Zespoły w pułapce nieefektywności - czy da się to zmienić?

Przywykliśmy do szybkiego tempa, ciągłych zmian, rozproszeń i niepewności – tak bardzo, że wielu z nas zaczęło wierzyć, że to naturalny stan rzeczy i nie da się tego uporządkować.

Od indywidualnej produktywności do zespołowej skuteczności

Z perspektywy GTD widzimy jednak liczne usprawnienia, które mogłyby odciążyć praktycznie każdy zespół, z jakim się spotkaliśmy. Nie wymagają one też szczególnego nakładu czasu czy budżetu. Wystarczy wdrożenie pewnych dobrych praktyk funkcjonowanie i konsekwentne trzymanie się tych ustaleń.

Jakie to praktyki? W zasadzie są podobne do tych, które David Allen opisał w książce „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”. Od ponad 30 lat ludzie na całym świecie wdrażają je, by zwiększyć swoją indywidualną produktywność.

Nieproduktywne środowisko podkopuje efektywność jednostek

Zasady opisane w bestsellerze Allena są kluczowe, aby osiągać cele skutecznie i bez stresu. Mogą się jednak okazać niewystarczające, jeśli nawet najbardziej produktywna osoba trafi do nieproduktywnego środowiska.

Jakie to środowisko? Takie, w którym:

✔️ Przez wiele kanałów komunikacji napływają dziesiątki wiadomości i powiadomień, a ich odczytanie zajmuje cały etat.

✔️ Cele są niejasne i nie wiadomo, jakie działania doprowadzą zespół do sukcesu, a więc trudno zidentyfikować priorytet.

✔️ Spotkania, z których nic nie wynika, wypełniają kalendarz i nie ma kiedy działać.

✔️ Zawsze jest więcej pracy niż czasu, a przestrzeni na spokojne przemyślenie spraw po prostu brakuje.

Rozwiązanie wydaje się proste: większość zespołów potrzebuje jedynie sposobu, który pomoże jasno definiować i śledzić indywidualne, a także wspólne cele i działania – tak, aby zmniejszyć stres, przeciążenie informacyjne i poczucie niepewności.

Narzędzioza - choroba współczesnych zespołów, która miała być lekiem

Szukając takiego rozwiązania, menedżerowie często sięgają po kolejne narzędzia i aplikacje. Mają być rewolucyjne, wielofunkcyjne, dziś często też oparte na sztucznej inteligencji. Zgodnie z obietnicami marketingowymi powinny podnieść efektywność zespołu na wyższy poziom.

W praktyce jednak pracownicy przenoszą do nowych narzędzi stare nawyki i schematy. Pojawia się niejasność: gdzie zapisywać informacje, kto śledzi status spraw, które dane są aktualne i wiarygodne. Dodatkowo każdy korzysta z innej aplikacji i tylko z części jej możliwości. Efekt? Kolejne spotkania i kolejne maile potrzebne do ustalenia, co naprawdę zostało zrobione. Nowe narzędzia szybko tracą przydatność, a wprowadzane są następne – i historia się powtarza.

Z czasem każdy gromadzi informacje w „swoim” systemie, w sobie tylko znany sposób. W rezultacie powstaje wiele równoległych źródeł wiedzy o postępach prac, a zespół nie jest w stanie w pełni korzystać z potencjału aplikacji do współpracy. Zamiast łatwiej – robi się coraz trudniej. To właśnie nazywamy narzędziozą – chorobą współczesnych organizacji.

A to tylko jedna z licznych dolegliwości, które potrafią osłabić zespół i obniżyć jego efektywność.

GTD w pracy zespołowej - struktura, która działa

Jak przełamać tę niemoc? Nowa książka „Getting Things Done w zespole. Skuteczna współpraca bez stresu” zawiera zarówno złe, jak i dobre wiadomości. Złe – to przedstawienie, jak wiele dysfunkcji trapi współczesne zespoły. Dobre – jak można je stosunkowo łatwo naprawić.

Istnieje prosta i konkretna metoda wprowadzania produktywnych zmian, zweryfikowana przez miliony osób na świecie. Wiedza zawarta w książce pozwoli Ci stworzyć w zespole wspólną strukturę działania i komunikacji, a dzięki temu usystematyzować i zoptymalizować pracę. Ukierunkowany wysiłek całej grupy przełoży się na wymierne wyniki – bez nadmiernego obciążenia i zbędnego stresu.

A jeśli brakuje Ci czasu, doświadczenia lub możliwości, aby samodzielnie przeprowadzić taką zmianę – możesz powierzyć to zadanie trenerom GTD Polska.