Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2026

ABC KSeF-u

w pytaniach i odpowiedziach

ABC KSeF-u w pytaniach i odpowiedziach

Copyright © Warszawa 2026 by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Autorzy: Tomasz Krywan, Ewa Janas, Karolina Tomczyk, Sylwia Maliszewska, Mirosław Siwiński, Patrycja Kubiesa, Michał Samborski, Zuzanna Kasperkowicz, Rafał Styczyński, Anita Gołębiewska

Redakcja: Anna Jagodzińska

Redakcja merytoryczna: Karolina Tomczyk

Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Koordynator projektów wydawniczych: Anna Jagodzińska

Content & Publishing Leader: Marta Grabowska-Peda

Projekt graficzny okładki: Agnieszka Makowska

Zdjęcie na okładce: Adobe Stock

Skład i łamanie: Agnieszka Makowska

Wydanie I

Stan prawny: kwiecień 2026 r.

ISBN: 978-83-8409-682-6

Kod produktu: 3OM302

Wydawca:

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

www.wip.pl

Druk i oprawa: KRM Druk sp. z o.o

Dystrybucja: ATENEUM www.ateneum.pl

Publikacja uwzględnia stan prawny obowiązujący na dzień 1 kwietnia 2026 r.

Niniejsza publikacja oraz wszystkie zawarte w niej teksty, grafiki i materiały są chronione prawem autorskim. Żadna część tej książki nie może być reprodukowana, przechowywana w systemach wyszukiwania lub transmitowana w jakiejkolwiek formie i jakimikolwiek środkami – elektronicznymi, mechanicznymi, kopiowania, nagrywania lub innymi – bez uprzedniej pisemnej zgody Redakcji.

Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Treści zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności oraz z wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Niemniej jednak zawiera ona ogólne wskazówki i nie powinna być traktowana jako indywidualna porada prawna, finansowa, medyczna ani żadna inna forma profesjonalnej konsultacji.

Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie informacji zawartych w tej publikacji. W przypadku potrzeby uzyskania specjalistycznej porady zaleca się konsultację z odpowiednim ekspertem lub specjalistą w danej dziedzinie.

Spis treści

Wstęp 7

Wystawianie faktur w KSeF 9

Kod QR na fakturze dla konsumenta 9

Płatność kartą a brak faktury w KSeF 10

Asymetria obowiązków w KSeF 12

Faktura dla klienta spoza KSeF 14

Usługi wyłączone z KSeF 15

KSeF a faktury dla osób fizycznych 18

Faktura na osobę prywatną a KSeF – obowiązki podatnika 19

Tryby wystawiania i odbieranie faktur 21

Wprowadzenie faktury wystawionej poza KSeF 21

Różnice pomiędzy trybami offline 23

Przesłanie do KSeF wcześniej wystawionej faktury 24

Faktury poza KSeF – czy trzeba je księgować ręcznie 26

Odbieranie faktur przez KSeF – jakie obowiązki dla nievatowców 26

Otrzymywanie faktur kosztowych a rejestracja w KSeF 27

Faktury korygujące, zaliczki i noty 29

Zbiorcza faktura korygująca w KSeF – kiedy i jak ją wystawić 29

Korekta danych nabywcy na fakturze korygującej 31

Korekta danych sprzedawcy na fakturze korygującej 33

Noty księgowe i noty korygujące a KSeF – co zmieniło się w 2026 roku 35

Wdrożenie i wyzwania 37

Samoidentyfikacja nabywcy w KSeF 37

Odpowiedzialność biura rachunkowego za faktury klientów 39

KSeF dla małych firm – od kiedy obowiązek i jak wystawiać faktury 41

Kto może korzystać ze zwolnienia do końca 2026 roku? 42

KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej – jak zacząć wystawiać faktury 43

KSeF a jednoosobowa działalność gospodarcza – jakie obowiązki w 2026 roku 44

Limit 10.000 zł w KSeF – kto może wystawiać faktury poza systemem 46

Czego dotyczy limit 10.000 zł 47

Uprawnienia i certyfikaty 49

Co to jest certyfikat KSeF i kto go wydaje? 49

Certyfikat do faktur KSeF – czy wystarczy ten na spółkę 50

Nadawanie uprawnień na druku ZAW FA 50

Upoważnienie pracownika do wystawiania faktur w KSeF 52

Zawiadomienie ZAW-FA do KSeF – praktyczne wyjaśnienia .

