Rozdział 3. Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Informacje ogólne

Kto powinien prowadzić księgę przychodów i rozchodów

Do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:

osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie wykonujące działalność gospodarczą; osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów; osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg; osoby duchowne, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:

opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych; wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym; wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim; dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:

a) po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,

b) otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną lub wystąpieniem z takiej spółki.

Uwaga!

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (tzw. pełnej księgowości) dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość 1 200 000 euro określoną w przepisach o rachunkowości.

Przeliczenia kwoty wyrażonej w euro na walutę polską należy dokonać po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na dzień 30 września danego roku.

A zatem w 2015 r. możesz prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów tylko w przypadku, gdy przychody z działalności gospodarczej w 2014 r. nie przekroczyły limitu w wysokości:

1 200 000 euro × 4,1755 zł/euro = 5 010 600 zł

Limit, po którego przekroczeniu będziesz musiał prowadzić księgi rachunkowe w 2016 r., poznasz więc w dniu 30 września 2015 r. Jeżeli z powodu przekroczenia limitu, o którym mowa wcześniej, będziesz musiał zaprowadzić księgi rachunkowe - pamiętaj, żeby o tym fakcie zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Miejsce przechowywania księgi

W przypadku samodzielnego prowadzenia:

Księgę oraz dowody, które są podstawą wpisów, musisz przechowywać w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli na zawiadomieniu do urzędu skarbowego podałeś siedzibę pod innym adresem niż miejsce prowadzenia działalności, to księga powinna być przechowywana w siedzibie.

W przypadku prowadzenia przez biuro rachunkowe:

w zawiadomieniu wskazujesz dane i adres biura rachunkowego.

Zawiadomienie o prowadzeniu księgi

Do zawiadomienia o zaprowadzeniu księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:

osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, wspólnicy spółki cywilnej, partnerskiej, jawnej,

którzy będą swoje dochody z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej rozliczali na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

O zaprowadzeniu księgi przychodów i rozchodów należy powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego wg miejsca zamieszkania w terminie 20 dni od zaprowadzenia księgi. Istotne jest, że w przypadku spółek osobowych takie zawiadomienie musi złożyć każdy ze wspólników do właściwego urzędu skarbowego wg swojego miejsca zamieszkania. To jest zasada ogólna i na szczęście nie ma od niej wyjątków, ale tego terminu musisz dotrzymać, w przeciwnym razie narazisz się na sankcje z Kodeksu karnego skarbowego.

Przykład 50.

Jeżeli 1 października rozpoczniesz działalność gospodarczą, to jesteś zobowiązany do założenia w tym dniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. O tym fakcie musisz zawiadomić pisemnie naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 21 października, tj. 20 dni od założenia księgi.

Jeżeli w nowym roku zmieniasz ewidencję księgową, to terminem ostatecznym na złożenie zawiadomienia jest 21 stycznia; chyba że 21 stycznia jest dniem ustawowo wolnym od pracy, wtedy ostatecznym terminem będzie pierwszy dzień roboczy po 21. W 2016 r. termin ten przypadnie na 21 stycznia, bo jest to dzień roboczy.

Zawiadomienie o założeniu księgi przychodów i rozchodów składasz:

1. w przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w ciągu roku,

2. w przypadku zmiany formy opodatkowania (np. z ryczałtu, karty podatkowej).

Uwaga!

Jeżeli w poprzednim roku prowadziłeś działalność gospodarczą oraz rozliczałeś swoje dochody na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów i w danym roku chcesz nadal się rozliczać w ten sposób - to nie składasz żadnego zawiadomienia.

Przykład 51.

W poprzednim roku rozliczałeś się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Z Twoich wyliczeń wynika, że zapłaciłbyś o wiele niższy podatek, gdybyś rozliczał się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. W takim razie, żeby zmienić formę rozliczania, musisz zawiadomić o tym fakcie właściwy urząd skarbowy. Pamiętaj o terminie, bo jest on nieprzekraczalny - zawiadomienie musisz złożyć najpóźniej do 21 stycznia danego roku.

Przykład 52.

W danym roku opłacałeś podatek dochodowy, rozliczając się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego. Z Twoich wyliczeń wynika, że gdybyś rozliczał się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podatek byłby o wiele niższy. W takim razie musisz zawiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze opłacania podatku dochodowego na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pamiętaj o terminie, bo jeśli się spóźnisz, będziesz się rozliczał w dotychczasowej formie.

