Wstęp

Spotkania to ważna część życia każdej organizacji. Będąc menedżerem, co najmniej jedną czwartą swojego czasu poświęcisz na spotkania. W siedemdziesięciu, a nawet osiemdziesięciu procentach będą to spotkania indywidualne lub grupowe.

Im więcej ludzi jest w organizacji i im większa jest złożoność powiązanych ze sobą zadań, tym większa potrzeba organizowania spotkań grupowych, by rozwiązywać problemy, podejmować decyzje, dzielić się informacjami, wymieniać poglądy i opinie.

Zgodnie z moim ulubionym powiedzeniem: "spotkania to zarządzanie w działaniu" - są one okazją do potwierdzenia własnych umiejętności menedżerskich (lub zdiagnozowania braków w tym obszarze) oraz do rozwijania takich kompetencji, jak komunikowanie się z innymi, wywieranie wpływu i efektywne realizowanie celów organizacji.

Spotkania te pod pewnym względem można porównać do działań reklamowych. Szacuje się, że pięćdziesiąt procent pieniędzy wydanych na reklamę to pieniądze zmarnowane. Nie wiadomo tylko, o które pięćdziesiąt procent chodzi. Ocenia się również, że podczas spotkań marnuje się pięćdziesiąt procent czasu, lecz nikt nie wie, jak tę niepotrzebną połowę wyeliminować.

Wiele spotkań trwa za długo, są one nieefektywne, nie koncentrują się na osiąganiu rezultatów, mają nieokreślony cel i brak im jasno wytyczonego kierunku. Mimo to nie można z nich zrezygnować. W środowisku biznesowym są absolutnie konieczne i niezbędne, by osiągnąć sukces.

Wywieraj wpływ na innych

Z tej książki dowiesz się, jak efektywniej uczestniczyć w spotkaniach i jak nimi kierować, by osiągnąć maksymalny zwrot z zainwestowanego czasu.

Jeśli jesteś menedżerem, sposób, w jaki planujesz i prowadzisz spotkania, bardzo silnie wpływa na przebieg twojej kariery zawodowej. W ich trakcie jesteś obserwowany zarówno przez przełożonych, jak i przez podwładnych. Na twój ilościowy i jakościowy wkład w spotkanie baczną uwagę zwracają przede wszystkim przełożeni. Jeśli jesteś efektywny, to możesz zostać uznany za osobę mającą potencjał do awansu. W trakcie spotkań możesz błyszczeć lub ponosić porażki. Zależy to od ciebie. Nie możesz jednak tego uniknąć.

Jeśli jesteś liderem, podwładni, obserwując, w jaki sposób prowadzisz spotkania, ocenią twoją wiarygodność, kompetencje, inteligencję i osobowość.

Menedżerowie osiągający sukcesy to tacy, którzy wiedzą, jak efektywnie prowadzić spotkania. Peter Drucker powiedział, że "spotkania są podstawowym narzędziem zarządzania". Ze względu na to, że dużą część życia zawodowego spędzisz na spotkaniach, dla osiągnięcia przez ciebie sukcesu ważne jest, byś nauczył się, jak najlepiej wykorzystywać poświęcony na nie czas, i co robić, by w ich trakcie realizować założone cele.

Oszczędzaj czas

Jeśli udoskonalisz swoje umiejętności prowadzenia spotkań, to będziesz mógł wykorzystać czterdzieści procent traconego dotychczas czasu na wykonywanie efektywnej pracy i osiąganie lepszych rezultatów, co pozwoli ci na szybsze wspinanie się po korporacyjnej drabinie. Jeśli jednak nie będziesz efektywny, to nie osiągniesz sukcesu jako menedżer.

Ta książka zajmuje się dwoma rodzajami spotkań. Pierwszy z nich, z jakim najczęściej masz do czynienia, to spotkania grupowe. Drugi to spotkania indywidualne, podczas których rozmawiasz z jedną osobą lub małą grupą ludzi, by negocjować, pytać, dyscyplinować, zatrudniać, zwalniać, nagradzać, delegować czynności lub wykonywać inne zadania związane z kierowaniem.

W tej książce znajduje się dwadzieścia jeden kluczowych idei będących efektem wielu lat nauki i badania organizacji oraz koordynowania efektywnych spotkań. Gdy zaczniesz stosować te wszystkie idee, lub chociaż tylko niektóre z nich, twoja efektywność podczas spotkań wzrośnie tak bardzo, że trudno ci będzie uwierzyć w różnicę.

1 Rodzaje spotkań

Thomas J. Watson, założyciel IBM, powiedział, że punktem wyjścia do tego, by spotkanie było efektywne, jest zastanowienie się z wyprzedzeniem nad jego przebiegiem.

Najpierw należy określić, jakiego rodzaju będzie planowane spotkanie, a następnie zorganizować je w taki sposób, by jak najefektywniej wykorzystać czas uczestników. Zbyt wiele spotkań ma charakter spontaniczny, ad hoc; są organizowane bez myśli przewodniej, bez przygotowania i zastanowienia się nad efektami, jakie powinny być osiągnięte.

Jest pięć rodzajów spotkań. Niektóre z nich mają wspólne elementy, lecz z każdym związane są specyficzne wymagania.

Dzielenie się informacją

Pierwszy rodzaj to spotkania poświęcone dzieleniu się informacją, gdy ludzie spotykają się, by omówić postępy w realizacji zadań i wymienić się informacjami. Zadaniem każdego uczestnika jest przekazanie innym aktualnej wiedzy o własnych działaniach. Przykładem może być rutynowe spotkanie zespołu.

Tego typu spotkania koncentrują się na zadaniach, a nie na realizacji konkretnego celu. Są jednak częścią procesu i bardzo ważnym środkiem komunikacji. Większość pytanych menedżerów uważa, że spotkania służące dzieleniu się informacją są w organizacji drugą co do ważności formą komunikowania się. (Formą najbardziej istotną są spotkania indywidualne).

Rozwiązywanie problemów

Drugim rodzajem są te spotkania, które służą rozwiązywaniu problemów. Są one ukierunkowane na realizację celów oraz misji i mają pomagać w rozwiązywaniu konkretnych problemów. Spotkania takie są organizowane często, zazwyczaj ad hoc. Czas ich trwania zależy od złożoności problemu, który ma być rozwiązany.

Spotkania operacyjne

Są to spotkania, w których uczestniczą przedstawiciele różnych działów organizacji. Mają one na celu zapoznanie ich z "szerokim obrazem sytuacji".

Komitet

Czwartym rodzajem spotkań jest komitet. Są to spotkania organizowane cyklicznie, mające ustalony przebieg, w których uczestniczy grupa tych samych osób. Ich celem jest monitorowanie realizacji zadań, planowanie i wymienianie się informacją zwrotną.

Dobrym przykładem tego typu spotkań są zebrania komitetu jakości. Grupa ta zbiera się regularnie, by ocenić wykonane zadania, zastanowić się nad metodami poprawienia jakości i przygotować rekomendacje w tym zakresie dla kierownictwa.

Nauka i szkolenie

Piątym typem spotkań są sesje szkoleniowe lub seminaria. Ich celem jest przekazanie uczestnikom określonej wiedzy. Przykładem mogą być sytuacje, gdy wprowadza się nowy sprzęt lub technologię, lub gdy inicjuje się nowy program.

Wiele spotkań łączy w sobie elementy wszystkich wymienionych pięciu rodzajów. Jednak żeby były one efektywne, trzeba podjąć decyzję, które są dominujące.