Rozdział 1. Zasady rachunkowości finansowej
Osoby, które nie mają wykształcenia ekonomicznego, postrzegają pracę buchalterów jako - nie bójmy się tego sformułowania - czarną magię. Przeciętny członek zarządu, właściciel przedsiębiorstwa lub każda inna osoba, która nie ukończyła kursów z podstaw rachunkowości, nie jest w stanie zrozumieć niczego (lub prawie niczego) z pracy księgowego, a zwłaszcza z zasad rządzących tą dziedziną. Niestety, jeśli ktoś piastuje wysokie stanowisko w przedsiębiorstwie lub co gorsza jest jego właścicielem, nie może uciec przed tą wiedzą - prędzej czy później będzie musiał się z nią zmierzyć. Spróbujmy na wstępie ustalić, komu służy rachunkowość i praca księgowych? Dlaczego w ogóle ich zatrudniamy i jaką wnoszą oni wartość do firmy? Czym w ogóle się zajmują? Odpowiedź na te pytania nie jest tak oczywista, jak się powszechnie wydaje: księgowość jest kosztem i służy rozliczeniu się z urzędem skarbowym. Fakt, po części tak jest, ale istnieją jeszcze inne cele. Otóż księgowość służy także rozliczeniu się spółki z jej właścicielami. Obok tak zwanej rachunkowości podatkowej mamy równoległą dziedzinę wiedzy, zwaną rachunkowością finansową lub inaczej bilansową. Jej efektem jest często rachunek zupełnie odmienny od rachunku podatkowego. Ten rachunek pokazuje właśnie elementy istotne dla właścicieli przedsiębiorstwa.
Rachunkowością finansową rządzą także odmienne przepisy aniżeli w rachunkowości podatkowej, zwłaszcza w przypadku większych przedsiębiorstw, tj. takich, które podlegają corocznemu badaniu bilansu przez biegłego rewidenta. Są to wszystkie spółki spełniające co najmniej dwa z trzech niżej wymienionych warunków:
1. Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób.
2. Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro.
3. Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.
Zasady rachunkowości finansowej tych spółek określa ustawa o rachunkowości, którą dalej będziemy nazywali krótko ustawą. Spółki niespełniające ww. warunków również powinny stosować regulacje ustawy, jednakże mogą one pominąć część jej zapisów na bazie dedykowanych im wyłączeń w najistotniejszych kwestiach, czyli de facto mogą oprzeć swoje zasady prowadzenia księgowości na rachunkowości podatkowej.
W jeszcze ciekawszej sytuacji są spółki notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. One muszą stosować się do specyficznych regulacji, traktując je jako przepisy wyższego rzędu niż ustawa. Otóż narzuca się im stosowanie tzw. Międzynarodowych Standardów Rachunkowości oraz Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej, które dalej będziemy nazywali MSR-ami. Także spółki córki zagranicznych koncernów notowanych na innych giełdach oraz spółki córki podmiotów prowadzących rachunkowość wg MSR-ów mogą (ale nie muszą, jest to ich autonomiczna decyzja) stosować te same regulacje co ich matki.
Prawodawstwo dla poszczególnych przedsiębiorstw zostało wyszczególnione w tabeli 1.1.
Tabela 1.1. Obowiązujące źródła prawa rachunkowego w Polsce
Charakter spółek (rodzaje rachunkowości)
Rachunkowość podatkowa
Rachunkowość finansowa
Spółki niepodlegające obowiązkowi badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta
Ustawa o podatku dochodowym i inne ustawy podatkowe
Ustawa o rachunkowości (ustawa), lecz w pewnych zakresach można stosować zapisy ustawy o podatku dochodowym
Spółki podlegające obowiązkowi badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, lecz niestosujące MSR
Ustawa o podatku dochodowym i inne ustawy podatkowe
Ustawa jako prawo podstawowe, w sprawach nieuregulowanych MSR
Spółki stosujące MSR, czyli giełdowe (obowiązkowo) lub spółki córki innych przedsiębiorstw stosujących MSR (fakultatywnie)
Ustawa o podatku dochodowym i inne ustawy podatkowe
MSR jako prawo podstawowe, w sprawach nieuregulowanych ustawa
Wszystko byłoby w porządku, gdyby regulacje tych różnych ustaw oraz standardów były w miarę podobne. W niektórych przypadkach tak jest, ogólne zasady rachunkowości obowiązują we wszystkich tych płaszczyznach, jednakże ich interpretacja jest w szczegółowych przypadkach zupełnie odmienna. Weźmy przykład najprostszy, tj. zakładany okres amortyzacji zakupionego środka trwałego, dajmy na to samochodu osobowego kupionego za 100 000 zł dla naszego dyrektora sprzedaży (czytaj: akwizytora).
Przy rozliczeniu dochodu do opodatkowania (dla urzędu skarbowego) nie pozostawiono nam żadnego pola do interpretacji. Jest tabela i konkretny wyznacznik: okres amortyzacji wynosi 5 lat.
Ustawa jest mniej konkretna i mówi, co następuje: Odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji [...] z ewentualnym uwzględnieniem przewidywanej przy likwidacji ceny sprzedaży netto pozostałości środka trwałego. Przy ustalaniu okresu amortyzacji i rocznej stawki amortyzacyjnej uwzględnia się okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego [...] [Art. 32].
