Cechą współczesnego świata
jest obecność we wszystkich sferach życia społecznego, politycznego
i gospodarczego różnego rodzaju organizacji. Można stwierdzić,
że organizacje otaczają nas ze wszystkich stron. Organizacje istnieją
po to, by zrobić to czego jednostki nie potrafią zrobić osobno. Celem
organizacji jest zaspakajanie potrzeb jej członków, bądź zrealizowanie
jakiegoś działania, poprzez świadomą i celową współpracę między
ludźmi.
Organizacje są celowymi grupami
zbiorowego działania. Wszystkie (bez względu na typ) wykazują takie
same cechy. Są zbiorami ról, toteż wymiana ludzi nie ma wpływu na
ich funkcjonowanie. Grupy wywierają bardzo duży wpływ na jednostki
w sferach związanych z kształtowaniem osobowości społecznej,
systemem uznawanych wartości, przekonań, emocji i stylem pełnienia
ról.
Organizacja według
A. Hamrola - to grupa ludzi i infrastruktura, z przypisaniem
odpowiedzialności, uprawnień i powiązań (np. spółka, korporacja,
firma, przedsiębiorstwo, instytucja, organizacja charytatywna,
samodzielny handlowiec, stowarzyszenie lub część albo kombinacja
wymienionych).
Nazwa "organizacja" wywodzi się
od terminów: łacińskiego organisatio - system, greckich organikos -
wytworzony przy pomocy narzędzia i organon - narzędzie, instrument,
przyrząd.
Organizacja może być rozpatrywana
w trzech aspektach: rzeczowym, czynnościowym i atrybutowym. Organizacja
w sensie rzeczowym jest instytucją lub grupą funkcjonalną, w skład
której wchodzą celowo zorganizowane zespoły ludzi i rzeczy. Natomiast
w sensie czynnościowym jest procesem polegającym na celowym zgrupowaniu
ludzi i rzeczy w taki sposób, by sprawnie osiągały założone
cele. Mówimy wówczas o organizowaniu. W podejściu atrybutowym
eksponowane są właściwości rozpatrywanej organizacji, jej stopień
zorganizowania lub niezorganizowania.
Stąd też wynika stosunkowo
najprostsza i bardzo syntetyczna definicja organizacji jako grupy ludzi,
która współpracuje ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany,
aby osiągnąć pewien zestaw celów.
Organizacja działa w określonej
rzeczywistości, czyli otoczeniu. Jest systemem składającym się
z wielu elementów, które zależą wzajemnie od siebie, korzysta
z zasobów otoczenia zewnętrznego, przetwarza je oraz zwraca
w przetworzonej formie.
Po latach zauważono kilka trendów,
które w okresie powstawania zarządzania konkurowały ze sobą, by
wreszcie osiągnąć punkt wspólny, jakim jest nowoczesne zarządzanie
organizacjami opierające się na czterech podstawowych filarach:
1) Strategiach firm,
tj. wizji rozwoju,
2) Strukturach organizacji,
tj. optymalnym uporządkowaniu elementów wewnętrznych,
3) Decyzjach podejmowanych
w przedsiębiorstwach, tj. najlepszych wyborach kierunków
działania,
4) Tożsamości, nazywanej
także kulturą organizacyjną, tj. systemie norm, wartości i przekonań
tworzących kulturę organizacyjną.
Ogólnym celem wszelkich
organizacji jest przetrwanie i rozwój. Warunkiem koniecznym,
choć nie wystarczającym do utrzymania ciągłości funkcji
zarządzania i pełniących ją organów, jest to by istniał
wyodrębniony z otoczenia obiekt zarządzania, czyli organizacja lub
jej część, i by elementy tego obiektu odpowiadały na impulsy
ośrodka kierowniczego. Warunek ten spełniony jest wówczas, gdy
organizacja zdolna jest do formułowania celów i sprawnego ich
realizowania. W przypadku przedsiębiorstwa chodzi o zdolność do
generowania zysku oraz formułowania i realizacji celów dotyczących
konkretnych kierunków i sposobów działania, np. uruchamiania produkcji
nowych wyrobów, penetracji nowych rynków. Można też rozumieć
organizację jako system koordynacji działań jednostek i grup, które
różnią się preferencjami, dostępną im informacją, interesami,
posiadaną wiedzą oraz kwalifikacjami. Istotą zarządzania przy takim
rozumieniu organizacji, jest więc panowanie nad różnorodnością
i przekształcaniem potencjalnego konfliktu we współpracę.
Pojęcie organizacji
może przybierać trzy podstawowe znaczenia.[1] W znaczeniu rzeczowym (instytucjonalnym) rozumianym jako
całość złożoną z ludzi wyposażonych w środki rzeczowe, a więc
narzędzia, maszyny, materiały, których łączą określone więzi,
atrybutowym (strukturalnym) oznaczającym cechę przedmiotów złożonych
oraz czynnościowym stanowiącym rodzaj działania zorganizowanego,
skierowanego na osiągnięcie określonych celów, chodzi w tym
przypadku o samą czynność organizowania, np. zorganizowanie wycieczki,
konferencji, sprawnego funkcjonowania firmy itp. Organizacja w znaczeniu
rzeczowym jest zawsze zespołem ludzi powiązanych ze sobą wzajemnie (
wraz ze środkami i zasobami ), których zamiarem jest osiągnięcie
wspólnego celu. O organizacji w tym znaczeniu można mówić zatem
w odniesieniu do różnych instytucji takich jak przedsiębiorstwa,
stowarzyszenia czy partie polityczne. Mówiąc o organizacji w znaczeniu
atrybutowym mamy na myśli atrybut czyli cechę (własność), rzeczy
złożonej (np. instytucji), jaką jest sposób jej wewnętrznego
zorganizowania. Organizacja w tym znaczeniu to tyle co struktura
(budowa, ustrój, układ współzależności, organizacja wewnętrzna)
jakiegoś złożonego przedsiębiorstwa. Odnosząc w tym znaczeniu
organizację do przedsiębiorstwa mamy na myśli strukturę organizacyjną
przedsiębiorstwa. Organizacją w znaczeniu czynnościowym nazywamy
celowy, świadomy proces polegający na racjonalnym łączeniu
ludzi, zasobów i środków w celu osiągnięcia tzw. efektu
organizacyjnego.
Traktując organizację jako system
można przyjmować różne zasady porządkujące i na ich podstawie
wyróżnić i opisać różne podsystemy. Poszczególni autorzy
formułują w związku z tym odmienne modele organizacji starając
się zwrócić uwagę na szczególnie ich zdaniem ważne podsystemy
i relacje między nimi.
