Zdążyć z czasem na czas. Jak zarządzać własnym życiem w erze cyfrowej - Ph.D. Jan Yager

Komentarz od autorki

Dziękuję, że dołączyliście do mnie w podróży ku lepszemu zarządzaniu własnym czasem i życiem. Będę waszą mentorką w dziedzinie wydajności. Ponieważ zainwestujecie własny czas, aby przeczytać tę książkę, zasługujecie na to, by dowiedzieć się więcej o mentorce, którą sobie wybraliście. Wasza przewodniczka po zarządzaniu czasem napisała pięć innych książek o tej tematyce: Work Less, Do More; Creative Time Management for the New Millennium; 365 Daily Affirmations for Time Management; Creative Time Management i Delivering Time Management to IT Professionals: A Trainer's Manual - przy czym niemal każdą z nich przetłumaczono na wiele języków, w tym arabski, portugalski, rosyjski, bułgarski, wietnamski, uproszczony i tradycyjny chiński, japoński, indonezyjski, hiszpański, maracki i koreański.

Jestem przekonana, że jednym z powodów, dla których tak znaczącą część dorosłego życia poświęciłam doskonaleniu się w dziedzinie zarządzania czasem, jest tragiczna śmierć, w wieku dwudziestu trzech lat, mojego starszego brata, Setha Barkasa. Miałam dwadzieścia lat, kiedy zmarł z powodu obrażeń, jakie odniósł wskutek napaści przez członków gangu. Do owej chwili, podobnie jak wiele młodych osób, uważałam, że życie będzie trwało wiecznie. Owszem, moja babcia zmarła, gdy miałam dziesięć lat, a trzy lata później odszedł również dziadek, ale oboje byli "starzy". Zgodnie z moją filozofią śmierć dotykała tych, którzy mieli za sobą długie życie.

Śmierć brata uświadomiła mi, że życie nie trwa wiecznie, a świat niekoniecznie jest sprawiedliwy.

Każda z moich książek dotyczących zarządzania czasem stanowi odzwierciedlenie mojej wiedzy oraz stanu świata w chwili, gdy przygotowywałam materiały do danej publikacji, jak również punktu, w jakim wtedy się znajdowałam pod względem zawodowym i osobistym. Na szczęście, ponieważ każda z tych książek zdobywała inne grono czytelników, udało mi się sprawić, aby każda z nich była wyjątkowa i stanowiła samodzielną lekturę. Możesz przeczytać wszystkie moje książki, w tym również tę, i z każdej z nich wynieść coś innego lub możesz po prostu przeczytać jedną z nich - albo nawet tylko tę, którą obecnie masz w rękach.

Na przykład, gdy zbierałam materiały i pisałam pierwszą książkę pt. Creative Time Management, którą opublikowano w 1984 roku, byłam skupioną na karierze singielką, która właśnie ukończyła czteroletni maraton, jakim okazały się studia doktoranckie połączone z aktywnościami związanymi z obowiązkami wykładowcy akademickiego. Na tamtym etapie nie miałam osobistego doświadczenia związanego ze stresem i napięciem, jakie towarzyszą nam w życiu, gdy łączymy rodzicielstwo i pracę, ale przeprowadziłam rozmowy z wystarczającą liczbą osób w takiej sytuacji, bym mogła podzielić się w książce ich obawami.

W chwili, gdy w 1999 roku drukiem ukazała się druga z moich książek, Creative Time Management for the New Millennium, byłam mężatką i miałam dwóch synów w wieku szkolnym. Wtedy już bardzo dobrze zdawałam sobie sprawę, jak ważne jest zachowanie równowagi między pracą a życiem. Rozmawiałam jednak z rodzicami, którzy zdecydowali się zrezygnować z pracy na rzecz wychowania dzieci, aby nie zlekceważyć doświadczeń osób, które zdecydowały się obrać ścieżkę inną od mojej. Z tego samego powodu w mojej książce pojawiły się również bezdzietne osoby aktywne zawodowo, które także borykały się z ograniczeniami czasowymi. Doradzanie oraz wystąpienia poświęcone zagadnieniu zarządzania czasem stanowiły dla mnie dodatkowe źródło wiedzy na ten temat z perspektywy korporacyjnej czy przedsiębiorców.