Spróbuję wytłumaczyć, jak należy czytać ten przepis. Otóż powinniśmy ustalić okres amortyzacji środka trwałego wg posiadanej wiedzy... technicznej. Jeśli standardem jest, że auto służbowe użytkujemy przez 6 lat, wówczas taki właśnie powinniśmy przyjąć czas deprecjacji jego wartości. Uwaga! Powinniśmy również uwzględnić fakt, iż po tym czasie samochód sprzedamy za, dajmy na to, 10% jego wartości początkowej. Amortyzujemy wówczas przez założony okres wartość pomniejszoną o spodziewaną cenę sprzedaży.
Natomiast wg MSR-ów problem zaczyna się już przy ustalaniu wartości początkowej środka trwałego, czyli w tym przypadku potrzebnego nam samochodu. Istnieją tutaj aż dwie możliwości:
1. Według kosztu (cena nabycia lub koszt wytworzenia).
2. Wartość godziwa.
Aby było jeszcze ciekawiej, dalsza wycena również może odbywać się wg jednego z dwóch sposobów:
1. Według kosztu historycznego (wartość początkowa minus odpisy amortyzacyjne).
2. Wartość godziwa (czyli coroczny szacunek rzeczywistej ceny rynkowej).
Jeśli zdecydujemy się na drugi z ww. sposobów, wówczas o okresach amortyzacji i o określeniu wartości rezydualnej (tak nazywa się wartość pozostałą w tym przypadku po okresie amortyzacji, czyli wskazaną wyżej prawdopodobną cenę uzyskaną przy sprzedaży pozostałości środka trwałego, np. w konsekwencji jego złomowania) decyduje zarząd przedsiębiorstwa. Powinien on przy ustalaniu tych wartości kierować się rzeczywistością gospodarczą, zdrowym rozsądkiem i przede wszystkim polityką rachunkowości obowiązującą w spółce kapitałowej.
W ślad za tymi przepisami podążają pytania: jak je wytłumaczyć i o co w ogóle w tym wszystkim chodzi? W przypadku wspomnianego wyżej samochodu możemy jako wartość początkową przyjąć cenę jego nabycia, czyli 100 000 zł, jeżeli jednak uznamy, że wartość godziwa (tzn. rynkowa) jest inna, możemy przyjąć taką kwotę do naszego bilansu. Później możemy również wybrać dwie ścieżki, tj. próbować corocznie wyceniać nasz samochód lub przyjąć z góry pewne założenie stałej utraty wartości przez zakładany okres użytkowania (ustaliliśmy już wcześniej, że jest to 6 lat) do poziomu założonej z góry wartości rezydualnej (tu przyjęliśmy 10% wartości początkowej). Postępujemy więc tak samo, jak byśmy zrobili, posiłkując się zapisami ustawy. Istotna różnica pomiędzy ustawą a MSR-ami jest jednak taka, że wcale nie musimy pojazdu amortyzować, w dodatku nie musimy tego czynić, rozpoczynając od ceny zakupu, możemy też wybrać inne ścieżki postępowania, o ile jesteśmy w stanie uzasadnić, iż są one rozsądne gospodarczo.
Aby uzasadnić różnice między rachunkowością podatkową, rachunkowością bilansową wg ustawy oraz rachunkowością wg MSR-ów, tak naprawdę trzeba sięgnąć do psychologii. Psychologia kwalifikuje poszczególnych przedstawicieli zbiorowości, jaką jest ludzkość, do jednego z czterech głównych wyróżniających się typów osobowości:
1. Dyktator choleryk.
2. Towarzyski sangwinik.
3. Perfekcyjny melancholik.
4. Spokojny flegmatyk.
Pierwsze dwa typy to ekstrawertycy, dwa pozostałe to introwertycy. Ponadto 1. i 2. to optymiści o zawyżonej samoocenie, a 3. i 4. to pesymiści o obniżonym poczuciu własnej wartości. Są jednakże różnice między typami 1. i 2. Dyktator to typowy zadaniowiec, nastawiony na realizację celów, niekierujący się uczuciami, natomiast sangwinik to promotor i innowator, człowiek nastawiony przede wszystkim na relacje z ludźmi i uczucia. Melancholik to perfekcjonista skupiony na pięknie swoich analiz i niepotrafiący podejmować decyzji, z kolei flegmatyk decyzje podejmować potrafi, jednakże dopiero po głębszych i długotrwałych przemyśleniach. Schemat komunikacji pomiędzy poszczególnymi typami osobowości w każdym przedsiębiorstwie przedstawia rysunek 1.1.
Rysunek 1.1. Schemat komunikacji między typami osobowości
Jeśli przyjrzymy się uważnie rysunkowi, zauważymy, że nie ma komunikacji pomiędzy:
- cholerykiem i flegmatykiem,
- sangwinikiem i melancholikiem.