Sprawność organizacji zależy
od wielu czynników, takich jak: zasoby rzeczowe, finansowe, ludzkie,
których ilość, jakość i dostępność w odpowiednim czasie zależy
nie tylko od procesów zachodzących wewnątrz organizacji, ale także
od zmian zachodzących w jej otoczeniu zewnętrznym. Jednak wszystkie
czynniki determinujące w sposób całościowy sprawne funkcjonowanie
organizacji, ich sposób zdobywania i wykorzystania zależą od
ludzi w niej zatrudnionych. Przy tym ludzie są szczególnym zasobem
organizacji, bowiem ich kompetencje w postaci wiedzy, doświadczenia,
umiejętności, zdolności, zwłaszcza jeśli są unikatowe i odpowiednio
wykorzystywane, stają się zasobem o charakterze strategicznym,
który pozwala organizacji zdobywać przewagę konkurencyjną. Oznacza
to, że inwestowanie w pracowników traktowanych jako kapitał
ludzki i efektywne wykorzystanie tkwiącego w nich potencjału
powinno prowadzić do osiągnięcia korzyści w postaci wartości
dodanej.[2]
W czasach, gdy organizacje
stoją przed koniecznością sprostania tak wielu złożonym wymaganiom
i konieczne jest ciągłe przystosowywanie się do zmian, nie wystarcza
już model, w którym kieruje się innymi jedynie poprzez roztaczanie
im nowych wizji, dzielenie się informacją, rozpowszechnianie idei
przywództwa. Tylko prawdziwi przywódcy sprostają bardzo trudnemu
zadaniu sprzyjania rozwojowi zdolności pracowników i przystosowywaniu
się do ciągłych zmian.[3]
Część naszego życia spędzamy
w pracy, z tego tytułu wiele analiz organizacji skupia się na
wpływie jakie ona wywiera na środowisko pracy:[4]
1. Jednostka jako pracownik
organizacji. Jednostka reaguje na pracę w różny sposób,
w zależności od jej oczekiwań oraz od rodzaju organizacji
zatrudniającej tą jednostkę. Jednostkę oraz organizację jest trudno
zmienić, aby uzyskać stałe pozytywne nastawienie wobec pracy.
2. Nowe formy zatrudnienia
w organizacji. Coraz więcej osób pracujących w organizacjach jest
zatrudniane czasowo i w niepełnym wymiarze czasu pracy.
3. Jednostka jako klient
organizacji. Jednostka nie jest tylko pracownikiem organizacji,
ale także często występuje w charakterze klienta. Jednostki,
które są niezadowolone z relacji z organizacją w roli klienta,
tworzą organizacje mające na celu ochronę ich interesów. Wiele
firm kładzie nacisk na to, żeby klient odczuwał pozytywne efekty
kontaktu z pracownikiem organizacji. Pracownik organizacji nie zawsze
może reagować w osobisty sposób. Wiele firm określa, jak pracownicy
powinni odnosić się do klientów, to ciepłe i przyjazne podejście
pracownika (stewardessy czy pracownika w sklepie AGD&RTV) ciągle
jest wytyczną standardów organizacji.
"Misja przedsiębiorstwa jest
kategorią gospodarczą określającą w postaci bardzo ogólnej
deklaracji filozofię firmy. Składa się z takich składników jak:
klienci i ich potrzeby, produkty i usługi, filozofia działania
oraz troska o pracowników i więzi ze społeczeństwem"[5]
Misja firmy jest deklaracją
celów jej działalności, która zawiera wyraźną wizję
bieżących i przyszłych operacji firmy związanych z wyrobem,
usługą lub rynkiem, a także system wartości i zasad oraz cechy
odróżniające ją od konkurentów. Deklaracja ta określa relacje
z każdym z głównych rynków, na których działa firma oraz wytycza
cel i kierunek prowadzący do większej swobody w podejmowaniu decyzji
na każdym szczeblu struktury organizacyjnej. Inaczej mówiąc misja jest
generalnym uzasadnieniem racji istnienia i rozwoju organizacji. Określa
ona główne wartości, dla których organizacja została powołana,
bądź które realizuje przez swoją działalność.[6]
Wizja to przyszły pożądany
stan organizacji. Stanowi ona pewien obraz przyszłości firmy
i jej docelowej pozycji na rynku. Jest zestawem dążeń i aspiracji
związanych z działalnością przedsiębiorstwa, pewnym wyobrażeniem
przyszłości powstałym na podstawie analizy obecnej sytuacji
oraz wyobraźni i ambicji menedżerów.[7]
Wizja stanowi orientacyjną wartość
dla rozumowania, decyzji i zachowań w przedsiębiorstwie, wpływa
na dobór i rozwój kadry, kształtowanie systemów informacyjnych,
a także na pobudzanie tej kadry i pozostałych pracowników do
przedsiębiorczości. Wizja powinna pokazywać możliwe do osiągnięcia
wyniki i kierunki, w których przedsiębiorstwo ma zmierzać, aby
zająć upragnioną pozycję w przyszłości. Podobnie jak misja,
wizja musi być realna i jednocześnie zachęcać pracowników
do działania, pokazywać, że to co robią jest użyteczne dla
przedsiębiorstwa i rynku. Powinna oddziaływać na emocje,
pobudzać kreatywność oraz stanowić bodziec do osiągnięcia
wyznaczonych celów, apelować do wyobraźni i podnosić
pracowników na duchu, nasilać dążenia do osiągnięcia czegoś
znaczącego w życiu.[8]
Ogólnie rzecz biorąc wizja firmy
zależy od:[9]
przejrzystości i stabilności
środowiska;
stosowanej techniki
zarządzania;
profesjonalnego poziomu
menedżerów;
sposobu zorganizowania
przedsiębiorstwa;
zasięgu jego działania;
posiadanych zasobów;
metod i technik
marketingowych;
zdolności przewidywania
przyszłości.
Cele firmy (długookresowe,
strategiczne), rozumiane jako przyszłe, przewidywane i pożądane
stany przedsiębiorstwa i jego otoczenia, odzwierciedlające uzgodnione
interesy głównych udziałowców pozycjonujące przedsiębiorstwo
w czasie i przestrzeni.[10]
Cele mogą dotyczyć różnych
aspektów funkcjonowania organizacji, np. udziału w rynku,
płynności finansowej, użyteczności i zróżnicowania produktów,
wizerunku rynkowego, kwalifikacji pracowników, informatyzacji, ochrony
środowiska. Pomimo dużej różnorodności celów przedsiębiorstw,
można wyróżnić trzy podstawowe ich grupy:[11]
cele techniczno - produkcyjne
(w kategoriach rzeczowych i wartościowych). Dotyczą przede
wszystkim wielkości produkcji i sprzedaży dóbr i usług w danym
okresie;
cele ekonomiczne, które
określają - w pewnym horyzoncie czasowym - stosunek kosztów
poniesionych na wyprodukowanie dóbr lub usług do wartości ich
sprzedaży;
cele społeczne, dotyczące
warunków i stosunków pracy wewnątrz organizacji. Określają
one stopień zaspokajania psychospołecznych, socjalno - bytowych,
kulturalnych potrzeb pracowników oraz potrzeb społeczno - politycznych
związanych z rynkowymi zasadami gospodarczymi.
Podstawową wytyczną
sprawnego działania jest zalecenie, aby działać w sposób
zorganizowany. Zasadę sprawnego działania uogólnił Henry Le Chatelier
w postaci cyklu organizacyjnego. Składa się on z następujących
etapów[12]: uświadomienia celu, planowania, przygotowania zasobów
i warunków działania, realizacji, kontroli.