dla wspólnot mieszkaniowych i nie tylko 55

Logowanie do KSeF dla przedsiębiorcy – jak i kiedy to zrobić 57

Uprawnienia do samofakturowania w KSeF – kto i jak je nadaje 58

Samofakturowanie a KSeF od 2026 roku – obowiązki polskiego podatnika .

współpracującego z firmą z USA 60

Faktura ustrukturyzowana dla kontrahenta zagranicznego 61

Przekazanie faktury ustrukturyzowanej kontrahentowi zagranicznemu .

a stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w VAT 65

Obowiązek korzystania z KSeF a kary i sankcje 68

Obowiązek KSeF 2026 – brak kar do końca roku i etapowe wdrażanie 68

Podatnicy zwolnieni z VAT a KSeF – czy będą musieli korzystać z systemu 70

KSeF a zwolnieni podatnicy VAT – czy trzeba wystawiać faktury ustrukturyzowane 72

KSeF a podatnik zwolniony z VAT – czy obowiązek dotyczy również Ciebie 73

Odliczenie i terminy zwrotu VAT 76

Faktura poza KSeF a odliczenie VAT – kiedy nabywca zachowuje prawo .

do odliczenia i jak ująć wydatek w kosztach 77

Faktury zakupowe w KSeF – wyzwania i praktyczne problemy 83

Brak powiadomień w KSeF – ograniczenia systemu i ich skutki dla podatników 87

Jak przygotować się na brak powiadomień w KSeF – rozwiązania .

organizacyjne i techniczne 88

KSeF w branżach 91

Firma ubezpieczeniowa a korzystanie z KSeF 91

Klient na stacji paliw – wydruk czy faktura z KSeF 92

Konieczność korzystania z KSeF przy wynajmie apartamentu 94

Wystawienie faktury przez mleczarnię 96

Faktura ustrukturyzowana w KSeF od 2026 – co muszą wiedzieć .

wynajmujący lokale użytkowe 96

KSeF a najem prywatny – kiedy osoba fizyczna musi korzystać z systemu 97

Faktura w KSeF dla podopiecznego fundacji – jak poprawnie ją wystawić 98

NIP powiatu na fakturze w KSeF – jak poprawnie oznaczyć nabywcę 100

Czy wynajem prywatny podlega KSeF? Wyjaśniamy nowe przepisy od 2026 roku 101

Obowiązek KSeF dla szkół prywatnych – jak wystawiać i odbierać faktury .

po zmianach w 2026 roku 102

KSeF dla rolników – kto i kiedy musi wystawiać e-faktury? 103

KSeF dla NGO – obowiązki organizacji pozarządowych od 2026 roku 105

Wstęp

Książka „ABC KSeF-u w pytaniach i odpowiedziach” powstała z potrzeby praktyki – codziennych rozmów z księgowymi, przedsiębiorcami, zarządami spółek oraz osobami odpowiedzialnymi za rozliczenia podatkowe. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze fakturowania i podatku VAT w ostatnich latach. Dla wielu firm oznacza ona nie tylko obowiązek dostosowania systemów informatycznych, lecz przede wszystkim zmianę sposobu myślenia o obiegu dokumentów, odpowiedzialności i bezpieczeństwie podatkowym.

KSeF to nie tylko nowy format faktury. To nowe procedury, nowe uprawnienia, nowe obowiązki i – co równie istotne – nowe rodzaje ryzyka. Certyfikaty, tokeny, druki ZAW-FA, nadawanie uprawnień pracownikom i biurom rachunkowym, samofakturowanie, podmioty zagraniczne, specyfika branż, sankcje i kary, odliczenie VAT czy terminy zwrotów – wszystkie te zagadnienia w praktyce przenikają się i wymagają spójnego, uporządkowanego podejścia.

Ta książka została napisana w formule pytań i odpowiedzi, ponieważ właśnie w takiej formie najczęściej pojawiają się realne problemy. Czy jeden certyfikat wystarczy dla całej grupy spółek? Jak upoważnić księgową? Czy wspólnota mieszkaniowa musi złożyć ZAW-FA? Co z najmem prywatnym? Jak postępować przy współpracy z kontrahentem z zagranicy? Jak uniknąć sankcji? Odpowiedzi nie są teoretyczne

– opierają się na analizie przepisów i praktycznych doświadczeniach z wdrożeń oraz są przygotowane przez ekspertów, którzy na co dzień rozwiązują problemy księgowych i przedsiębiorców.