Teraz przechodzimy do clou naszych rozważań - związku przedstawionych informacji z typami rachunkowości, w tym zwłaszcza spojrzeniu ich autorów na sposób podania i zakres informacji w implementowanej legislacji. Spróbujmy na wyżej przedstawionym schemacie umieścić typowego niegdyś buchaltera oraz doradcę podatkowego. Otóż obaj są - niemal bez wyjątku - perfekcyjnymi melancholikami. Ustawodawca, tworząc ustawy podatkowe, potrzebuje kogoś, kto się na tym zna i mu je napisze. Taką grupą są wspomniani doradcy. Zatem prawo podatkowe piszą zwykle perfekcyjni melancholicy. Efekt jest taki, że nie ma tutaj prawie wcale pola do interpretacji, poziom zaufania ustawodawcy do wykonawców jest bardzo niski, gdyż uważa on, iż wszystkie niuanse powinny zostać przewidziane, a ścieżki postępowania - odpowiednio rozpisane. Oczywiście jest to wygodna ścieżka również dla drugiej strony, która szukając właściwych metod postępowania w kwestii ewidencji zakupu na przykład wspomnianego wcześniej auta, natrafia na twarde, konkretne wytyczne.
Na drugim biegunie jest sposób przedstawiania ścieżek postępowania wg MSR-ów. Jest to legislacja napisana z myślą o dużych przedsiębiorstwach przez osoby, które są innowatorami, tymże firmom doradzają i skupiają się głównie na stronie zarządczej i realizacji celów strategicznych. Główną intencją MSR-ów oraz ich szczegółowych zapisów jest ochrona właścicieli (czyli akcjonariuszy) przez tworzenie legislacji nakładających obowiązek prowadzenia takiej ewidencji, aby przedstawiała ona kwoty jak najbliższe przede wszystkim "rzeczywistej wartości przedsiębiorstwa", czyli obowiązek prawidłowej wyceny aktywów i zobowiązań. Z mniejszą atencją traktuje się natomiast skutki dla wyniku danego okresu. Ten fakt, w połączeniu z typem osobowości ludzi piszących te przepisy, a widać tu ewidentną nadreprezentację sangwiników, powoduje, że zdaniem twórców prawa nie trzeba ujmować wszystkiego w sztywne ramy. W MSR-ach królują przepisy sugerujące wyceny wg "wartości rynkowych", przyjęcie "zasadnych gospodarczo" okresów użytkowania i wiele innych elementów, o których można powiedzieć, iż są nieco "płynne". Jeżeli odbiorcą tych przepisów jest księgowy będący typowym melancholikiem, nie da się ukryć, że ma on wrażenie chaosu. Ten typ osobowości nie lubi bowiem takich "nieostrych" wykładni i stara się wyszukać coś, co może stanowić pewien punkt zaczepienia. Często naśladują postępowanie innych w podobnej materii. Widać to chociażby w sposobie prezentacji bilansu i rachunku wyników przez polskie spółki notowane na giełdzie, który jest w miarę jednolity, mimo iż obowiązujące je MSR-y nie wskazują konkretnego ich kształtu, mówią tylko o "ujęciu pozycji istotnych", cokolwiek to oznacza.
Gdzieś pośrodku między tymi skrajnymi metodologiami uplasowała się ustawa, która pierwotnie była zbliżona sposobem kształtowania przepisów do ustaw podatkowych, jednakże w ramach postępującego ciągle dostosowywania ustawodawstwa krajowego do unijnego (czyli w tym przypadku do MSR-ów) zaczyna ona coraz bardziej przypominać właśnie MSR-y, wywołując jednocześnie oburzenie, frustrację i dużą dawkę niezrozumienia dla "głupoty" (?) nowych przepisów u "starych księgowych". Nie podejmuję się tutaj rozstrzygania, kto ma rację i która metoda jest lepsza.
Na pocieszenie można dodać, że bez względu na rodzaj przepisu sterujący naszym życiem rachunkowym, istnieją pewne generalne zasady regulujące postępowanie w zakresie wyceny majątku i wykazywania jego źródeł finansowania, w tym także ujęcia przychodów oraz kosztów działalności, bo tym przecież ta dziedzina się zajmuje. Zasady te prezentuje tabela 1.2.
Tabela 1.2. Generalne (bazowe) zasady rachunkowości
Zasada
Treść zasady i interpretacja
Memoriałowa
- Należy ująć zdarzenia gospodarcze w księgach rachunkowych do okresów, których one dotyczą, nie zważając na terminy płatności oraz - w pewnych przypadkach - nawet na dokumenty.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty".
Interpretacja:
Moment ujawnienia przychodu bądź kosztu nie zależy od terminu płatności ani daty wystawienia faktury, kluczowe znaczenie ma tutaj moment zdarzenia gospodarczego, np. dzień lub okres realizacji usługi.
Współmierności
- Należy ująć koszty współmiernie do przychodów z nimi związanych.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione".
Interpretacja:
Ujawniamy koszt w księgach nie wtedy, gdy kupujemy lub zapłacimy, lecz dopiero wtedy, gdy sprzedamy produkt, który został wytworzony na bazie ww. kosztu.
Istotności
- Należy ująć wszystkie istotne zdarzenia.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. Jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku określonego w ust. 1. "czyli stosować politykę i zasady rachunkowości tak, aby rzetelnie i jasno wykazać stan majątkowy i wynik finansowy"".
Interpretacja:
Stosując tę zasadę, można odstąpić od pewnych obowiązków i stosować pewne uproszczenia, jednakże należy postępować tak, aby nie popełnić istotnego błędu.