Tabela 1. Podstawowe składniki misji
1. Klienci
Kim są klienci firmy?
2. Wyroby lub usługi
Jakie są główne wyroby i usługi firmy?
3. Lokalizacja
Gdzie firma konkuruje?
4. Technologia
Jaka jest podstawowa technologia przedsiębiorstwa?
5. Sposób na przetrwanie
Jakie jest zaangażowanie firmy w osiąganie celów ekonomicznych?
6. Filozofia
Jakie są podstawowe przekonania, wartości, aspiracje i priorytety firmy?
7. Własna koncepcja rozwoju
Jakie są główne atuty i przewaga konkurencyjna firmy?
8. Publiczny wizerunek
Jaka jest społeczna odpowiedzialność firmy i jaki jest jej pożądany wizerunek?
9. Stosunek do pracowników
Jaki jest stosunek przedsiębiorstwa do pracowników?
Źródło: Terelak
J. F., Psychologia organizacji i zarządzania,
Difin, Warszawa 2005, s. 65.
Najistotniejszym etapem cyklu
organizacyjnego jest uświadomienie i wyznaczenie celu (misji),
w jakim organizacja została powołana. Sformułowanie
misji pozwala opracować zestaw celów, które organizacja powinna
realizować na różnych szczeblach oraz w różnych obszarach swej
działalności. W związku z tym misja powinna być sformułowana
w sposób wyraźnie wskazujący na rzeczywisty charakter dążeń
kierownictwa i organizacji. Powinna ona uwzględniać oczekiwania
otoczenia organizacji, jak również jej uczestników. P.F. Drucker
podkreśla potrzebę ustalania celów w każdej dziedzinie, której
wydajność i rezultaty wpływają bezpośrednio i żywotnie na
egzystencję i powodzenie biznesu.[13]
Cele można klasyfikować według
różnych kryteriów. B. Kaczmarek i C. Sikorski proponują podział
ze względu na:
udatność działania - cele
główne i uboczne,
spontaniczność wyboru -
własne i zadane,
hierarchię - końcowe
i pośrednie,
zakres - indywidualne,
partykularne, instytucjonalne,
zgodność - niesprzeczne,
konkurencyjne, alternatywne,
stopniowalność - stopniowalne,
niestopniowalne,
czas realizacji -
długookresowe, średniookresowe, krótkookresowe[14].
Misja jest kształtowana przez
pięć podstawowych elementów, którymi są:[15]
Historia firmy (definiując
misję, należy pamiętać o dotychczasowych osiągnięciach
przedsiębiorstwa; nie można za daleko odchodzić od dotychczasowej
działalności, od tradycji oraz od tego, z czym przedsiębiorstwo
kojarzy się klientom).
Preferencje zarządu oraz
udziałowców firmy (osoby kierujące firmą mają z reguły swoje
własne cele oraz wizje, własne pomysły na prowadzenie danej
działalności).
Otoczenie firmy (środowisko,
w jakim działa przedsiębiorstwo, stwarza zarówno okazje, jak
i rodzi zagrożenia, które muszą być uwzględniane przy określaniu
misji).
Zasoby firmy (posiadane zasoby
kapitałowe, ludzkie, techniczne itp. w istotnym stopniu decydują
o możliwościach realizacji misji).
Kompetencje w branży, w której
działa przedsiębiorstwo.
Cechy
organizacji:
celowość,
czyli nastawienie na osiągnięcie jednego lub więcej celów
(np. przetrwanie i rozwój organizacji),
sposób zorganizowania, czyli celowe połączenie składników ludzkich, rzeczowych,
czasowych i przestrzennych, dające strukturę (budowę) organizacyjną
całości,
wyodrębnienie
z otoczenia, a jednocześnie powiązanie z nim przez cel lub
cele i sposób zorganizowania,
poddanie kierowaniu,
czyli oddziaływaniu zmierzającemu do osiągnięcia celu
lub celów działania.
Organizacja może być stosowana
w znaczeniach:
1. Atrybutowym (organizacja jako
cecha - atrybut ludzkiego działania) polega na określeniu sposobu
zorganizowania wyodrębnionej z otoczenia, ale jednocześnie powiązanej
z nim, celowej całości działania ludzkiego, czyli oznaczeniu struktury
organizacyjnej tego działania, obejmującej rodzaje części i rodzaje
powiązań między nimi.
2. Rzeczowym (organizacja
jako rzecz obiektywnie i empirycznie istniejąca) - oznaczenie
jakiegokolwiek zorganizowanego działania ludzkiego, czyli działania
charakteryzującego się celowym sposobem zorganizowania (mającego
cechy organizacji).
3. Rezultatowym organizacja jako
cecha rzeczy i procesów, które uważamy za zorganizowane oraz jako
sama rzecz, której przysługuje ta cecha, ponieważ rzeczy i czynności
nabywają cechę bycia zorganizowanym w rezultacie pewnego procesu
organizowania.
4. Czynnościowe oznacza
czynność organizowania, czyli świadomego i celowego porządkowania
zbioru działań, działających podmiotów, zasobów i instrumentów
działania.
2 Organizacja jako system
Podstawowym założeniem
ontologicznym, na którym opiera się ujęcie systemowe, jest uznanie
organizacji za szczególnego typu system, czyli zbiór składników,
między którymi zachodzą pośrednio lub bezpośrednio wzajemne
skutki.
Wielu autorów przedstawia
organizacje jako systemy, wyliczając cechy, którymi się, ich zdaniem,
odznaczają:
1. Organizacje są
systemami otwartymi.
Prowadza wymianę energii
i informacji ze swoim otoczeniem. Wymiana ta polega przede wszystkim
na tym, że wytwarzane przez organizację dobra materialne, usługi
lub wartości przekazywane są (odpłatnie lub nieodpłatnie) otoczeniu
i jakąś istotną potrzebę otoczenia zaspokajają. W zamian za to
na podobnych zasadach otoczenie zaopatruje organizację w czynniki
materialne i niematerialne umożliwiające jej kontynuowanie lub
rozszerzenie działalności.
Uznanie organizacji za system otwarty
pozwala zwrócić uwagę na następujące ważne dla teorii organizacji
i zarządzania, problemy:
a) nie da się oddzielić funkcji
i analizy zarządzania "do wewnątrz" organizacji od zarządzania
"na zewnątrz",
b) modelowanie powinno być
traktowane jako warunek efektywności przebiegu procesów informacyjnych
sterowania;
c) wymiana energetyczna organizacji
z otoczeniem stanowi szczególnie istotną przesłankę zrozumienia
dynamiki organizacji.
Systemy świadomie konstruowane przez
ludzi w celu zrealizowania określonych misji (wiązek celów). Cecha
systemów organizacyjnych stawia na porządku dziennym problem
projektowania i konstruowania organizacji podobnie jak systemów
technicznych.
2. Organizacje są
strukturalizowane, czyli w pewien sposób są uporządkowanymi, systemami
społeczno-technicznymi.