Gdy w 2008 roku na rynku pojawiła się trzecia z moich książek, Work Less, Do More, której drugie wydanie opublikowano w 2012, a trzecie w 2017 - byłam już matką dwóch starszych, niezależnych młodych mężczyzn i babcią. W 2011, gdy opublikowano 365 Daily Affirmations for Time Management, razem z mężem mieliśmy za chwilę poczuć, jak to jest, gdy dzieci opuszczają dom, ponieważ mieszkał z nami tylko jeden, dorosły syn, co za chwilę miało się zmienić. Gdy w 2014 pojawiło się pierwsze wydanie tej książki, książki numer pięć, Zdążyć z czasem na czas, synowie wyprowadzili się już z domu, a mąż podjął pracę w innej branży i w innym mieście, Nashville, dzięki czemu doświadczyliśmy wszelkich wyzwań, ale też podekscytowania, które wiążą się z przeprowadzką.

Książka numer sześć, Delivering Time Management to IT Professionals: A Trainer's Manual, opublikowana przez brytyjski Packt, wymagała ode mnie wielu rozmów ze specjalistami z dziedziny IT. Dzięki tym wywiadom oraz poszukiwaniu materiałów spojrzałam na zarządzanie czasem z nieco innej perspektywy. Poznałam specjalistyczne koncepcje z zakresu IT, takie jak technologia Agile czy pojęcie death march - projektu, którego termin jest nierealny, ale na tyle ważny, że zespół IT przez kilka dni lub nawet tygodni pracuje bez przerwy, często nie dosypiając, nie dojadając i nie widując się z rodziną, i który zbyt często pojawia się w procesie tworzenia oprogramowania.

Na potrzeby niniejszego, poprawionego i uaktualnionego, wydania Zdążyć z czasem na czas przeprowadziłam dodatkowe rozmowy oraz anonimową ankietę, składającą się z dziesięciu pytań, do której wykorzystałam serwis SurveyMonkey.com i do której odwołuję się w tej książce. Powtórna lektura pierwotnej wersji książki, jak też powrót do koncepcji i informacji, którymi się dzieliłam, dały mi wiele satysfakcji i pozwoliły włączyć istotne zagadnienia do poprawionej wersji książki, zwłaszcza do części o listach rzeczy do zrobienia oraz pozbywaniu się bałaganu.

Twoja mentorka w dziedzinie wydajności dorastała w Stanach Zjednoczonych, w dzielnicy Bayside, w hrabstwie Queens należącym do Nowego Jorku. Ukończyła studia i zdobyła tytuł magistra oraz doktora, a od lat osiemdziesiątych prowadzi badania nad zarządzaniem czasem, wykładając, szkoląc i prowadząc warsztaty zarówno w USA, jak i innych w krajach, takich jak Japonia, Indie, Holandia, Wielka Brytania, Australia i Nowa Zelandia.

Co ważniejsze, muszę tu wyznać, że czuję podekscytowanie na myśl o tym, że będę twoją mentorką w dziedzinie wydajności, dzięki poprawionemu i uaktualnionemu wydaniu swojej książki, ponieważ odczuwam spokój, gdy myślę o własnych umiejętnościach zarządzania czasem. Jestem zadowolona ze swoich życiowych wyborów, jak również z tego, co osiągnęłam w życiu zawodowym i prywatnym. Nie żałuję niczego, w przeciwieństwie do wielu osób, które opowiadają mi o swoim życiu i często mają żal do mnie, że jestem tak zadowolona z tego, jak potoczyło się moje. Mówię im wtedy to samo, co powiem teraz tobie: cieszę się, że mogę podzielić się z tobą tą niewielką książką, którą napisałam w nadziei, że osiągniesz takie samozadowolenie, na jakie ja sama musiałam ciężko pracować.

Oczywiście mam marzenia, o których muszę pamiętać, marzenia, które jeszcze się nie spełniły. Chociaż napisałam kilka sztuk, żadna z nich nie doczekała się wystawienia. Jestem też współautorką kilku scenariuszy, jednak na podstawie żadnego z nich nie nakręcono jeszcze filmu.