Ostrożności
- Wyceniając zdarzenia gospodarcze, postępuj ostrożnie.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie (wytworzenie) ceny (koszty), (różnica z MSR/MSSF, gdzie możliwa jest też wartość godziwa i testy na utratę wartości) z zachowaniem zasady ostrożności".
Interpretacja:
Stosując tę zasadę, nie należy podchodzić z nadmiernym optymizmem do wyceny zdarzeń gospodarczych i wartości aktywów i zobowiązań, należy przede wszystkim pamiętać o cyklach koniunkturalnych.
Wyższości treści nad formą
- Ujmij zdarzenia gospodarcze zgodnie z ich rzeczywistą treścią.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną".
Interpretacja:
Stosując tę zasadę, należy pokazać w księgach rzeczywistą treść każdej transakcji, nawet jeśli dokumenty mówią coś zupełnie innego.
Zasada ciągłości
- Konsekwentnie stosuj wybraną metodologię ujawniania i wyceny zdarzeń gospodarczych.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne. Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych".
Interpretacja:
Nie należy z przyczyn koniunkturalnych zmieniać raz przyjętych zasad wyceny zdarzeń gospodarczych i wyceny aktywów i zobowiązań, w szczególności jeśli sama zmiana miałaby chwilowy pozytywny wpływ na wynik finansowy.
Zasada kontynuacji
- Załóż, że będziesz kontynuował działalność w istotnie niezmienionym zakresie.
- Ustawa precyzuje zasadę następująco:
"Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym. Ustalając zdolność jednostki do kontynuowania działalności, kierownik jednostki uwzględnia wszystkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości, obejmującej okres nie krótszy niż jeden rok od dnia bilansowego".
Interpretacja:
Wszystkie zasady wyceny zdarzeń gospodarczych, aktywów i zobowiązań stosujemy wówczas, jeżeli zakładamy, że nasze przedsiębiorstwo będzie istniało jeszcze co najmniej przez rok. Jeśli nie, wówczas musimy wycenić aktywa i zobowiązania metodą likwidacyjną. Stosowna metoda postępowania w takim przypadku zostanie przedstawiona w następnym rozdziale.
Po przestudiowaniu ww. zasad można przyjąć założenie, że ich znajomość powinna nam pozwolić wybrać właściwą ścieżkę postępowania przy ewidencji każdego zdarzenia gospodarczego. Zasady te są jak dekalog dla każdego chrześcijanina. Wyznaczają właściwe kierunki działań i są nadrzędne wobec innych przepisów. W zasadzie na nich można zakończyć podstawową lekcję księgowości, gdyby nie fakt, że wiele zdarzeń gospodarczych wymyka się prostemu widzeniu świata. Ustawodawca przyjął, zresztą słusznie, że wiele tematów wymaga dodatkowego wyjaśnienia, rozszerzenia i interpretacji, stąd taka ustawa nie zamyka się na jednej stronie, lecz liczy ich bardzo wiele. Podobnie obszerne jest ustawodawstwo w zakresie MSR-ów.
Przykłady praktycznego zastosowania zasad rachunkowości wskazano w tabeli 1.3.
Tabela 1.3. Przykładowa ewidencja na bazie interpretacji zasad rachunkowości
Przykład
Fakt gospodarczy
Ewidencja zdarzenia gospodarczego
Przykład 1.
Realizujemy usługę remontową dla naszego klienta. Czas realizacji usługi to 1,5 miesiąca, począwszy od 1 grudnia 2012 roku do 15 stycznia 2013 roku. Realizacja usługi będzie przebiegała w sposób ciągły i w miarę równomierny. Umawiamy się z klientem, że wyślemy fakturę do 7 dni po zakończeniu projektu z terminem płatności 14 dni od daty wystawienia. Kiedy ewidencjonujemy przychody?
Stosujemy zasadę memoriałową, traci dla nas znaczenie zarówno termin płatności, jak i moment wystawienia faktury, która jest tylko dokumentem potwierdzającym wystąpienie zdarzenia gospodarczego. O dacie ewidencji przychodu decyduje moment zdarzenia, w tym przypadku jest to ciągły, równomierny czas realizacji usługi. W związku z powyższym zakładamy, że 2/3 usługi zostanie zrealizowane w grudniu, a 1/3 w styczniu, i tak ewidencjonujemy przychody.
Przykład 2.
Kupujemy 100 ton węgla przeznaczonego do produkcji ciepła dla naszych klientów. Czy mamy koszty?
Stosujemy tutaj zasadę współmierności kosztów do przychodów, odpowiedzialną między innymi za budowanie wartości zapasów. Koszty wystąpią więc nie wówczas, gdy kupimy, lecz wtedy, gdy sprzedamy towar lub produkt. W naszym przypadku węgiel będzie służył do realizacji procesu produkcyjnego i w momencie zakupu ewidencjonujemy jego wartość jako zapas. Dopiero w chwili, gdy wyprodukujemy z naszego węgla ciepło, będziemy mogli wykazać koszty.