Zawierają subsystemy o charakterze
społecznym i subsystemy o charakterze technicznym.
Organizacja stanowi wewnętrznie
zintegrowaną całość (system) złożoną z czterech podstawowych
elementów (subsystemów), mianowicie:
- celów i zadań
(społeczne),
- ludzi (społeczne),
- ich wyposażenia
techniczno-technologicznego (techniczne),
- struktury formalnej
(techniczne).
3. Organizacje które
są systemami otwartymi, nie maja, tak wyraźnych i sztywnych granic,
jak systemy zamknięte.
Są to granice umowne: zależą od
funkcji i sfer działania organizacji będących przedmiotem badania,
od celu badania, od możliwości i predyspozycji badacza i wielu innych
czynników. Ważną cechą pozwalającą na scharakteryzowanie systemów
organizacyjnych jest przede wszystkim ustalenie, na jakich obszarach styka
się ich działanie oraz jak odbywa się wymiana energii i informacji
z innymi systemami (dostawcami,
odbiorcami, kooperantami, układami sterującymi itp.).
4. Systemy
organizacyjne (podobnie zresztą jak
i inne) odznaczają się budową hierarchiczną.
System jest zbudowany z subsystemów,
które z kolei dzielą się na subsystemy, te zaś na elementy jeszcze
niższego rzędu itd.
Nie trzeba dokładnie znać
wewnętrznych prawidłowości funkcjonowania poszczególnych elementów,
na które podzieliliśmy organizację. Wystarczy, że elementy któregoś
rzędu uznamy za "czarne skrzynki", czyli za dalej już niepodzielne,
oraz prawidłowo określimy zasadnicze powiązania między nimi,
a także relacje, jakie zachodzą między stanami wejść i wyjść
każdego z tych elementów.
Dzięki wykorzystaniu
hierarchiczności systemu można uzyskać wiedzę wystarczającą do
sterowania nim bez znajomości wewnętrznych prawideł rządzących
poszczególnymi jego elementami.
5. O ile niektóre
systemy (np. organizmy biologiczne lub maszyny) popadają z biegiem
czasu w entropię - obniżają stopień swego zorganizowania, tracą
sprawność, a wreszcie przestają istnieć - to system organizacyjne
maja zdolność doskonalenia się, zwiększania swojej sprawności
i stopnia zorganizowania.
Zdolność doskonalenia się jako
cecha systemów organizacyjnych łączy się:
z problemem kryteriów oceny,
które umożliwiłyby oszacowanie stopnia sprawności działania
organizacji i postępu lub regresu w tej dziedzinie,
z nie mniej ważnym
problemem identyfikacji mechanizmów sprzyjających doskonaleniu się
organizacji.
6. Mimo że cechą
charakterystyczną systemów organizacyjnych jest zmienność w czasie,
są one zdolne do osiągania względnie stałych stanów równowagi
dynamicznej.
Przez jakiś czas system
utrzymuje swoja strukturę w trakcie wymiany energii i informacji
z otoczeniem. Po upływie pewnego czasu, w wyniku procesów
zachodzących zarówno w samym systemie jak i w jego otoczeniu punkt
równowagi przesuwa się, aby utrzymać na zadowalającym poziomie
zasilanie energetyczne z zewnątrz, zmienia swoja strukturę.
7. Sprzężenie
zwrotne.
Sterowanie systemami organizacyjnymi
możliwe jest jedynie dzięki mechanizmowi sprzężenia zwrotnego,
który najogólniej biorąc - polega na tym, że system otrzymuje
z otoczenia informacje na temat efektów, własnego działania
w świecie zewnętrznym, z wewnątrz zaś informacje na temat zmian,
jakie zachodzą w nim samym.
8. Systemy
organizacyjne odznaczają się ekwifinalnością. czyli zdolnością do
osiągania podobnych warunków w różny sposób, za pomocą różnych
procesów i struktur.
Rysunek 1. Organizacja jako
system społeczno-techniczno-ekonomiczny
Źródło: A. K. Koźmiński, W. Piotrowski (red.),
Zarządzanie. Teoria i praktyka, Wyd. Naukowe PWN,
Warszawa 2001, s. 31.
Organizacja jest ustrukturalizowanym
systemem społeczno-technicznym. Składa się z elementów technicznych
i społecznych powiązanych ze sobą. Do elementów technicznych zalicza
się technologię, wyposażenie, maszyny, urządzenia i budynki. Zaś
elementy społeczne to ludzie wraz z relacjami pomiędzy nimi,
symboliczne wytwory, takie jak: cele wartości, formalne reguły
i struktura.
Do podstawowych podsystemów
organizacji należą:
podsystem celów
i wartości określający misję, jaką organizacja spełnia
zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz,
podsystem
psychospołeczny, który zawiera ludzi w organizacji,
ich motywację, postawy, wartości, kulturę oraz więzi społeczne
występujące pomiędzy nimi,
podsystem
struktury - obejmuje formalne zasady podziału
zadań, uprawnień, informacji oraz władzy i odpowiedzialności
w organizacji,
podsystem
techniczny - w skład którego wchodzą
stosowane w organizacji technologie, umiejętności techniczne
(know-how), maszyny, urządzenia, budynki i ich
wyposażenie,
podsystem
zarządzania - który zawiera mechanizmy koordynacji
i uzgodnienia pozostałych podsystemów w procesach podejmowania
decyzji.[16]
Podsystem
organizacji - cele:
cele - jako uświadomiony
i pożądany przyszły stan rzeczy, który organizacja zamierza
osiągnąć,
cele - jako zbiór konkretnych
zamierzeń ujmowanych w postaci planów działania,
cele - jako wyraz gry
interesów, możliwości i ograniczeń organizacji.
Hierarchia
celów organizacji przedstawia się następująco:
przetrwanie i rozwój,
zrównoważone funkcjonowanie
(dostęp do niezbędnych zasobów),
maksymalizacja zysku lub
budżetu,
wytwarzanie społecznie
użytecznych dóbr i usług na rzecz otoczenia,
realizacja konkretnych zamierzeń,
przedsięwzięć, zadań, działań.
Podsystem
organizacji - struktura:
Struktura organizacji odzwierciedla
układ władzy, funkcji, własności, aktywności rynkowej i procesów
wytwórczych
Układ stanowisk pracy oraz powiązań
i zależności łączących je:
więź służbowa
- relacje: przełożony - podwładny,
więź
funkcjonalna - łączy stanowiska i komórki
realizujące różne funkcje i zadania organizacji,
więź
informacyjna - związana z przekazywaniem
informacji niezbędnych do realizacji zadań i podejmowania
decyzji,
więź
technologiczna - łączy stanowiska pracy
uczestniczące w danym procesie wytwarzania.
Podsystem
organizacji - ludzie:
Ogół zasobów ludzkich organizacji
zaangażowanych w jej działalność oraz ich zachowań.
Wyróżnia się trzy poziomy
podsystemu społecznego:
Jednostkowy
- zróżnicowane osobowości,
grupowy
- akcentowanie mechanizmów powstawania i funkcjonowania grup
społecznych,
kulturowy
- kształtowanie klimatu społecznego w organizacji.