Publikacja pozwala uporządkować wiedzę, zminimalizować ryzyko błędów oraz świadomie budować procedury wewnętrzne w firmie lub biurze rachunkowym. Dzięki niej łatwiej będzie przygotować klientów na zmiany, określić zakres odpowiedzialności oraz właściwie udokumentować nadawanie uprawnień i obieg faktur.

Wystawianie faktur w KSeF

Kod QR na fakturze dla konsumenta

Pytanie: Czy faktura dla konsumenta musi mieć kod QR?

Odpowiedź: Tak, jeśli faktura dla konsumenta jest wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a następnie przekazywana mu jest poza systemem (np. w formie wydruku), musi być opatrzona kodem QR.

Status konsumenta w KSeF

Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) są wyłączone z obowiązkowego wystawiania w KSeF. Oznacza to, że podatnik (sprzedawca) nie ma ustawowego obowiązku przesłania takiej faktury do systemu.

Jednakże podatnicy mają możliwość dobrowolnego wystawiania faktur na rzecz konsumentów w KSeF.

Obowiązek przekazania faktury i kod QR

Jeżeli podatnik zdecyduje się wystawić fakturę dla konsumenta w KSeF (dobrowolnie), konsument należy do grupy nabywców, których dotyczy art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. W takich przypadkach, poza wystawieniem faktury w KSeF, istnieje obowiązek udostępnienia jej nabywcy w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik PDF).

W przypadku udostępnienia faktury nabywcy (w tym konsumentowi) poza KSeF wystąpi obowiązek oznaczenia tej faktury kodem weryfikującym.

Ważne

Jeżeli faktura dla konsumenta została wystawiona w trybie ONLINE (co oznacza, że faktura została wystawiona przy użyciu KSeF, na wizualizacji faktury (np. wydruku lub pliku PDF) powinien znaleźć się jeden kod QR (KOD I), a pod tym kodem powinno znaleźć się oznaczenie w postaci numeru KSeF faktury. Ten kod QR/link ma na celu umożliwienie dostępu do faktury w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na fakturze.

Funkcja kodu QR dla konsumenta

Kod QR pozwala konsumentowi na dostęp dwuetapowy do faktury (za pomocą skanowania lub kliknięcia w link), bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie.

Po zeskanowaniu kodu QR i wprowadzeniu wymaganych danych dostępowych do faktury (numer faktury nadany przez podatnika, informacja o braku identyfikatora nabywcy, kwota należności ogółem) konsument może pobrać fakturę.

Ważne

Jeśli konsument zdecyduje się na otrzymanie faktury bezpośrednio przy użyciu KSeF, sprzedawca również ma obowiązek przekazać mu kod weryfikujący (QR) oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie faktury, aby konsument mógł ją pobrać bez uwierzytelnienia.

Podsumowując, kod QR jest obowiązkowym elementem wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, którą podatnik przekazuje konsumentowi poza systemem (np. w formie wydruku), i służy jako środek weryfikacji i dostępu.

Płatność kartą a brak faktury w KSeF

Pytanie: Co należy zrobić, w sytuacji gdy klient zapłaci kartą, a faktura nie trafi do KSeF?

Odpowiedź: Jeśli klient zapłaci kartą, a faktura nie trafi do KSeF, sytuacja ta generuje konsekwencje prawne i techniczne, a sposób postępowania zależy od tego, dlaczego faktura nie została przesłana do systemu.

Płatność kartą jest formą płatności, ale nie ma bezpośredniego wpływu na obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej (e-Faktury) i przesłania jej do KSeF, który wynika z przepisów prawa podatkowego i statusu podatnika.

Kiedy faktura powinna być w KSeF

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) powstaje dopiero, gdy plik XML przesłany przez sprzedawcę zostanie przetworzony w systemie i otrzyma numer KSeF.

Jeśli sprzedawca jest polskim podatnikiem objętym obowiązkowym KSeF (co nastąpiło od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm lub od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych), faktura dokumentująca sprzedaż (w tym tę opłaconą kartą) musi co do zasady trafić do KSeF.