Pojawia się tutaj bardzo ciekawy problem. Załóżmy, że transakcja kupna nie była jednorazowa - staramy się stale uzupełniać zapas, nabywając towar po różnych cenach. Potem sukcesywnie go zużywamy do produkcji ciepła. Zasadnicze pytanie brzmi: który węgiel właśnie przetworzyliśmy na ciepło i sprzedaliśmy: ten kupiony wczoraj, ten kupiony miesiąc temu czy ten kupiony pół roku temu?
Otóż decyduje o tym przedsiębiorstwo, ustalając swoją politykę rachunkowości, czyli zbiór zasad księgowych, które ma zamiar systematycznie stosować. Jednym z elementów polityki rachunkowości jest wybór metody wyceny zapasów, czyli przeniesienia ich do kosztów w momencie sprzedaży.
Mamy do wyboru następujące metody:
1. Identyfikacji indywidualnej - metoda do zastosowania tylko w pewnych szczególnych warunkach, gdy potrafimy określić, że właśnie zużyliśmy partię kupioną, dajmy na to, w zeszły piątek. Realnie przy jednorodnym produkcie, takim jak na przykład węgiel, raczej nie do zastosowania.
2. FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) - po prostu zawsze wyjmujemy najstarsze zapasy.
3. LIFO (ostatnie weszło, pierwsze wyszło) - po prostu wyjmujemy najmłodsze zapasy - kontrowersyjna metoda pozostawiająca w "worku" zapasów najstarsze ewidencyjnie zakupy, zakazana przez MSR-y ze względu na możliwe nadużycia.
4. Średnioważonych cen - po prostu cały czas wyceniamy nasz zapas po średniej cenie złożonej dla wszystkich jeszcze niewyjętych zakupów. Mimo że wydaje się łatwa, jest to metoda najtrudniejsza ewidencyjnie do zastosowania - jeśli ktoś nie wierzy, niech spróbuje się pobawić na przykładach. Dlatego jest bardzo rzadko stosowana.
Przykład 3.
Kupujemy za gotówkę maszynę do wyważania opon w naszym warsztacie samochodowym. Zakładamy, że będzie ona nam służyła przez mniej więcej 5 lat, potem ją zezłomujemy, przy czym przychody uzyskane z tego tytułu mają marginalne znaczenie, więc mogą zostać pominięte.
Tutaj ponownie musimy zastosować zasadę współmierności. Nasza maszyna będzie służyła do realizacji przychodów powstałych dzięki jej pracy przez zakładany okres 5 lat i na taki okres powinniśmy rozłożyć koszt jej zakupu. Robimy to, dokonując tzw. odpisów amortyzacyjnych, po 1/60 ceny zakupu w każdym miesiącu.
Oprócz spraw ewidencyjnych uzyskujemy również korzyść kosztorysową, tzn. budując cenę końcowego produktu, tj. usługi wyważania opon, mamy bazę w postaci odpowiednio odniesionego kosztu zakupu potrzebnego do jej realizacji użytkowanego środka trwałego.
Przykład 4.
Kupujemy ww. maszynę nie ze środków własnych, lecz w ramach 3-letniej usługi leasingowej (o wartości 120% ceny zakupu) wg warunków zawartych w "Umowie leasingu operacyjnego". Ponadto po 3 latach możemy zakupić maszynę za 1% wartości pierwotnej.
Tutaj wkracza zasada wyższości treści nad formą. Nawet bez znajomości wprowadzonych niedawno zmian do ustawy w tym zakresie oraz bez wiedzy o treści MSR 17 - Leasing, możemy, posiłkując się wskazaną wyżej zasadą, wskazać właściwą ewidencję. Trzeba tylko odczytać rzeczywistą (a nie dokumentacyjną) treść transakcji, która jest następująca: To my kupiliśmy tę maszynę, w szczególności to my będziemy czerpali korzyści z jej użytkowania. Wobec tego powinniśmy przyjąć tę maszynę w poczet ewidencji własnych środków trwałych, tak jakbyśmy sami ją kupili, i następnie amortyzować koszt jej zakupu dokładnie tak jak w przykładzie 3. Natomiast umowa leasingowa jest tylko metodą finansowania wskazanego zakupu, wskutek czego powinniśmy część odsetkową (czyli w tym przypadku 20% ponad wartość zakupu środka trwałego) potraktować jako koszty finansowe w momencie poniesienia (czyli w trakcie spłaty rat).
Przykład 5.
Realizujemy długoterminowy kontrakt budowlany.
Tutaj mają zastosowanie przepisy szczególne, wyodrębnione zarówno w ustawie, jak i w dedykowanym MSR 11 - umowy o usługę budowlaną. Ale bez wnikania w niuanse tych przepisów możemy, znając zasady memoriałową i współmierności, poradzić sobie z ewidencją. Otóż najtrudniejsze w tym przypadku jest ustalenie przypadającego na dany okres w trakcie realizacji kontraktu... przychodu. Jego wartość zależy bowiem na przykład od stopnia zaangażowania prac. Jedną z metod jego mierzenia jest... stopień już poniesionych nakładów w relacji do planowanych i stopień prawdopodobieństwa realizacji zakładanych zysków. W każdym razie każde przedsiębiorstwo realizujące długoterminowe (czyli dłuższe niż 6 miesięcy) kontrakty (nie tylko budowlane) powinno ustalić w ramach własnej polityki rachunkowości metodę wyceny tychże kontraktów, skutkującą zaewidencjonowaną wartością przychodów oraz kosztów dla danego okresu. Wbrew pozorom, przychodami i kosztami nie są wynegocjowane zaliczki i innego typu transze przekazywanych środków bądź kwoty faktur częściowych.