Są to moje własne ambicje i wiem, że kiedyś się ziszczą, ponieważ mam je w pamięci, od czasu do czasu podejmując drobne działania w celu ich realizacji, jednocześnie nie zapominając o swoich bieżących zawodowych i osobistych zobowiązaniach.

Jeśli masz ochotę obejrzeć fragment mojej prezentacji dla stowarzyszenia zarządców funduszy powierniczych z Kalkuty w Indiach, dotyczącej zarządzania czasem oraz tego, w jaki sposób wygospodarowywanie czasu na relacje wręcz pomoże twojej działalności, wejdź na YouTube i wpisz moje nazwisko. Znajdziesz tam również wybór innych fragmentów prezentacji czy wywiadów telewizyjnych, jakich udzieliłam.

Aby dowiedzieć się o mnie więcej, możesz również odwiedzić moje strony:

www.drjanyager.com

oraz

www.whenfriendshiphurts.com

Aby dowiedzieć się więcej na temat mojego niewielkiego wydawnictwa, odwiedź:

www.hannacroixcreekbooks.com

Rekomendacje dla drugiego wydania książkiZdążyć z czasem na czas

"Chociaż możemy odczuwać pokusę, aby potraktować ten tekst jako kontynuację dotychczasowych dokonań dr Jan Yager, sądzę, że niniejszą książkę cechuje niezwykle wyjątkowe podejście. Jest ono efektem przede wszystkim wartości praktycznych tekstu oraz jego zdolności nakłaniania do autorefleksji. Inwestując czas w przestudiowanie i wdrożenie w życie wiedzy zawartej w Zdążyć z czasem na czas, zyskasz go później o wiele więcej".

Cody McLain, CEO, SupportNinja

"Dr Yager, w swojej książce, przedstawia kluczowe strategie pozwalające zwiększyć wydajność pracy i osiągnąć równowagę życiową".

Laura Stack, CEO, The Productivity Pro?

"Dr Jan Yager znowu się udało! Jej najnowsza książka, Zdążyć z czasem na czas, zawiera dziesiątki praktycznych i inspirujących koncepcji, wskazówek oraz strategii, które pozwolą zapanować nad czasem i uczynić życie pełniejszym, bo przecież tego właśnie pragniemy".

Don Gabor, autor Uwolnij swój język. Jak zacząć konwersację i zdobyć przyjaciół

Wstęp

Czas to moneta twojego życia. Jedyna, jaką masz, i tylko ty możesz zdecydować, w jaki sposób ma być wydana. Uważaj, aby inni nie zrobili tego za ciebie.

CARL SANDBURG

Wielokrotnie zdarzało się, że potencjalni czytelnicy moich książek na temat zarządzania czasem mówili do mnie z uśmiechem lub nawet puszczając oko: "Przeczytałbym książkę o zarządzaniu czasem, ale po prostu nie mam czasu!".

To z tego powodu zdecydowałam się wydać zwięzłą książkę, którą trzymasz teraz w dłoniach, a być może słuchasz jej lub czytasz na czytniku elektronicznym. Postanowiłam zamieścić w niej kluczowe pojęcia, które są pomocne w zwiększaniu wydajności, ograniczając objętość, ale nie skąpiąc pomysłów. Trudne zadanie, owszem, ale wartościowe, ponieważ wiem z własnego doświadczenia, jak również z prowadzonych przeze mnie badań czy warsztatów, że techniki zarządzania czasem bywają skuteczne!

Jeśli przekonasz się do choćby jednego pomysłu z tej książki, który pozwoli ci osiągnąć więcej w krótszym okresie, mam nadzieję, że uznasz Zdążyć z czasem na czas za pozycję, która była warta twojego cennego czasu.

Owszem, sprawienie, by każdy dzień był ważny i przynosił satysfakcję, jest wyzwaniem nawet dla mnie, eksperta w sprawach wydajności. Na przykład wczoraj nie zdołałam zabrać się do "prawdziwej" pracy przez pełne dwie godziny od mojej pobudki o piątej rano. Już kwadrans po piątej zasiadłam przed komputerem, ale dopiero po siódmej wreszcie zajęłam się najważniejszym zadaniem dnia - zakończeniem prac nad poprawianiem tej książki.