Przykład 53.

W danym roku rozliczałeś się na podstawie ryczałtu ewidencjonowanego, w następnym roku chcesz nadal rozliczać się w tej formie. W tej sytuacji nie musisz wysyłać żadnego zawiadomienia do urzędu skarbowego.

Przykład 54.

W danym roku rozliczałeś swoje dochody na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów i przekroczyłeś limit obrotów zezwalający na tę formę rozliczania. Od 1 stycznia następnego roku musisz prowadzić księgi rachunkowe i na ich podstawie rozliczać swój podatek. Musisz więc zawiadomić urząd skarbowy, że w tym roku będziesz prowadzić księgi rachunkowe.

Przykład 55.

W danym roku prowadziłeś księgi rachunkowe i Twój obrót nie przekroczył ustalonego limitu ograniczającego prawo do rozliczania się na podstawie KPiR. Chcesz w następnym roku rozliczać się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. O zaprowadzeniu księgi przychodów i rozchodów musisz zawiadomić urząd skarbowy.

Nie ma z góry określonej formy takiego zawiadomienia, określono jedynie, że ma to być forma pisemna.

Uwaga!

W związku ze zmianą rodzaju prowadzonej ewidencji księgowej powinieneś również złożyć zgłoszenie aktualizujące, w którym określa się rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej. Obowiązek aktualizacji danych nakłada na Ciebie ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 2012, poz. 1314).

Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej osób fizycznych, to zgodnie z ustawą o swobodzie działalności, składasz wniosek o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Na formularzu CEIDG-1:

1. podajesz datę powstania zmiany, czyli 1 stycznia i rok, w polu nr 2 w rubryce nr 01 - "Rodzaj wniosku";

2. zaznaczasz odpowiedni kwadrat w rubryce nr 20 tego formularza - "Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej".

Wspólnicy spółek osobowych składają zgłoszenie aktualizujące na formularzu NIP-2.

Nasuwa się pytanie: czy w przypadku osób fizycznych do skutecznej zmiany formy opodatkowania wystarczy zmienić formę prowadzenia księgowości tylko we wniosku w CEIDG?

W mojej opinii wg obecnie obowiązujących przepisów powinieneś dokonać zmian w CEIDG oraz zawiadomić pisemnie właściwego naczelnika urzędu skarbowego (patrz rysunek 3.1).

Rysunek 3.1. Przykładowy wzór zawiadomienia

Na podstawie własnych obserwacji radzę pod koniec każdego roku rozważyć, jaka forma opodatkowania będzie dla Ciebie najkorzystniejsza. Nie ma z góry ustalonego wzoru zawiadomienia składanego w urzędzie skarbowym. Wiadomo jedynie, że musi mieć formę pisemną. Oznacza to, że jego wygląd może być dowolny. Musisz pamiętać, żeby w zawiadomieniu podać wszystkie dane identyfikacyjne, aby nie było żadnych wątpliwości, że dotyczy to właśnie Ciebie. Z doświadczenia wiem, że niektóre urzędy mają gotowe wzory takich zawiadomień. W tej sytuacji najlepiej jest skorzystać z takiego formularza - wówczas wiadomo dokładnie, jakie dane w nim umieścić.

Pamiętaj!

Pamiętaj o zrobieniu kserokopii tego zawiadomienia - przechowuj ją razem z poświadczeniem.

Do urzędu zawiadomienie możesz dostarczyć:

osobiście (pamiętaj o poświadczeniu kopii przez urząd),

za pośrednictwem poczty (listem poleconym - decyduje data stempla pocztowego, czyli jeżeli wyślesz 21 stycznia, to termin zostaje zachowany).

(Pamiętaj o przechowywaniu dowodu nadania; najlepiej od razu dołączyć go do kserokopii wysłanego zawiadomienia).

Zdarza się, że korespondencja wysłana do urzędu skarbowego ginie. Mając kserokopię pisma oraz dowód nadania, możesz spać spokojnie, bo nic Ci już nie może odebrać prawa do wybranej formy opodatkowania. W przypadku zagubienia przez urząd Twojej przesyłki oraz braku poświadczenia i kserokopii możesz mieć problem z udowodnieniem swojej racji.

