Zarządzanie Przez Cele w dziale sprzedaży i nie tylko - Jacek Jędrzejczak

Wstęp

Koncepcja Zarządzania Przez Cele (ZPC) powstała w Stanach Zjednoczonych już w latach pięćdziesiątych. Pomimo, że od tego momentu upłynęło ponad pół wieku, jej umiejętne zastosowanie nadal może przynosić efekty.

Niniejszy poradnik, dotyczy stosowania Zarządzania Przez Cele (ZPC) jako koncepcji, ale i narzędzia pozwalającego skutecznie zarządzać działaniami pracowników na każdym szczeblu organizacji zgodnie z celami i strategią firmy.

Zawarte w nim treści można polecać wszystkim osobom, które na codzień kierują zespołami pracowników i odpowiedają za realizację zadań i celów na poziomie pionów, działów, a nawet mniejszych komórek organizacyjnych.

Poradnik w przystępny sposób opisuje posługiwanie się techniką ZPC, począwszy od wyboru modelu określania zadań, poprzez sposoby ich formułowania i przekazywania pracownikom, a skończywszy na aspektach technicznych i psychologicznych związanych z monitorowaniem i oceną ich realizacji.

Przedstawiony materiał zwraca również uwagę na najczęściej spotykane problemy i możliwe rozwiązania, dotyczące aspektów posługiwania się tą techniką jak i uwarunkowań związanych z psychologią zarządzania.

W niniejszym poradniku, autor przedstawia odpowiedzi na kluczowe pytania związane ze stosowaniem omawianej techniki zarządzania:

- Jak powiązań cele i zadania pracownika z celami i strategią firmy?

- Jak prawidłowo formułować cele i zadania?

- Jak radzić sobie z określaniem zadań jakościowych i ilościowych?

- Jak zmotywować pracownika do realizacji stawianych zadań i celów?

- Jakich błędów wystrzegać się przy rozliczaniu realizacji zadań?

- Jak można powiązać ZPC z systemem motywacyjnym?

W poradniku umieszczono szereg tabel oraz praktycznych przykładów dotyczących wszystkich faz stosowania techniki ZPC, ze szczególnym uwzględnieniem problematyki formułowania celów ilościowych i jakościowych oraz pomiaru poziomu ich wykonania.

Cele i zadania pracownika, a cele działu i firmy

Cele stawiane poszczególnym pracownikom muszą być pochodną celów i strategii całej firmy, co wynika z hierarchii procesu planowania.

Pamiętajmy, że takie podejście pozwala pracownikom zrozumieć powiązanie tego, czym się zajmują z celami firmy, przez co zwiększa się ich orientacja sytuacyjna, a przez to inicjatywa i kreatywność w podejściu do codziennych obowiązków.

Schemat kaskadowania celów

Dzięki takiemu podejściu możliwe staje się zrozumienie przez pracownika nie tylko "Co" ma zrobić, ale pojawia się również kontekst tego działania ("Dlaczego mam to robić?"). Ma to szczególne znaczenie z punktu motywacyjnego. Mówiąc kolokwialnie - człowiek woli bowiem realizować działania, w których widzi głębszy sens i znaczenie.

Warto przy tym podkreślić, że taki efekt może ulec wzmocnieniu jeśli pracownik będzie angażowany w przekładanie celów działu lub firmy na swoje własne cele stanowiskowe (wątek ten będzie jeszcze rozwinięty w dalszej części poradnika).

Planowanie celów i zadań

Uwzględniając powyższe rozważania można powiedzieć, że cele stawiane na różnych poziomach muszą być ze sobą kompatybilne i powiązane. Aby uzyskać ten efekt najlepiej układać je kaskadowo, a więc w sposób polegający na ich wyznaczaniu na wszystkich poziomach planowania i organizacji.

Do tego zagadnienia można podejść dwutorowo: przyjąć planowanie z "góry na dół" lub "z dołu do góry". Każde z tych rozwiązań ma jednak swoje wady i zalety.

Wodospad może być dobrym synonimem planowania z "góry na dół" (źródło: tapeciarnia.pl)

Planowanie "z góry na dół"

Zasada działania tego modelu polega na zachowaniu następującej sekwencji:

- Zarząd firmy wyznacza cele dla całej organizacji,

- Zarząd firmy wraz z dyrektorami działów ustala cele dla działów,

- Dyrektorzy działów określają cele dla kierowników komórek,

- Kierownicy komórek ustalają cele dla bezpośrednich podwładnych.

Wady i zalety planowania "z góry na dół" (źródło: Opracowanie własne)

Warto podkreślić, że obserwacje codziennych praktyk zarządczych wskazują na fakt, że jest to najczęściej spotykany model postępowania w ZPC. Jednak stosowanie go w "czystej formie" nie pozwala na uniknięcie wad, które cechują taki model planowania i kaskadowania. Dlatego warto przeanalizować możliwości, jakie stwarza druga z możliwości, czyli planowaie "z dołu do góry".

Planowanie "z dołu do góry"

To sposób planowania i stawiania celów oparty na dużym udziale pracowników. Kolejność czynności przy takim trybie planowania i stawiania celów jest następujący:

- Pracownicy określają cele dla siebie samych,

- Przełożony agreguje zebrane od pracowników dane na poziomie działu i przekazuje dalej,

- Kierownictwo najwyższego szczebla zbiera dane ze wszystkich działów i przekłada na cele operacyjne firmy.

Wady i zalety planowania "z dołu do góry" (źródło: Opracowanie własne)

Analiza powyższych informacji pokazuje, że również stosowanie wyłącznie takiego modelu planowania celów i zadań cechują pewne słabości. Pomimo, że uzyskujemy tutaj istotnie większe zaangażowanie pracowników, to pojawia się potencjalne zagrożenie dla rynkowej skuteczności działania firmy jako takiej. Nawet przy bardzo wysokim poziomie kompetencji pracowników trudno bowiem zakładać, że będą oni mieli dokładnie takie same priorytety i wiedzę jak właściciele i menedżerowie firmy.

Uwzględniając powyższe rozważania dotyczące zasad działania obu modeli planowania, warto rozważyć trzeci wariant przedstawiony w kolejnym podrozdziale.

Mieszany model planowania celów i zadań w ZPC

Model mieszany planowania celów i zadań pozwala na eliminację głównych słabości modelów planowania "z góry na dół" i "z dołu do góry", poprzez ich przemyślane połączenie.