Co robiłam, zamiast pochylać się nad najważniejszym zadaniem? Czytałam e-maile, wysyłałam e-maile, zajmowałam się przeróżnymi zadaniami związanymi z pracą, które nie były zbyt ważne, a dosłownie kilka minut, ale jakże cennych, spędziłam na nieco bezmyślnym zajęciu - przeglądaniu artykułów o celebrytach i politykach - i nieco bardziej związanym z tematem - czytaniu artykułów związanych z tym projektem.

Zapewne znasz to z autopsji. Pewnie czasem postępujesz podobnie albo i każdego dnia.

Ale są i dobre wieści - o siódmej rano wreszcie udało mi się zasiąść do pracy. I to było najważniejsze. Zabrałam się do mojego najważniejszego zadania. Są osoby, które mogą dotrwać do południa, godziny piętnastej lub nawet zmarnować cały dzień i nawet nie ruszyć tego najważniejszego projektu, który zadecyduje o tym, czy ich dzień okaże się owocny, czy będzie tylko wprawką do ważniejszych rzeczy. Są również osoby, które powinny zacząć od określenia, jakie są ich najważniejsze projekty lub zadania na dany dzień. Wielu ludzi dobrze wie, do czego powinni zabrać się w pierwszej kolejności, ale nie pozwalają im na to skłonności do prokrastynacji.

Kiedy już skupiłam się na tym najważniejszym zadaniu, udało mi się odciąć od wszelkich czynników rozpraszających na wiele godzin i sporo osiągnąć. Doświadczyłam nawet momentów pełnego skupienia, które okazały się niezwykle produktywne.

Oto jeszcze lepsze wieści - dzięki temu, że po prostu zapisałam to, co robiłam wczoraj rano, dzięki uświadomieniu sobie, że zmarnowałam dwie godziny tamtego ranka, dzisiaj zabrałam się do pracy od razu po przebudzeniu. Dlatego teraz, o siódmej czterdzieści pięć, mam już za sobą niemal trzy godziny solidnej pracy, bez rozpraszania się i wykonywania niezbyt ważnych, a czasochłonnych zadań, które zaprzątały mi głowę wczoraj.

To jeden z głównych celów tej książki - chcę ci uświadomić, na co przeznaczasz swój czas w bezmyślny lub nieświadomy sposób. Zdając sobie sprawę, jak naprawdę spędzasz - lub marnujesz - swój czas, masz realną szansę na zmianę.

Jednym z powodów, dla którego mogłam zabrać się do najważniejszego zadania z samego rana, była pewność co do tego, jakie ono jest na ten dzień.

Czy wiesz, co musisz dzisiaj zrobić?

Czy to priorytet ustalony przez ciebie, czy też wyznaczył ci go ktoś inny?

Ważne jest, żebyśmy zajmowali się priorytetami, które wynikają z wymagań naszego otoczenia. To dzięki temu mamy zatrudnienie. Jeśli jednak chcesz się naprawdę rozwijać i prowadzić satysfakcjonujące życie, które pozwala ci osiągać to, na czym naprawdę ci zależy, musisz nauczyć się każdego dnia, wieczoru czy w weekendy znajdować czas na własne priorytety. Te, które samodzielnie sobie wyznaczasz, samodzielnie realizujesz i które pomagają ci w realizowaniu twoich krótko- oraz długoterminowych celów.

Przychodzi mi do głowy wiele przykładów na zilustrowanie takiego postępowania. Mary Higgins Clark pisała artykuły do czasopism, aby utrzymać rodzinę, ale znajdowała też czas na pisanie książek, które przyniosły jej międzynarodową sławę jako najbardziej poczytnej autorce powieści z dreszczykiem.

Rosyjski dramatopisarz Antoni Czechow, który zarabiał na życie jako lekarz, w wolnym czasie napisał sztuki, które stały się jego literacką spuścizną.

Redaktor naczelny wydawnictwa Simon & Schuster, Michael Korda, znalazł czas na napisanie bestsellerowych poradników biznesowych, które celowo publikował w wydawnictwach niezwiązanych ze swoją firmą.