Sytuacje, w których faktura mogła nie trafić do KSeF

Faktura mogła nie trafić do KSeF z kilku powodów:

1. Wystąpił błąd podczas wysyłki/przetwarzania (odrzucenie pliku XML)

Jeśli plik XML zawierający fakturę został przesłany do KSeF, ale był niezgodny z obowiązującą strukturą logiczną FA(3) lub został wysłany przez osobę nieuprawnioną, system go odrzuci. W takim przypadku faktura nie została wystawiona i nie przydzielono jej numeru KSeF.

Rozwiązanie: Podatnik musi zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę poprawionego pliku, aby faktura mogła trafić do KSeF i otrzymać numer.

2. Sprzedawca skorzystał z trybu OFFLINE24, ale jeszcze nie dosłał faktury

Jeśli faktura została wystawiona poza systemem (w trybie offline24), a następnie udostępniona klientowi w postaci wydruku (np. potwierdzenie transakcji), nadal istnieje obowiązek jej niezwłocznego przesłania (dosłania) do KSeF.

Rozwiązanie: Sprzedawca musi przesłać fakturę w terminie nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. W przypadku naruszenia tego terminu od 1 stycznia 2027 r. sprzedawca może podlegać sankcjom.

2.1. Wystąpiła awaria całkowita

W przypadku całkowitej awarii KSeF (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu) faktury są wystawiane całkowicie poza KSeF (np. papierowo lub jako pliki PDF) i nie ma obowiązku ich późniejszego dosłania do systemu.

Rozwiązanie: Klient otrzyma dokument poza KSeF, który nie będzie opatrzony kodem QR/linkiem, ponieważ faktura nie trafi docelowo do systemu.

2.2. Transakcja podlega wyłączeniu

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienione są przypadki, których obowiązek ten nie dotyczy. W takich przypadkach faktura może nie trafić do KSeF, ponieważ sprzedawca nie ma takiego obowiązku.

Konsekwencje dla klienta (nabywcy)

Fakt, że faktura nie trafiła do KSeF, nie przesądza o nieotrzymaniu faktury przez nabywcę. Jeżeli nabywca otrzyma fakturę poza KSeF, niezależnie od okoliczności może ją na zasadach ogólnych rozliczyć, w tym może odliczyć na jej podstawie kwotę podatku naliczonego. Jest tak również, jeżeli sprzedawca naruszył ciążący na nim obowiązek, wystawiając fakturę poza KSeF. jej ponownie przez sprzedawcę, by nabywca mógł ją otrzymać i ująć w ewidencji.

Ważne

Zapłata kartą nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia i przesłania faktury do KSeF (jeśli nie ma wyłączenia ustawowego). Jeśli faktura nie trafi do KSeF, najprawdopodobniej oznacza to, że nie została skutecznie wystawiona (w przypadku błędu technicznego) lub trwa okres przejściowy/awaryjny. Klient może to zweryfikować, próbując uzyskać dostęp dwuetapowy do faktury za pomocą kodu QR (jeśli taki kod otrzymał). Jeśli faktura z danego kodu QR nie zostanie znaleziona w KSeF, pojawi się komunikat o braku dokumentu w systemie.

Asymetria obowiązków w KSeF

Pytanie: Co w sytuacji, gdy podatnik musi korzystać z KSeF, a jego kontrahent nie?

Odpowiedź: W takim przypadku trzeba wykonać dwa kroki: wystawić fakturę w KSeF (w celu spełnienia własnego obowiązku) oraz udostępnić ją kontrahentowi w uzgodniony z nim sposób (w celu spełnienia obowiązku doręczenia).

Pytanie to dotyczy tzw. asymetrii obowiązków w KSeF, czyli sytuacji, w której podatnik jako sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej, natomiast kontrahent (nabywca) nie ma obowiązku jej odbioru przy użyciu KSeF.

Obowiązek wystawienia faktury w KSeF

Jeśli podatnik objęty został obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, musi przesłać plik XML faktury do systemu, niezależnie od statusu nabywcy. Faktura po przesłaniu i nadaniu jej numeru KSeF staje się pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną.