Podsystem
organizacji - technika:
Jest to zbiór ogólnych
i szczegółowych metod, technik i narzędzi służących realizacji
zadań organizacji.
Obejmuje on:
algorytmy
(zasady prakseologiczne o charakterze ogólnym wyznaczające sposób
postępowania w określonych sytuacjach),
technologie
(metody uporządkowania procesów wytwórczych),
procedury.
Proces zmiany równowagi
ukształtowanej pomiędzy organizacją, a jej otoczeniem może
przebiegać w następujący sposób:
określony kształt organizacji,
czyli realizowane przez nią cele, struktura organizacyjna, technologia,
ludzie i sposób zarządzania uznany za zadowalający, jeżeli pozwala
na ekwiwalentną wymianę z otoczeniem bliższym i dalszym,
pod wpływem zmian w otoczeniu
organizacji w przedziale czasu może przesunąć się punkt równowagi,
zatem wymaga to wytwarzania innych produktów, czy ulepszenia
istniejących wraz z obniżeniem kosztów,
organizacja musi przedefiniować
swoje działanie, czyli zmienić cele, struktury, technologię, ludzi
i sposób myślenia w zarządzaniu.[17]
Otoczenie
organizacji:
Jest to środowisko, w którym
funkcjonuje, konkuruje i rozwija się organizacja.
Otoczenie organizacji można opisywać
jako złożoną strukturę:
podmiotową
(z którymi organizacja wchodzi w określone interakcje),
procesową
(w której procesy tworzą warunki dla rozwoju i działania
organizacji).
Rysunek 2. Otoczenie organizacji
Źródło: Bolesta-Kukułka K., Jak
patrzeć na świat organizacji?, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa
1992, s. 171 - 174.
Otoczenie organizacji tworzy mapę
możliwości i zagrożeń dla jej bytu. Organizacja musi uwzględniać
te warunki w swojej strategii działania.
Wg innego ujęcia na otoczenie
organizacji składają się:
kontekst
ekonomiczno-konkurencyjny,
kontekst technologiczny,
kontekst
społeczno-polityczny.
Każda organizacja jest elementem
wielu powiązań sieciowych ze sobą, jak również z innymi
współpracującymi i konkurującymi organizacjami:
1. Agencje rządowe - które są
organami nadzorującymi działalność organizacji, np. Ministerstwa,
Państwowa Inspekcja Pracy, Izba Skarbowa czy Urząd Skarbowy.
2. Klienci - osoby korzystające
z produktów czy usług danej organizacji wraz z ich rodzinami.
3. Partnerzy - organizacje
współpracujące i realizujące wspólnie różnego rodzaju
przedsięwzięcia.
4. Konkurenci - organizacje
oferujące te same produkty czy usługi na tych samych rynkach, nie
będący zarazem partnerami.
5. Grupy nacisku - zorganizowane
grupy w społeczeństwie obywatelskim w celu przeforsowania ważnych
dla siebie rozwiązań w sferze legislacji lub funkcjonowania jakiejś
organizacji.
6. Dostawcy - organizacje, które
sprzedają organizacji surowce, komponenty, półfabrykaty itp. oraz
świadczą usługi potrzebne do prawidłowego funkcjonowania danej
organizacji.
7. Związki zawodowe - grupy
pracowników zrzeszonych w różnych organizacjach branżowych.[18]
Cykl życia organizacji obejmuje
następujące fazy jej żywota:
Narodziny i walka o przetrwanie
(mały prosty system kierowany przez właściciela).
Młodość i dynamiczny wzrost
(inwestowanie, zdobywanie rynku, wzrastająca złożoność technologii
i procesów kierowania, profesjonalizacja działań).
Dojrzałość (zdobycie
i utrzymanie pozycji na rynku, ukształtowanie własnej tożsamości,
dywersyfikacja, formalizacja struktur i procedur).
Upadek (z różnych powodów:
błędy w zarządzaniu, zmiana koniunktury na rynku, kryzysy).
Sprawność organizacji oznacza,
że działa ona skutecznie, korzystnie i ekonomicznie.
Działanie skuteczne prowadzi
do skutku zamierzonego jako cel. Miarą skuteczności jest stopień
osiągnięcia celu.
Działanie korzystne pozwala
osiągnąć wynik użyteczny większy niż koszty działania. Miarą
korzystności jest różnica pomiędzy wynikiem (W) i kosztami działania
(K).
Działanie ekonomiczne
pokazuje ekonomizację wysiłku, tj. krotność wyniku do ponoszonych
kosztów. Miarą ekonomiczności jest stosunek wyniku (W) do kosztów
działania (K).
Tabela 2 Działania organizacji
w zróżnicowanym otoczeniu
Obszary działania
Otoczenie
Względnie stałe
Zmienne
Z zaburzeniami (z turbulencją)
Produkty
Profil działalności względnie stały, minimalna modyfikacja działalności i wyrobów.
Unowocześnienie wyrobów, uzupełnienie o nowe cechy użytkowe i serwis dość znaczne, lecz przewidywalne.
Częstotliwość zmian profilu duża i losowa, szybkie starzenie się wyrobów i pojawianie nowych na rynku.
Innowacje
Nieliczne i nierewolucyjne zmiany, nieprzynoszące przełomu w wartościach użytkowych oraz metodach wytwarzania i dystrybucji.
Innowacje o tendencji rosnącej, przyrostowe, nierewolucyjne, dające się przewidzieć.
Duża, zmienna w czasie frekwencja odkryć i wynalazków prowadząca do nowych wyrobów i metod wytwarzania, przyśpieszająca zakończenie cyklu życia wielu wyrobów.
Rynek towarowy
Popyt, podaż i konkurencja ustabilizowane, względnie stała liczba klientów (odbiorców lub dostawców).
Sytuacja na rynku zmienna, pojawiają się nowi konkurenci, wycofują się zaś starzy, konkurencja umiarkowana, możliwa do przewidzenia.
Ostra konkurencja, a także utrzymywanie się recesji, inflacja, rozwój sytuacji na rynku trudny do przewidzenia.
Stosunki kierownictwa i załogi
Stosunki uregulowane, spokój społeczny.
Wystąpienie sprzeczności interesów obu stron, renegocjowanie umów zbiorowych przy nie zmienionych postawach i wzorcach zachowań.
Zmiany postaw i wzorców zachowań, a także preferencji społecznych, prowadzące do ewentualnych konfliktów. Możliwe strajki i negocjowanie nowych warunków płacy i pracy.
Stosunki społeczno-polityczne w otoczeniu
Spokój społeczno-polityczny.
Niepewność bez oznak niepokojów, objawy zniechęcenia społecznego, w dalszym otoczeniu napięcia i zagrożenia.
Duże napięcia w kraju lub na arenie międzynarodowej, znaczne zaburzenia w stosunkach handlowych oraz monetarnych.
Polityka gospodarcza i społeczna
Polityka gospodarcza i finansowa państwa stabilna i stymulująca rozwój.
Polityka gospodarcza i finansowa zmienna, nerwowa, zasady regulacji chwiejne, dorywcze, mało stabilne.