Wczoraj byłam na otwarciu wystawy w naszym mieście. Spotkałam tam fotografkę, której praca znalazła się wśród wystawianych zdjęć. Opowiadała mi, że zarabia na utrzymanie jako barmanka, ale stara się znaleźć czas na fotografowanie w nadziei, że kiedyś stanie się ono jej pełnowymiarowym zajęciem. Nie poprzestaje jednak na samych marzeniach - znajduje czas, aby je realizować.

Kiedy wychowywałam dwóch synów, szybko nauczyłam się, że zarządzanie czasem pozwoli mi na realizację konkretnych zadań wówczas, kiedy moi chłopcy byli w szkole. Gdy młodszy syn przebywał w przedszkolu, wykorzystywałam trzy godziny jego nieobecności, aby pracować nad książką.

Jako mężatka, matka dwóch dorosłych synów i babcia jednego wnuka, otoczona dobrymi przyjaciółmi, pozostająca w bliskiej więzi ze starszą siostrą i cudownej relacji z mężem, czuję się spełniona w życiu zawodowym i osobistym. Z pewnością teraz, kiedy mam już dorosłe dzieci, trudności w zarządzaniu własnym czasem, jakie napotykam, są innej natury, ale nadal muszę godzić wystąpienia publiczne oraz obowiązki wykładowcy na kilku kierunkach, przedsiębiorcy, autorki i trenerki.

Jednym ze sposobów, dzięki którym udaje mi się tak dużo osiągnąć, jest koncepcja P.I.E., której poświęcam rozdział dziewiąty. Możesz opracować własny system. Kluczową rzeczą jest wiedzieć nie tylko to, co musisz zrobić i co chcesz zrobić, ale też ile jesteś w stanie dokonać danego dnia, co w konsekwencji zwiększy twoją wydajność. Ważne, aby poświęcać czas licznym projektom czy nawet zajęciom w taki sposób, by kończyć wszystkie zadania, których się od ciebie oczekuje lub które masz w swoich planach.

Każdy z nas może działać lepiej. Na potrzeby nowej książki o przyjaźni, nad którą obecnie pracuję, przeprowadziłam wywiad z autorką bestsellerowych romansów, Loree Lough, która opublikowała ponad sto tytułów. Jeśli rozważać wydajność autora w oparciu o to, ile książek opublikował, Loree jest zdecydowanie lepsza w tej dziedzinie ode mnie. Zawsze znajdzie się ktoś, kto osiągnie więcej od ciebie, jak również ktoś, kto osiągnie mniej. Pamiętaj, że nie to jest najważniejsze. Konkurujemy z najlepszą wersją samych siebie. Czy robisz wszystko, co w twojej mocy? Jeśli zasięg twoich możliwości i opcji działania jest szerszy - tylko to się liczy. Twoja rzeczywistość. Twoje cele. Twoja wydajność.

Wyznaczanie sobie jednego lub kilku celów na dany dzień jest jedną z umiejętności zarządzania czasem, która zdecydowanie pomoże ci osiągnąć więcej, zarówno w pracy, jak i w życiu.

Są osoby, a wśród nich i ja, które miały to szczęście, że od wczesnych lat są ukierunkowane na cel. Tacy byli moi rodzice: mój ojciec, William Barkas - dentysta, moja matka, Gladys Barkas - nauczycielka wychowania przedszkolnego. Dzięki ich przykładowi nastawienie na cel stało się dla mnie naturalną postawą. Jednak oboje rodzice byli też pracoholikami, więc kluczową dla mnie umiejętnością w zarządzaniu czasem okazała się nauka prowadzenia zrównoważonego życia.

To właśnie potęga wiedzy na temat zarządzania czasem. Możesz dojść do tego, kim jesteś i jak się zachowujesz, wykorzystując nawyki, jakie wykształciłeś w dzieciństwie, latach szkolnych, a nawet w początkach kariery zawodowej. Możesz teraz ponownie ocenić, jaki masz stosunek do własnej pracy czy osobistej relacji z kimś. Zadecydować, które nawyki są dla ciebie korzystne, a które warto by zmienić.

Na sposób, w jaki dysponujemy swoim czasem, ma wpływ nie tylko nasze dzieciństwo, oddziaływanie autorytetów i postawy rówieśników, którzy nas kształtowali, ale pozostaje on również pochodną naszych osobowości.