Udostępnienie faktury kontrahentowi poza KSeF

Sytuacje, w których kontrahent nie ma obowiązku otrzymywania faktur przy użyciu KSeF (tzw. wyłączenia ustawowe na podstawie art. 106gb ust. 4 ustawy), obejmują m.in. transakcje na rzecz:

- osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumenta);

- podatnika zagranicznego (nierezydenta), który nie posiada w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej;

- podmiotu nieposługującego się numerem NIP;

- podatnika z innego kraju UE korzystającego ze zwolnienia w ramach procedury SME.

W tych przypadkach, poza wystawieniem faktury w KSeF, podatnik ma obowiązek udostępnienia faktury nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Może to być np. wydruk faktury papierowej lub przesłanie jej jako pliku PDF.

Kod QR

Faktura przekazywana kontrahentowi poza KSeF (jako wizualizacja) musi być opatrzona kodem weryfikującym (kodem QR).

Kod QR pełni dwie funkcje:

1. Umożliwia nabywcy (który nie musi się uwierzytelniać w KSeF, np. konsumentowi lub nierezydentowi) szybką i uproszczoną weryfikację oraz pobranie faktury bezpośrednio z systemu.

2. Pozwala na weryfikację danych zawartych na fakturze otrzymanej poza KSeF (np. wydruku) z danymi znajdującymi się w systemie.

Jeśli kontrahent (nabywca) jest podmiotem wyłączonym z obowiązku otrzymywania faktur przy użyciu KSeF (np. podmiotem zagranicznym), data otrzymania przez niego faktury to data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF, a nie data przydzielenia jej numeru KSeF.

Przykład

Jeśli podatnik wystawi fakturę w KSeF dla kontrahenta zagranicznego 20 listopada 2026 r., ale on otrzyma ją e-mailem jako PDF z kodem QR dopiero 21 listopada 2026 r.,

datą otrzymania faktury dla niego będzie 21 listopada 2026 r.

Faktura dla klienta spoza KSeF

Pytanie: Czy wystawiam fakturę w KSeF i drukuję ją dla klienta spoza KSeF?

Odpowiedź: Tak. W przypadku kontrahentów wyłączonych z obowiązku otrzymywania faktur w KSeF podatnik ma podwójny obowiązek:

- Wystawienie faktury ustrukturyzowanej (e-Faktury) w KSeF (w celu spełnienia własnego obowiązku podatkowego).

- Udostępnienie tej faktury nabywcy w uzgodniony sposób, np. w formie wydruku lub pliku PDF (w celu spełnienia obowiązku doręczenia faktury).

Obowiązek wystawiania faktury w KSeF

Jeśli podatnik jest podatnikiem objętym obowiązkiem korzystania z KSeF

(co w przypadku większości podatników nastąpiło 1 lutego 2026 r. lub 1 kwietnia 2026 r.), musi wystawić fakturę w KSeF (tj. przesłać plik XML do systemu), niezależnie od statusu nabywcy (z wyjątkiem przypadków określonych przepisami art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT).

Po przetworzeniu pliku XML i nadaniu mu numeru KSeF staje się on pełnoprawną fakturą ustrukturyzowaną.

Obowiązek udostępnienia poza KSeF (drukowanie/wizualizacja)

Obowiązek udostępniania faktury nabywcy w sposób uzgodniony (np. w postaci papierowej lub jako plik PDF) dotyczy przypadków, w których kontrahent jest wyłączony z obowiązku otrzymywania faktur przy użyciu KSeF (art. 106gb ust. 4 ustawy).

Do tych kontrahentów spoza KSeF należą m.in.:

- osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (konsumenci),

- podmioty zagraniczne (nierezydenci) nieposiadające w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,

- podmioty nieposługujące się NIP.

Konieczność umieszczenia kodu QR

Jeśli podatnik udostępnia fakturę poza systemem (np. w formie wydruku), musi ona być opatrzona kodem weryfikującym (kodem QR).

Celem kodu QR jest:

- Umożliwienie nabywcy (np. konsumentowi) pobrania faktury z KSeF bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie.

- Weryfikacja danych zawartych na fakturze otrzymanej poza KSeF (np. na wydruku) z danymi przesłanymi do systemu.

Rodzaj kodu QR:

W przypadku faktury wystawionej w trybie ONLINE (czyli przy użyciu KSeF) i wydawanej nabywcy w postaci wizualizacji (np. wydruku) należy umieścić jeden kod QR, który zawiera oznaczenie w postaci numeru KSeF faktury.

Usługi wyłączone z KSeF

Pytanie: Które usługi są wyłączone z KSeF?

