacje w moim rozumieniu nie są sposobem przekonywania siebie nawzajem, ale sposobem na wzajemne zrozumienie swoich interesów i sformułowanie problemów do wspólnego rozwiązania.
Stosowanie przymiotników i przysłówków
Kiedy prezentujesz swoje stanowisko w negocjacjach, nieświadomie możesz używać ogólnikowych lub wartościujących zwrotów (przysłówki, przymiotniki), które zwiększają ryzyko niepotrzebnej polemiki: "Zależy mi na szybszym dostarczaniu nam tego rodzaju informacji", "Chcemy, żebyście bardziej konstruktywnie odnosili się do naszych próśb", "Zależy nam, abyście poprawnie wypełniali dokumentację".
Formułując swoje oczekiwania w ten sposób, wprowadzasz do rozmowy destrukcję i nieporozumienie. Skąd Twój partner ma wiedzieć, co dla Ciebie znaczy: "szybciej", "konstruktywnie", "poprawnie"? Poza tym czuje się oceniany, podejrzewając Cię o sugestię, że do tej pory działał wolno, niekonstruktywnie, niechlujnie. Bardzo łatwo wtedy o eskalację konfliktu.
Wiem, że bywa to bardzo trudne, ale wszystkie Twoje postulaty powinny zawierać konkrety:
Chcę, żeby ta informacja dotarła do mnie nie później niż w ciągu dwóch dni.
Zależy mi, aby pisma kierowane do nas zawierały następujące dane:…
Jest dla nas ważne, abyście wypełniali wszystkie elementy procedury dokumentacyjnej…