Kto wychowywał dziecko (lub nawet opiekował się zwierzęciem od chwili jego urodzenia), ten wie, że każdy przychodzi na świat z niepowtarzalną osobowością. Oczywiście możemy, jeśli zechcemy, do pewnego stopnia kształtować swoje charaktery, ale istnieją skłonności, z którymi wchodzimy w życie i które zawsze będą nam towarzyszyły. Rozpoznanie tych skłonności i działanie w zgodzie z nimi, lub też ich obchodzenie, pozwoli ci zajść zacznie dalej niż gdybyś pozostawał w głębokiej nieświadomości tego, co stanowi istotę ciebie.

Na przykład mnie zawsze określano mianem osoby o "niespożytej energii". Gdyby spytać o to moich kolegów i koleżanki z wczesnych klas szkoły, pewnie większość z nich przewidziałaby moją karierę pisarską - talent do pisania ujawniłam, mając jakieś dziesięć lat. Jestem jednak przekonana, że to umiejętności zarządzania czasem pozwoliły mi opublikować ponad czterdzieści książek, które przetłumaczono na trzydzieści cztery języki, i kontrolować ich losy, nie tracąc z oczu projektów będących w trakcie realizacji.

Zastanów się nad własnymi predyspozycjami. Czy masz niespożyte, umiarkowane czy niskie zasoby energii? Czy lepiej radzisz sobie, pracując nad jedną rzeczą, czy żonglując kilkoma projektami jednocześnie? Czy potrafisz się odciąć od tego, co cię rozprasza, czy potrzebujesz uporządkowanego, cichego otoczenia?

Twoja spuścizna

W tej książce poproszę cię o myślenie o własnej spuściźnie, niezależnie od tego, w jakim jesteś wieku. Odpowiedz na poniższe, zasadnicze pytania:

1. Co chcę osiągnąć w pracy?

2. Co chcę osiągnąć w życiu osobistym?

3. Jakie relacje cenię najbardziej i chcę w nie zainwestować czas?

4. Jaki jest mój cel tutaj, na Ziemi?

5. Jaką chcę po sobie pozostawić spuściznę?

Zarządzanie czasem uczy nas praktycznych umiejętności, pozwalających nam zająć się codzienną pracą i obowiązkami osobistymi tak, abyśmy mieli więcej czasu na rozważanie powyższych pięciu zasadniczych pytań, pracę nad nimi i udzielanie na nie odpowiedzi. Takie działanie nie dostarczy nam gotowych wniosków, ale przynajmniej pomoże wygospodarować czas każdego dnia, chociaż raz w tygodniu lub w regularnych odstępach, gdy będziemy mogli pomyśleć nad odpowiedziami na te pytania i popracować nad tym, co po sobie pozostawimy.

Dziękuję, że czytasz Zdążyć z czasem na czas. Już dzięki samej lekturze zdobędziesz wiele informacji. Drugi krok to oczywiście wykorzystanie tego, czego się uczysz, w pracy i w życiu osobistym. Jednak na początku wystarczy otworzyć się na nowe pomysły albo - jeśli znane ci są już koncepcje, o których mowa w tej książce - przyjrzeć się im ponownie i zadecydować, które z nich zechcesz wdrożyć.

Informacja o materiałach źródłowych

Cytaty zawarte w tej książce, bez podania oryginalnego źródła, pochodzą z badań prowadzonych przez autorkę w formie wywiadów lub ankiet i są cytowane dosłownie lub, jeśli to konieczne, ze skrótami. Jeżeli, dla większej jasności, konieczna była redakcja cytatów, nawiasy wskazują wszelkie zmiany czy wtrącenia. W przypadku gdy konieczne było zachowanie anonimowości, nie wymieniano imienia autora wypowiedzi lub je zmieniano, niektóre informacje mogły zostać przekształcone, aby uniemożliwić identyfikację autora wypowiedzi. Zadbano jednak o to, aby zachować spójność każdej z wypowiedzi. Wszelkie źródła przywołane w tekście zostały wymienione w bibliografii.

Dedykuję tę książkę dotyczącą zarządzania czasem wszystkim nam, którzy nadal mamy szansę zrealizować się zawodowo i spełnić swoje marzenia.

Dr Jan Yager

drjanyager.com