Odpowiedź: KSeF, choć docelowo ma być systemem powszechnym obejmującym wszystkich podatników, przewiduje katalog wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, które wynikają ze specyfiki danej transakcji, statusu sprzedawcy lub statusu nabywcy.

Poniżej przedstawione są szczegółowe grupy wyłączeń, obowiązujące od 1 lutego 2026 r. (z wyjątkiem wyłączeń czasowych).

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz:

1. osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsument);

2. podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;

3. podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Ważne

Mimo braku obowiązku podatnicy mogą dobrowolnie wystawiać wyżej wymienione faktury w KSeF.

Wyłączenia dotyczące konkretnych procedur szczególnych

Przyczyną wyłączeń dotyczących konkretnych procedur szczególnych są głównie względy techniczne i fakt, że podatnicy na potrzeby tych procedur posługują się innymi numerami identyfikacyjnymi niż standardowy NIP. Wyłączenia te dotyczą podatników korzystających z następujących procedur:

1. procedura OSS nieunijna (o której mowa w dziale XII w rozdziale 7 ustawy),

2. procedura importu IOSS (o której mowa w dziale XII w rozdziale 9 ustawy),

3. procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób (o której mowa w dziale XII w rozdziale 7a ustawy).

Ważne

W tych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur dokumentujących te czynności w KSeF.

Wyłączenia wynikające z rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF

Do tej grupy należą czynności wymienione w rozporządzeniu w sprawie wyłączeń z KSeF:

1. świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;

2. świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość (m.in. kolejami, taborem samochodowym, statkami, promami, samolotami), udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego;

4) świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy od standardowego, zgodnie z przepisami rozporządzenia o fakturach;

5) dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:

• nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP lub

- sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP.

Wyjątek

Możliwe jest dobrowolne wystawienie faktury w ramach samofakturowania, jeśli nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów za pomocą numeru VAT UE nadanego w innym kraju unijnym niż Polska.

Wyłączenia czasowe (do 31 grudnia 2026 r.)

Następujące wyłączenia obowiązują w okresie przejściowym, tj. do 31 grudnia 2026 r.:

1. faktury wystawiane przy zastosowaniu kas rejestrujących,

2. paragony z NIP nabywcy wystawiane na kwoty nieprzekraczające 450 zł,

3. podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub papierowymi, wystawionymi w danym miesiącu, jest mniejsza lub równa 10.000 zł. Świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej;

Ważne

Od 1 stycznia 2027 r. te czasowe wyłączenia przestają obowiązywać.

Faktury VAT RR

Od 1 kwietnia 2026 r. możliwe jest wystawianie przy użyciu KSeF faktur VAT RR (oraz faktur VAT RR KOREKT). Przy czym jest to rozwiązanie całkowicie dobrowolne, a jego stosowanie wymaga uzyskania zgody dostawcy, czyli rolnika ryczałtowego. Wystawianie faktur VAT RR przy użyciu KSeF wymaga również wskazania przez rolnika ryczałtowego w KSeF nabywcy produktów rolnych lub usług rolniczych jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR.

KSeF a faktury dla osób fizycznych

Pytanie: Czy firma wystawiająca faktury zarówno dla firm, jak i osób fizycznych ma obowiązek wysyłania wszystkich faktur do KSeF, czy tylko dla firm, a pozostałe dla osób fizycznych dostarcza do biura i daje klientom w formie papierowej?

Odpowiedź: We wskazanej sytuacji firma ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wyłącznie w przypadku sprzedaży na rzecz firm (w tym na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą). Faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej firma nie musi wystawiać jako faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (chociaż istnieje taka możliwość), a w konsekwencji faktury takie nadal mogą być wystawiane

w postaci papierowej lub elektronicznej.

KSeF a faktury dla osób fizycznych – od kiedy i kogo obejmie obowiązek

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Obowiązek ten wynika z dodanego tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym w świetle przepisów przejściowych większość podatników obowiązek ten objął 1 kwietnia 2026 r.

Obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienione są przypadki, w których obowiązek ten nie dotyczy. Jeden z tych przypadków dotyczy faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (zob. art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT).