Polityka chaotyczna, doraźna i restrykcyjna zależnie od rozwoju sytuacji gospodarczej, stała ingerencja w funkcjonowanie rynku i jednostek gospodarczych. Napięcia w gospodarce.
Źródło:
J.W. Gościński, Cykl życia organizacji, PWE,
Warszawa 1989, s. 92 - 93.
Przedsiębiorstwa jako współczesne
organizacje gospodarcze posiadają następujące cechy:
a) są organizowane w celu
eksploatacji surowców, produkcji dóbr, handlu lub usług,
b) są poddawane stałej presji
konkurencji i przemysłów wdrażających produkty substytucyjne,
c) istnieją w nich grupy
kierownicze posiadające władzę formalnie określoną,
d) funkcjonują w nich
sformalizowane mechanizmy oddziaływania i kontroli zachowań,
e) wewnętrzna harmonia i społeczne
współdziałanie są niezbędnym czynnikiem sprawnej realizacji celów
i zadań,
f) mają możliwość przeżycia
jedynie w przypadku choćby minimalnej sprawności działania.
3 Istota procesu organizowania
Organizacja to grupa ludzi, którzy
współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany,
aby osiągnąć pewien zestaw celów. Wszystkie organizacje wykorzystują
cztery podstawowe rodzaje zasobów ze swojego otoczenia: zasoby ludzkie,
pieniężne, rzeczowe i informacyjne. Zasoby ludzkie to uzdolnienia
zarządcze i siła robocza. Zasoby pieniężne traktuje się jako
kapitał finansowy wykorzystywany przez organizację do finansowania
działań zarówno bieżących, jak i długookresowych. Do zasobów
rzeczowych należą surowce, pomieszczenia biurowe i produkcyjne
oraz sprzęt. Zasoby informacyjne są natomiast wszelkiego typu
użyteczne dane niezbędne do skutecznego podejmowania decyzji.[19]
Struktura systemu jest tą częścią
organizacji, która jest ustalona, trwała i tworzy podstawę do
zachowania stałego lub względnie stałego uporządkowanego schematu
całej organizacji. Struktura łączy i dzieli organizację.
Według J. Zieleniewskiego
struktura organizacyjna to ogół takich stosunków między częściami
zorganizowanej całości oraz między nimi a całością, które mają
znaczenie ze względu na jej organizację.
Za strukturę organizacji uważa
się zbiór elementów (komórek organizacyjnych) i sprzężeń
występujących między nimi w obrębie danej organizacji.
Wyróżnia się następujące rodzaje
powiązań organizacyjnych:
liniowe - wyrażają formalne
podporządkowanie,
funkcjonalne - wynikają ze
współdziałania,
techniczne - wynikają
z uczestnictwa w procesie technologicznym,
informacyjne - przepływ
informacji między jednostkami organizacji.
Według Grupy Astońskiej strukturę
organizacyjną można określić w sześciu wymiarach:
konfiguracja - charakteryzująca kształt
struktury organizacyjnej, a szczególnie rozpiętość i spiętrzenie
kierowania oraz proporcje rozmaitych kategorii pracowników,
centralizacja - charakteryzująca rozmieszczenie
uprawnień do podejmowania decyzji,
specjalizacja - charakteryzująca podział
pracy wewnątrz organizacji, rozdział formalnych obowiązków,
standaryzacja - związana z typowością
procedur organizacyjnych,
formalizacja - określająca zakres, w jakim
zasady, procedury, instrukcje i łączność znajdują odzwierciedlanie
w dokumentacji organizacyjnej,
tradycjonalizm - możliwy zakres zwyczajów
w organizacji w stosunku do możliwego zakresu biurokratycznych procedur
(w jakim stopniu działania organizacji są zestandaryzowane przez
zwyczaje, a w jakim przez przepisy).[20]
"Organizowanie jest to
dobór środków i warunków działania oraz ich uporządkowanie
w czasie i przestrzeni. Efektem organizowania jest powstanie
struktury umożliwiającej sprawne i skuteczne zarządzanie
organizacją. W procesie tworzenia struktury organizacyjnej należy
kierować się następującymi zasadami:
1. Zasada podziału pracy według
A. Smitha, polegająca na podziale złożonych czynności na mniejsze
elementy i powierzenia ich wykonania odrębnemu stanowisku.
2. Zasada harmonizacji
K. Adamieckiego, polegająca na harmonijnym doborze elementów
i zharmonizowaniu przebiegu działań w czasie.
3. Zasada specjalizacji, polegająca
na grupowaniu stanowisk według kryterium podobieństwa czynności
i przedmiotu działalności.
4. Zasada hierarchii i rozpiętości
kierowania. Zasada hierarchii zakłada podział organizacji na szereg
szczebli zarządzania pozostających w hierarchicznej zależności od
siebie, określającej nadrzędność (podrzędność) jednych komórek
względem drugich. Rozpiętość kierowania określa liczba stanowisk,
jakimi w sposób efektywny może kierować dany przełożony.
5. Zasada najkrótsze drogi, która
postuluje możliwie największe skrócenie drogi związanej z przepływem
decyzji, informacji i dokumentów.
6. Zasada delegowania uprawnień,
zgodnie z którą decyzje powinny być podejmowane w miejscu
pojawienia się problemów. W praktyce oznacza to konieczność
znalezienia złotego środka pomiędzy centralizacją i decentralizacją
w zarządzaniu.
7. Zasada równowagi zadań,
uprawnień i odpowiedzialności, która podkreśla, że w ślad
za delegowaniem zadań powinno iść delegowanie uprawnień do ich
realizacji.
8. Zasada wyjątku ściśle
korespondująca z zasadą delegowania uprawnień oraz równowagi
kompetencji i odpowiedzialności. Zgodnie z nią zatwierdzeniu przez
szczebel wyższy podlegają takie czynności szczebli niższych, które
odbiegają od zadań ramowych."[21]
Ważnym wnioskiem nasuwającym
się po przeczytaniu tych zasad jest to, że nikt sam nie da rady
pokierować organizacją, zwłaszcza, jeżeli jest ona już znacznych
rozmiarów. Dlatego istotną sprawą jest podział przedsiębiorstwa na
szczeble i stworzenie między nimi zależności. Każdy musi wiedzieć,
jakie ma obowiązki i względem kogo podlega. W innym przypadku
będzie panował nieład i jednostka nie ma większych szans na
przetrwanie. Takie rozwiązanie pomoże również podczas kontroli
czynności organizacyjnych, a także korygowanie ich, w razie
konieczności, co pozytywnie wpłynie na zwiększenie poziomu jej
sprawności.
Rysunek 3. Etapy organizowania
Źródło: D. Lewicka, Słowa i gesty,
"Businessman Magazine" 1995, nr 11.
"Ludzie sukcesu pracują w sposób
zorganizowany, czyli:
- Przemyślany - zmierzają do
założonych celów
- Planowy
- Konsekwentny"[22].