Co to jest podatkowa księga przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest urządzeniem księgowym służącym do ewidencjonowania przychodów i kosztów Twojej firmy związanych z działalnością gospodarczą. Na podstawie zapisów w niej zawartych będziesz wyliczać dochód i swoje podatki.

Z podatkowej księgi przychodów i rozchodów może korzystać każda osoba prowadząca działalność gospodarczą, o ile nie wybierze innej dozwolonej formy opodatkowania. Tak więc jeśli zarejestrowałeś działalność gospodarczą i nie wybrałeś innej formy opodatkowania, musisz prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów. Nie ma na to wpływu forma, w jakiej będziesz opłacać zaliczki na podatek dochodowy: wg skali podatkowej czy podatku liniowego. W obu tych przypadkach ważny jest dochód, który stanowi podstawę wyliczenia podatku.

Nie obawiaj się, jest to forma uproszczonej księgowości. Nie musisz więc kończyć studiów związanych z podatkami ani rachunkowością, aby sobie z nią poradzić. Do tego na pewno potrzebna jest wiedza, dlaczego tak, a nie inaczej zaksięgować i jak ustrzec się błędów. Spróbuję rozwiać Twoje wątpliwości i pokazać Ci, jak masz to robić. W miarę możliwości będę unikać przytaczania przepisów.

Po co prowadzić księgę przychodów i rozchodów

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest dowodem pozwalającym na określenie zobowiązań podatkowych. Sposób jej prowadzenia jest ściśle określony. Musisz pamiętać, że tylko prawidłowo prowadzona księga jest podstawą określenia Twojego podatku dochodowego.

W księdze ewidencjonujesz zarówno przychody, jak i koszty uzyskania przychodów. Oczywiście musisz wiedzieć, jak ten przychód lub koszt uzyskania prawidłowo ująć w księdze. Ale to nie koniec. Musisz dokładnie wiedzieć, co jest przychodem, a co kosztem uzyskania (inaczej mówiąc, o które wydatki związane z działalnością gospodarczą możesz pomniejszyć swój przychód). O tym pisałam w poprzednim rozdziale. Dokładną odpowiedź znajdziesz w ustawie o PIT.

Moim założeniem jest przedstawienie Ci w tej książce podstawowych przychodów i kosztów uzyskania najbardziej prawdopodobnych w Twojej działalności. Niemniej jednak możesz napotkać sytuacje inne niż opisane tutaj. W tym przypadku dobrze byłoby zasięgnąć porady specjalisty lub poszukać odpowiedzi w przepisach prawnych. Pełne teksty ustaw znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów. Tam też możesz znaleźć oficjalne interpretacje podatkowe na temat niejasnych zapisów ustaw. Interpretacja Ministra Finansów może być:

ogólna (dotyczy wszystkich podatników - zastosowanie się do niej chroni Twoje prawa), indywidualna (jest wydawana dla konkretnej osoby w jej indywidualnej sprawie - zastosowanie się przez Ciebie do takiej interpretacji nie chroni Twoich praw, urząd może mieć inne zdanie).

Odpowiedzi na bardziej skomplikowane pytania możesz szukać również w orzecznictwie polskich oraz europejskich sądów administracyjnych, do których należą:

wojewódzkie sądy administracyjne, Naczelny Sąd Administracyjny, Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, Europejski Trybunał Sprawiedliwości.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że dobrze stosujesz przepisy prawa w wątpliwej sytuacji, to najlepiej wystąpić do Ministra Finansów o indywidualną interpretację, co może zrobić każdy. Na stronie MF znajdziesz gotowy formularz ORD-IN, na którym możesz złożyć taki wniosek.

Co powinna zawierać księga przychodów i rozchodów

Niestety, w tym miejscu nie obędzie się bez przytoczenia konkretnego przepisu, ponieważ prowadzenie księgi podatkowej jest z góry określone zasadami, które zostały zawarte rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podatkową księgę przychodów i rozchodów musisz więc prowadzić wg określonego wzoru. Wzór księgi jest określony w załączniku nr 1 rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów.

Rozporządzenie to określa:

1) sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;

2) szczegółowe warunki, jakie powinna spełniać księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych;

3) szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem;

4) terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Księga powinna być zbroszurowana i mieć ponumerowane strony.