Faktury dla osób fizycznych a KSeF – kiedy można wystawić poza systemem

A zatem we wskazanej sytuacji firma ma obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wyłącznie w przypadku sprzedaży na rzecz firm (w tym na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą). Faktur wystawianych osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej firma nie ma wystawiać jako faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF (chociaż istnieje taka możliwość), a w konsekwencji faktury takie nadal mogą być wystawiane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Podstawa prawna

Art. 106ga ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.).

Faktura na osobę prywatną a KSeF – obowiązki podatnika

Pytanie: Jako JDG czynny podatnik VAT wystawiam większość FV na osoby prywatne nieprowadzące działalności gospodarczej, wartość FV nabijam na kasę fiskalną i paragon podpinam do FV. W PKPiR nie są one księgowane, bo na koniec miesiąca wykazuję je jako raport miesięczny z kasy. Moje pytanie brzmi, czy te FV od lutego 2026 roku podlegają KSeF, a jeśli nie, to czy te FV mają być wystawione w KSeF, ale niewysłane, czy też powinny mieć wizualizację FV jak w 2025 roku, może tylko z kodem QR? I jeszcze jedno – czy limit przychodu 10.000 zł dotyczy również właśnie takich faktur?

Odpowiedź: Faktury wystawiane na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF – można je nadal dokumentować na dotychczasowych zasadach, bez przesyłania do systemu i bez oznaczania kodem QR. Co więcej, zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, takich faktur nie uwzględnia się przy obliczaniu limitu 10.000 zł, o którym mowa w art. 145m ust. 1 ustawy o VAT.

Obowiązek KSeF od 2026 roku – terminy wejścia w życie i wyjątki dla faktur na osoby prywatne

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie przepisy określające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej KSeF). Obowiązek ten wynika z dodanego tego dnia art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Przy czym w świetle przepisów przejściowych większość podatników obowiązek ten objął 1 kwietnia 2026 r.

Przedmiotowy obowiązek nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienione są przypadki, których obowiązek ten nie dotyczy. Jeden z tych przypadków dotyczy faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (zob. art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT).

Faktura na osobę prywatną a KSeF – czy trzeba ją wystawiać i przesyłać do systemu

A zatem przedmiotowych faktur nie musi Pan wystawiać jako faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. W konsekwencji może Pan te faktury wystawiać na dotychczasowych zasadach. Przy czym takich wystawianych na dotychczasowych zasadach faktur nie musi Pan przesyłać do KSeF ani oznaczać kodem QR.

Z przepisów nie wynika przy tym, aby przy stosowaniu art. 145m ust. 1 ustawy o VAT nie należało uwzględniać wartości faktur wystawianych na rzecz osób prywatnych. Mimo to Ministerstwo Finansów uważa, że wartości takich faktur nie należy uwzględniać przy stosowaniu tego przepisu. Na pytanie „Czy do limitu 10 tys. zł

są wliczane tylko faktury, które obowiązkowo należy wystawiać w KSeF (B2B), czy wlicza się wszystkie wystawione faktury?” ministerstwo odpowiedziało bowiem (https://ksef.podatki.gov.pl/pytania-i-odpowiedzi-ksef-20/): „do limitu 10 tys. zł wlicza się jedynie faktury, które obowiązkowo należy wystawić w KSeF (tj. w stosunku do których nie istnieją żadne wyłączenia lub przepisy epizodyczne pozwalające na ich wystawienie poza KSeF)”.

Podstawa prawna

Art. 106ga oraz art. 145m ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm.).

Spis treści

1. Wstęp

2. Wystawianie faktur w KSeF

1. Kod QR na fakturze dla konsumenta

2. Płatność kartą a brak faktury w KSeF

3. Asymetria obowiązków w KSeF

4. Faktura dla klienta spoza KSeF

5. Usługi wyłączone z KSeF

6. KSeF a faktury dla osób fizycznych

7. Faktura na osobę prywatną a KSeF – obowiązki podatnika

Punkty orientacyjne

1. Cover

2. Table of Contents

Table of Contents

Wstęp

Wystawianie faktur w KSeF

Kod QR na fakturze dla konsumenta

Płatność kartą a brak faktury w KSeF

Asymetria obowiązków w KSeF

Faktura dla klienta spoza KSeF

Usługi wyłączone z KSeF

KSeF a faktury dla osób fizycznych

Faktura na osobę prywatną a KSeF – obowiązki podatnika