Ta złota dewiza powinna przyświecać
każdemu menadżerowi jako motto jego pracy. Przywódcy niezorganizowani
nie wykonują działań w sposób przemyślany tylko improwizują,
co nie zawsze kończy się dobrze. Sukces przedsięwzięcia nie wymaga
nadludzkiego wysiłku, ale dobrej organizacji i wcześniejszego,
solidnego przygotowania do niej. Dobrze zorganizowane i przemyślane
działanie przywódcy powinno być wykonane według schematu zwanego
cyklem organizacyjnym, czyli uzależnionymi od siebie etapami.
- Przedstawienie współpracownikom
celu działania
- Zadbanie, aby środki przeznaczone
na dany cel były wystarczające
- Opracowanie najlepszej strategii
w celu osiągnięcia zamysłu
- Zapewnienie odpowiednich ludzi
na odpowiednim stanowisku oraz stosownych środków i warunków do
pracy
- Wykonanie postawionych
priorytetów
- Sprawdzenie, czy wykonane zadanie
jest zgodne z wcześniejszymi oczekiwaniami
Z każdym podejściem do wykonywania
tego samego procesu kierownicy mają większe doświadczenie i dzięki
temu możliwość poprawy efektywności powtórnego działania, bo
"nie ma rozwiązań idealnych, dlatego można usprawniać dosłownie
wszystko."[23]
4 Podejmowanie decyzji w zarządzaniu organizacją
Podejmowanie decyzji przewija
się przez cały proces zarządzania. Każda płaszczyzna
zarządzania stawia problemy, aby je rozwiązać, trzeba
podjąć trafne decyzje. Dlatego tak ważne jest, aby każda
z nich była dobrze przemyślana. "W definiowaniu decyzji na
płaszczyźnie organizacji i zarządzania wskazuje się dodatkowo
na nielosowy charakter, sytuujący decyzję jako następstwo analizy
i oceny różnych wariantów."[24]
Decyzję z perspektywy organizacji
nie można określić jednoznacznie. Ma ona kilka aspektów. Decyzja
jest to:
- "akt świadomego i zarazem
nielosowego wyboru sposobu rozwiązania problemu ujawnionego w toku
realizacji celów organizacji (...)
- analiza i ocena sposobów
rozwiązywania problemu który ma odnosić się do znalezionego kompromisu
(...)
- Postanowienie precyzujące
sposób rozwiązania problemu, zatwierdzone po dokonaniu analizy
i oceny różnych wariantów".[25]
Organem decyzyjnym jest zawsze
człowiek. Ma on do dyspozycji maszyny i urządzenia, które mają mu
pomóc w podejmowaniu decyzji, ale tylko on ma rozum i wolną wolę
i ponosi całą odpowiedzialność za to, co postanowi. W każdej
sytuacji istnieje alternatywa rozwiązań, wybór między akceptacją
danej decyzji a jej zaniechaniem.
W kwestii odpowiedzialności za
podjęte decyzje bardzo ważna jest struktura firmy. Jeżeli jest ona
scentralizowana, to ostateczne decyzje i odpowiedzialność za nie
ponoszą pracownicy piastujący stanowiska wysokiego szczebla. Jeżeli
jest to struktura zdecentralizowana, to decyzje podejmują pracownicy
na niższych szczeblach i ponoszą za nie odpowiedzialność.
Podejmowane decyzje uzależnione
są od stopnia pewności i kompletności informacji na interesujący
decydenta temat. Dlatego można podzielić je na:
- Podejmowane w warunkach pewności
- skutki podejmowanych decyzji dają się z łatwością przewidzieć,
gdyż decydent ma pewne i wiarygodne informacje, ryzyko popełnienia
błędu jest małe
- Podejmowane w warunkach
ryzyka - skutki podejmowanych decyzji określa się, szacując
prawdopodobieństwo niepowodzenia, decydent mógł mieć do czynienie
z podobnym problemem i jest w stanie porównać możliwość powodzenia
obecnej decyzji
- Podejmowane w warunkach
niepewności - stopień prawdopodobieństwa zaistnienia pewnych zdarzeń
może wynikać z niezależnych od decydenta czynników zewnętrznych,
nie ma on wystarczających informacji, aby być pewnym, co do następstw
swoich decyzji.
"Z kwestią kontroli nad
sytuacją decyzyjną wiąże się zakres decyzji kierowniczej
rozumiany wieloaspektowo. Czas realizacji decyzji i jej skutków
określa w pewnym sensie zbiór uwarunkowań tworzących środowisko
decyzyjne i wpływających na pewność, ryzyko lub nieprzewidywalność
skutków."[26] Decyzje strategiczne dotyczą spraw kluczowych
dla przedsiębiorstwa (wybór rynków docelowych, dziedziny
działalności). Podejmowane są przeważnie na długi okres
czasu i mają duże znaczenie dla istnienia organizacji. Skutki
nieprzemyślanych posunięć mogą być niemożliwe do odwrócenia. Aby
zmniejszyć ryzyko podejmowanych decyzji, trzeba przeprowadzić analizę
rynkową. W węższym zakresie, ale również w celu realizacji
strategii firmy, podejmowane są decyzje taktyczne. Dotyczą one nie
całej organizacji, a pewnych jej aspektów. Dzięki temu zaangażowanie
zasobów firmy jest mniejsze, ale ryzyko nadal występuje. Ostatni
rodzaj to decyzje operacyjne. Dotyczą bieżących spraw organizacji
i rozwiązywane są w krótkim czasie. Ryzyko niepowodzenia jest
bardzo małe, gdyż dotyczą spraw, które ciągle się powtarzają
(zakup materiałów u producenta). Mają krótki horyzont czasowy,
a wiedza i doświadczenie decydenta są pewnego rodzaju gwarancją
ich powodzenia.
W celu realizacji oczekiwań
organizacji, od menadżera wymaga się logicznego myślenia
i racjonalności działania. Może to nastąpić tyko wtedy, gdy
decydent:
- "ma pewną informację
o możliwych wariantach wyboru i środowisku decyzyjnym,
- w warunkach niepewności
i ryzyka jest w stanie skutecznie wyeliminować niepewność,
- potrafi logicznie ocenić wszelkie
aspekty związane z sytuacją decyzyjną,
- świadomie podejmuje działania
w interesie organizacji".[27]
Rysunek 4. Model racjonalnego procesu
decyzyjnego
Źródło: A. Wiśniewska, Podejmowanie
decyzji, Zarządzanie, Wyższa Szkoła
Promocji, Warszawa 2010, s. 61
Skuteczne zarządzanie zależy od
słuszności podejmowanych decyzji i prawidłowości ich realizacji. Aby
decyzje były poprawne, decydenci muszą mieć wiele informacji
ekonomicznych, niezbędnych w procesie zarządzania. Podstawą
zarządzania są jednak tylko informacje dokładne, istotne, aktualne,
rzetelne, kompletne, łatwo i szybko dostępne, poprawne w procesie
przetwarzania, opłacalne ekonomicznie. Mając taki zbiór, kierownicy
mogą przystąpić do procesu decyzyjnego. Każda z wymienionych cech
jest na tyle ważna, że bez niej informacje tracą swoją wartość
dla osoby podejmującej decyzję. Na przykład, jeżeli informacja
nie będzie kompletna lub dane w niej zawarte nie będą aktualne,
jej wykorzystanie będzie niemożliwe. Podobnie jest z kosztami
jej gromadzenia i przetwarzania - nie mogą przewyższać
przewidywanych efektów działań, które podjęte zostaną w wyniku
tej informacji. W obecnych warunkach gospodarczych coraz większa jest
samodzielność przedsiębiorstw. Aby skutecznie zarządzać taką firmą,
na każdym szczeblu rośnie zapotrzebowanie na informacje. Dlatego
większe organizacje decydują się na systemy informacyjne, które
w większej części zaspakajają te potrzeby.