Przykład 6.
Kupujemy maszynę, którą zamierzamy sprzedać z zyskiem. Nasze przedsiębiorstwo zajmuje się bowiem handlem technologią oraz wyspecjalizowanym sprzętem.
Tutaj o ewidencji decyduje przeznaczenie kupionej rzeczy. Nie zamierzamy bowiem realizować korzyści z zakupu tej maszyny przez wiele lat, lecz chcemy na niej zarobić jednorazowo. Kupiona maszyna staje się zapasem do chwili sprzedaży, a kiedy ten moment już nastąpi, wówczas przychodem ze sprzedaży będzie uzyskana przez nas cena i do tej ceny odniesiemy wartość ewidencyjną zapasu, czyli koszt jej zakupu. Zrobimy to jednak dopiero w dniu sprzedaży.
Przykład 7.
Handlujemy w naszym sklepie wieloasortymentowym towarem, przy czym nie jesteśmy w stanie ewidencjonować zakupu każdego elementu osobno, gdyż jest ich nieskończenie wiele i pojedynczo ich wartość jest niewielka. Stosujemy jednakże w naszej działalności w miarę stałe marże - tak jak w sklepach "Wszystko po 4 złote".
Z pewną nieśmiałością możemy tutaj powołać się na zasadę istotności zarówno przy ewidencji zapasów, jak i przy przeniesieniu ewidencyjnym kwot z magazynu do kosztów w momencie sprzedaży. Po prostu traktujemy nasz towar jako jedną wielką zbiorowość ze stałymi marżami i do każdej sprzedaży przyporządkowujemy odpowiednią porcję kosztów, jednocześnie wyjmując ją z "worka" zapasów.
Powołujemy się na to, że nie popełniamy istotnego błędu, stosując tego typu uproszczenie, a dokładna realizacja obowiązku ewidencyjnego wg jakiejkolwiek metody (FIFO, LIFO, średnioważonej, nie mówiąc już o indywidualnej identyfikacji) przyniosłaby niewspółmiernie wysoki nakład sił i środków w relacji do efektu.
Oczywiście metoda ta będzie się sprawdzała dopóty, dopóki nie powstaną wcale niepomijalne odchylenia, wynikające z błędnego szacunku.
Przykład 8.
Regularnie wypłacamy naszej załodze premie kwartalne, realizacja następuje zawsze w miesiącu następującym po kwartale. Kiedy ewidencjonujemy koszty?
Wracamy do zasady memoriałowej. Premia kwartalna wypłacona w kwietniu dotyczy I kwartału, czyli zarówno stycznia, jak i lutego oraz marca. Jeśli warunki wypłaty premii zapisane są w układzie zbiorowym, porozumieniu płacowym lub innym dokumencie, sprawa jest ewidentna. W styczniu ewidencjonujemy 1/3 przewidywanych kosztów, w lutym kolejną 1/3 i w marcu analogicznie to samo. Jeśli natomiast premia jest uznaniowa, zarząd przedsiębiorstwa powinien szacować w każdym miesiącu prawdopodobieństwo jej wypłaty w kwietniu. Nasz przykład jednak narzuca rozwiązanie, jeśli bowiem płacimy ją regularnie, trudno uznać, że przyszła wypłata nie jest prawdopodobna. Mamy więc koszty już w styczniu, lutym oraz marcu.
Ta zasada ewidencji jest również prawidłowa ze względów kosztorysowych. Nie otrzymujemy bowiem przy szacowaniu kosztu roboczogodziny żadnych większych periodycznych odchyleń, które nie są uzasadnione w kontekście długoterminowej pracy zatrudnionego człowieka.
Przykład 9.
Układ zbiorowy przewiduje wypłatę tzw. trzynastki w styczniu przyszłego roku.
Zasada memoriałowa. Tu nie można mieć żadnych wątpliwości. Premia dotyczy bieżącego roku i w tymże okresie powinniśmy ewidencjonować jej koszty (po 1/12 szacunkowej wartości w każdym kolejnym miesiącu).
Przykład 10.
Umówiliśmy się z pracownikami, że wypłacimy im premię roczną w maju następnego roku, jednakże pod warunkiem, iż przedsiębiorstwo wykaże zysk na zakładanym poziomie.
Wg zasady memoriałowej powinniśmy ujmować koszt w okresie, którego on dotyczy. Problem w tym, że nie wiemy, czy wypłata w ogóle nastąpi, zależy to bowiem od pewnych czynników, które mogą, ale nie muszą wystąpić.
Zalecenia są wówczas następujące: zarząd powinien szacować prawdopodobieństwo wypłaty w każdym okresie i ewidencjonować koszt (w postaci rezerwy na premię) lub nie, w zależności od aktualnych wyników oraz (co chyba jednak jest ważniejsze) w zależności od prognozowanego wyniku rocznego.
Dwie bazowe zasady, tj. memoriałowa i współmierności, pozwalają nam również rozdzielić tzw. OPEX-y i CAPEX-y (ang. operating expenses (expenditures), capital expenses (expenditures)), czyli rozróżnić wydatki, które wejdą od razy do rachunku zysków i strat jako koszty, oraz wydatki, które będą "aktywowane" i rozliczone w czasie. Po prostu charakter tych pierwszych służy operacyjnej działalności przedsiębiorstwa, a charakter drugich skłania do nazwania ich inwestycjami. One budują nam majątek trwały. Zasady te pozwalają w przypadku tych drugich wydatków zrozumieć istotę kosztu amortyzacji. Jest to po prostu odroczenie w czasie kosztu zakupu aktywa, ze względu na to, że poniesiony wydatek wpłynie na przychody, które będziemy realizowali przez cały okres użytkowania tego elementu. Wszystko zgodnie z zasadą współmierności.
Aby zrozumieć istotę księgowości i pracę ludzi ją wykonujących, należy również wiedzieć, że polega ona po prostu na stałej wycenie aktywów i zobowiązań. Ale o tym, czym są aktywa oraz zobowiązania, dlaczego są tak istotne z naszego punktu widzenia i jakie metody stosujemy do ich wyceny, napiszę w następnym rozdziale.
Uwaga do tabeli 1.3.
Przykład zastosowania metod identyfikacji zapasów FIFO oraz LIFO
Poniżej wskazano, jak zastosowanie odpowiedniej metody wpływa na efekt w postaci wyniku przedsiębiorstwa. Wyobraźmy sobie spółkę rozpoczynającą działalność w zakresie handlu węglem, przy czym jest oczywiste, że najpierw musi ona towar ten zakupić (najlepiej w okresie niskich cen), aby sprzedać go w odpowiednim momencie (czyli wtedy, gdy jest na niego popyt). Ilości oraz ceny zakupu oraz sprzedaży przedstawia tabela 1.4.
Tabela 1.4. Dane do wyliczenia wyniku finansowego spółki handlującej węglem
Dane bazowe
Tytuł/okres
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Razem rok
Ilość sprzedanego węgla [t]
500
500
3 200
2 000
6 200
Cena sprzedaży [zł/t]
300
400
600
600
Uzyskane wpływy [zł]
150 000
200 000
1 920 000
1 200 000
3 470 000
Ilość zakupionego węgla [t]
2 400
2 200
1 500
500
6 600
Cena zakupu [zł/t]
200
300
500
700
Poniesione wydatki na zakup węgla [zł]
480 000
660 000
750 000
350 000
2 240 000
Koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa [zł]
100 000
100 000
100 000
100 000
400 000
Razem wydatki [zł]
580 000
760 000
850 000
450 000
2 640 000
Najpierw rozpatrzmy wariant ustalania kosztu wg metody FIFO. Przełoży się to na rozkład zapasów jak w tabeli 1.5.
Tabela 1.5. Ustalenie kosztu wg metody FIFO
Rozchód kupionego węgla [ilości]
Weszło/wyszło [t]
Weszło
I kw.
Weszło
II kw.
Weszło
III kw.
Weszło
IV kw.
Wyszło - suma kontrolna*
Koszt zakupu do RW [zł]**
Ilość zakupu
2 400
2 200
1 500
500
Cena zakupu
200
300
500
700
Rozchód w I kwartale
500
500
100 000
Rozchód w II kwartale
500
500
100 000
Rozchód w III kwartale
1 400
1 800
3 200
820 000
Rozchód w IV kwartale
400
1 500
100
2 000
940 000
Weszło - suma kontrolna***
2 400
2 200
1 500
100
6 200
1 960 000
Pozostało na zapasach na następny rok
0
0
0
400
400
280 000
* Rubryka Wyszło musi ilościowo odpowiadać sprzedaży w poszczególnych kwartałach.
** Koszt zakupu odniesiony do rachunku wyników jest sumą iloczynów ilości rozchodu węgla pochodzącego z danej partii oraz ceny zakupu tejże partii.
*** Rozchód następuje do wyczerpania zapasów, począwszy od najstarszych zakupów w każdym okresie.
Ta tabela wymaga krótkiego wyjaśnienia. W I kwartale kupiliśmy 2400 ton węgla, płacąc po 200 zł za tonę, ale sprzedaliśmy tylko 500 ton. Do wyniku jako koszt odnosimy tylko cenę zakupu tychże sprzedanych ilości (czyli 500 ton kupionych po 200 zł za tonę). W następnym kwartale dokupiliśmy 2200 ton, płacąc po 300 zł za tonę, a sprzedaliśmy znów tylko 500 ton. Z "worka zapasów" do kosztów wyciągamy 500 ton (znowu te najstarsze, czyli kupione w I kwartale). Koszty zakupu będą więc identyczne jak w poprzednim okresie. Natomiast ciekawiej jest w III kwartale, w którym sprzedaliśmy aż 3200 ton w wyniku zwiększonego popytu. Do kosztów "wyciągamy z zapasów" resztę węgla kupionego w I kwartale (czyli 1400 ton kupionych po 200 zł za tonę) oraz musimy jeszcze dodać 1800 ton kupionych w II kwartale po 300 zł. Dodatkowo dokupiliśmy na zapas 1500 ton po znacznie wyższej cenie, czyli 500 zł za tonę. W ostatnim kwartale roku kupiliśmy jeszcze 500 ton, płacąc aż 700 zł za tonę, oraz sprzedaliśmy 2000 ton. Do kosztów zakupu "wyciągamy" resztę węgla z partii kupionej w II kwartale (400 ton po 300 zł), całość zakupu z III kwartału (1500 ton po 500 zł za tonę) oraz część zakupu najnowszego, czyli 100 ton po cenie aż 700 zł. Pozostałe 400 ton kupionych w IV kwartale po cenie 700 zł pozostanie na stanie zapasów na koniec badanego roku.