Coraz częściej słychać o metodzie
grupowego podejmowanie decyzji. Są to przeważnie decyzje strategiczne
dla organizacji. Aby utwierdzić się w słuszności podejmowanej decyzji
menadżerowie zbierają dokładne informacje na dany temat. Najbardziej
rozpowszechnionymi metodami grupowego podejmowania decyzji są grupy
interaktywne, delfickie i nominalne. Grupa interaktywna charakteryzuje
się tym, że do podjęcia decyzji powołuje się już istniejący lub
nowo powołany zespół osób. Członkowie grup tworzą wewnętrzne
koalicje, spierają się i po pewnym okresie rozważań podejmują
odpowiednią decyzję. Korzyści, jakie płyną z tej metody to
to, że członkowie oddziaływują na siebie wzajemnie w sposób
inspirujący. Grupa delficka polega na uzyskaniu potrzebnych opinii od
niezależnych od siebie ekspertów. Później następuje uśrednienie
otrzymanych poglądów. Ostatnia to grupa nominalna. W przeciwieństwie
do metody delfickiej, której uczestnicy grupy nie kontaktują
się ze sobą, członkowie grupy nominalnej spotykają się. Tylko
nominalnie są grupą, dlatego że nie mają możliwości swobodnej
dyskusji, jak w grupie interaktywnej. Grupy nominalne najczęściej
wykorzystywane do opracowania twórczych i innowacyjnych rozwiązań oraz
pomysłów. Menedżer tworzy grupę światłych ludzi i przedstawia im
ogólny zarys problemu. Członkowie tej grupy są proszeni o indywidualne
spisanie możliwie największej liczby rozwiązań. Pomysły zostają
zapisane na tablicy w pomieszczeniu, gdzie grupa się zbiera. Natomiast
dyskusja ogranicza się do prostych wyjaśnień. Po wyliczeniu wszystkich
wariantów ma miejsce bardziej otwarta dyskusja. Członkowie grupy
głosują zwykle przez przypisanie odpowiedniej rangi poszczególnym
wariatom. Rozwiązanie, które zajęło najwyższe miejsce stanowi
decyzję grupy. Menedżer może zachować prawo do akceptacji lub
odrzucenia decyzji przez grupę.
Do grupowego podejmowania
decyzji można również dołączyć "burzę mózgów". Jest to
proces twórczego myślenia w celu znalezienia wielu rozwiązań
dla danego problemu. Metoda ta stawia na rozwiązania ilościowe, nie
jakościowe. Głównym założeniem "burzy mózgów" jest przekonanie,
iż synergia pracy grupowej znacznie poszerza opcje odkrycia twórczych
rozwiązań. Metoda ta bardzo często stosowana jest w zarządzaniu
jakością.
Metoda grupowego rozwiązywania
problemów ma swoje mocne i słabe strony. Do plusów tej metody
zaliczamy fakt, że są to decyzje o wysokiej jakości. Zespół
pracując razem buduje między sobą zaufanie i wiarę we własne siły,
podwyższając swoje umiejętności decyzyjne. Minusem tej metody są
przede wszystkim jej wysokie koszty i utrata czasu. Jest również obawa,
że podjęte decyzje mogą być zdominowane przez silniejsze psychicznie
osoby.
Często ludzie nie mają pojęcia,
ile decyzji podejmują w ciągu jednego dnia. Robią to spontanicznie,
przeważnie kierując się intuicją. Jednak w sprawach zawodowych
przeczucie to za mało, aby podjąć dobrą decyzję. Dlatego warto
skorzystać ze sprawdzonych technik, żeby rozwiązania były zawsze
trafne i korzystne.
[1] A.K. Koźmiński, W. Piotrowski,
Zarządzanie, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2010,
s. 29.
[2] H. Król,
A. Ludwiczyński, Zarządzanie zasobami ludzkimi, ... op. cit., s. 11.
[3] B. Kożusznik, Kierowanie zespołem
pracowniczym, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2008,
s. 60.
[4] J. Supernat, Istota i społeczne znaczenie organizacji,
Instytut Nauk Administracyjnych Uniwersytet Wrocławski,
Wrocław 2005, s 6.
[5] I. Bielski, Podstawy
marketingu, Toruń, 2007, s. 109
[6] R. W. Griffin, Podstawy
Zarządzania Organizacjami,... op. cit., s. 67.
[7] H. Król, A. Ludwiczyński
(red), Zarządzanie zasobami ludzkimi, tworzenie
kapitału ludzkiego organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN,
Warszawa 2007,.
[8] R. W. Griffin, Podstawy
Zarządzania Organizacjami,... op. cit., s. 72.
[11] Król H., Ludwiczyński, Zarządzanie zasobami ludzkimi... op. cit., s. 89.
[12] J. Zieleniewski,
Organizacja i zarządzanie, PWN, Warszawa 1975,
s. 203.
[13] P.F. Drucker, Praktyka zarządzania,
Czytelnik Nowoczesność AE w Krakowie 1994, s. 79.
[14] B. Kaczmarek, B. Sikorski, Podstawy zarządzania, Absolwent, Łódź 1996,
s. 52-54.
[15] Terelak J. F.,
Psychologia organizacji i zarządzania,
Difin, Warszawa 2005, s. 66.
[16] A.K
Koźmiński., W. Piotrowski (red.), Zarządzanie. Teoria
i praktyka, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2001, s. 30.
[19] R. W. Griffin, Podstawy
zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
2004, s. 5.
[20] H. Bieniok, J. Rokita, Struktura organizacyjna
przedsiębiorstwa, Wyd. PWN, Warszawa 1984. A. K. Koźmiński,
W. Piotrowski (red.), Zarządzanie. Teoria
i praktyka, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2001.
[21] M. Dołhasz, J. Fudaliński, M. Kosała, H. Smutek, Podstawy zarządzania. Koncepcje, strategie, zastosowania,
PWN, Warszawa 2009, s. 51.
[22] H. Bieniok i in., op. cit.,
s. 56
[24] K. Bolesta-Kukułka, Decyzje menadzerskie,
PWE, Warszawa 2003, s. 43
[25] A. Wiśniewska, Podejmowanie decyzji,
Zarządzanie, Wyższa Szkoła Promocji, Warszawa
2010, s. 57.
[27] R. W. Griffin, Podstawy zarządzanie
organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, warszawa 2002,
s. 272-273.