Przy takich parametrach wynik finansowy w danym roku będzie taki, jak przedstawiono w tabeli 1.6.
Jeśli natomiast zastosujemy metodę LIFO, rozchód będzie przebiegał jak w tabeli 1.7.
Efekt naszego postępowania wg powyższej tabeli przełoży się na wynik finansowy.
Tabela 1.6. Ustalenie wyniku finansowego wg metody FIFO
Tytuł/okres
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Razem rok
Przychody [zł]
150 000
200 000
1 920 000
1 200 000
3 470 000
Koszty zakupu węgla [zł]
100 000
100 000
820 000
940 000
1 960 000
Marża brutto na sprzedaży [zł]
50 000
100 000
1 100 000
260 000
1 510 000
Koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa [zł]
100 000
100 000
100 000
100 000
400 000
Wynik finansowy [zł]
-50 000
0
1 000 000
160 000
1 110 000
Tabela 1.7. Ustalenie kosztu wg metody LIFO
Rozchód kupionego węgla [ilości]
Weszło/wyszło
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Wyszło - suma kontrolna*
Koszt zakupu do RW [zł]**
Ilość zakupu
2 400
2 200
1 500
500
Cena zakupu
200
300
500
700
Rozchód w I kwartale
500
500
100 000
Rozchód w II kwartale
500
500
150 000
Rozchód w III kwartale
1 700
1 500
3 200
1 260 000
Rozchód w IV kwartale
1 500
500
2 000
650 000
Weszło - suma kontrolna***
2 000
2 200
1 500
500
6 200
2 160 000
Pozostało na zapasach na następny rok
400
0
0
0
400
80 000
* Rubryka Wyszło musi ilościowo odpowiadać sprzedaży w poszczególnych kwartałach.
** Koszt zakupu odniesiony do rachunku wyników jest sumą iloczynów ilości rozchodu węgla pochodzącego z danej partii oraz ceny zakupu tejże partii.
*** Rozchód następuje do wyczerpania zapasów, począwszy od najmłodszych zakupów w każdym okresie.
Postępujemy tutaj (czyli stosując metodę LIFO) teoretycznie podobnie jak poprzednio, z tą drobną różnicą, że do kosztów wyciągamy zawsze możliwie najmłodsze zakupy (a nie najstarsze jak przy FIFO). Wobec tego, jeżeli nie wyprzedamy magazynu "do zera", na stanie zapasów pozostaną nam zawsze najstarsze zakupy, w tym przypadku będzie to 400 ton kupionych w I kwartale po cenie 200 zł (a nie 400 ton kupionych po 700 zł jak przy FIFO). Wskutek tego działania koszty zakupu w badanym roku będą wyższe o tę właśnie różnicę i wynik przedsiębiorstwa będzie gorszy. Pokazuje to tabela 1.8.
Jeśli jednak zarząd w przyszłości (np. w następnym roku) zdecydowałby się na "czyszczenie" magazynów, uzyskałby wówczas bez większego wysiłku ekstra prezent w postaci odniesienia do rachunku wyników kosztów węgla kupionego po odległej czasowo cenie 200 zł za tonę, a więc relatywnie niskiej. Jest to jedna z przyczyn, dla których wg MSR-ów nie można stosować tej metody wyceny zapasów.
Tabela 1.8. Ustalenie wyniku finansowego wg metody LIFO
Przychody
Tytuł/okres
I kwartał
II kwartał
III kwartał
IV kwartał
Razem rok
Przychody [zł]
150 000
200 000
1 920 000
1 200 000
3 470 000
Koszty zakupu węgla [zł]
100 000
150 000
1 260 000
650 000
2 160 000
Marża brutto na sprzedaży [zł]
50 000
50 000
660 000
550 000
1 310 000
Koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa [zł]
100 000
100 000
100 000
100 000
400 000
Wynik finansowy [zł]
-50 000
-50 000
560 000
450 000
910 000
Komentarz:
Nie można pominąć faktu, że zastosowanie innej metody księgowania rozchodu zapasów przyniosło zupełnie inny wynik przedsiębiorstwa w danym roku, nie wspominając o kompletnie różnych wynikach w poszczególnych kwartałach.
Z tego powodu, aby uniknąć "kombinowania" przez zarządy przedsiębiorstw wynikiem przez dobranie "odpowiedniej" metody rozchodu zapasów, nie powinno się zmieniać wewnętrznych zasad rachunkowości (a sposób wyceny zapasów jest jedną z kluczowych) koniunkturalnie i bez wskazania ważnej przyczyny.
Ponadto MSR-y nie pozwalają na stosowanie metody LIFO, co dość skutecznie zawęża krąg potencjalnych jej użytkowników.