W sklepach z drukami akcydensowymi możesz zakupić gotową podatkową księgę przychodów i rozchodów. Wystarczy uzupełnić ją danymi, ponumerować strony i można księgować.

Przypominam!

Nie zapomnij o zawiadomieniu urzędu skarbowego o zaprowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Rzetelność i niewadliwość księgi

Księga rzetelna

Przepisy prawne

Ordynacja podatkowa - art. 193 § 2

Podatkowa księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy.

Dopiero wtedy jest uznawana za dowód przez urząd skarbowy w postępowaniu podatkowym.

Księga jest rzetelna, jeśli dokonywane w niej wpisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Powinna stanowić wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w firmie podczas prowadzenia działalności gospodarczej w danym okresie rozliczeniowym.

Księga zostaje przez urząd uznana za nierzetelną, jeżeli w zapisach księgowych niektóre zdarzenia zostaną pominięte lub błędnie wpisane.

Definicję wyraził WSA we Wrocławiu w wyroku z 12 stycznia 2012 r., sygn. akt I SA/Wr 544/08:

"Rzetelne księgi podatkowe powinny zawierać obraz wszystkich zdarzeń gospodarczych mogących mieć wpływ na wysokość podatku. Nierzetelność księgi podatkowej może polegać na braku zapisów zdarzeń, które miały w rzeczywistości miejsce, lub na ujęciu zdarzeń fikcyjnych, może również polegać na ewidencjonowaniu kwot w wartościach odbiegających od rzeczywistości, na dokonywaniu wpisów niezgodnych z prawdą".

Należy zauważyć, że nie każdy błąd powoduje, że księga jest nierzetelna.

Przypadki, których wystąpienie nie powoduje uznania księgi za nierzetelną - § 11 pkt 4 rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów:

1) niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, lub

2) brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwia podatnikowi prowadzenie księgi, lub

3) błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, lub

4) podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub

5) błędne zapisy są skutkiem oczywistej pomyłki, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów.

Takie same zasady obowiązują w przypadku stwierdzenia braku zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów.

Jak wyjaśnił WSA w Poznaniu w wyroku wydanym 2 kwietnia 2009 r., sygn. Akt I SA/Po 1082/08:

"Z punktu widzenia przepisów Ordynacji podatkowej nie są istotne przyczyny powodujące nierzetelność ksiąg podatkowych, w szczególności to, czy nierzetelność ta była zawiniona poprzez podatnika, czy też nie. Nierzetelność ksiąg podatkowych jest bowiem kategorią obiektywną i nie należy od sposobu czy stopnia przyczynienia się do niej przez podatnika".

Księga niewadliwa

Księgę uważa się za niewadliwą, jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Tym rozporządzeniem jest rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Błędy, jakie możesz popełnić w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów, to np.:

nieczytelne zapisy w księdze, zapisy w obcym języku, brak podsumowań za dany miesiąc, zapisy wprowadzane niechronologicznie.

Nie zawsze wadliwość księgi skutkuje pominięciem jej jako dowodu w postępowaniu podatkowym.

Organ podatkowy uzna za dowód podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzoną w sposób wadliwy, jeżeli "wady te nie mają istotnego znaczenia dla sprawy". W przepisach nie ma definicji pojęcia: "wady te nie mają istotnego znaczenia dla sprawy".

W przypadku nieuznania ksiąg podatkowych za dowód w postępowaniu podatkowym organy mają obowiązek wykazać, że występujące uchybienia mają istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy.

Wyrok NSA z dnia 22 listopada 2013 r., II FSK 2830/11:

"Podatnicy, będący osobami fizycznymi, prowadzącymi pozarolniczą działalność gospodarczą, obowiązani są prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, a zapisy w tej księdze, jeżeli prowadzona będzie w sposób rzetelny i niewadliwy, stanowić będą podstawę do uznania wydatku za koszt podatkowy. Z § 12 ust. 3 powołanego rozporządzenia wynika, że podstawę wpisów do księgi dotyczących kosztów uzyskania przychodów są dowody księgowe. Wynikać z nich winna m.in. wartość transakcji oraz podmioty, które brały udział w operacji gospodarczej (...)".

Zasady księgowania w księdze

Wprowadzenie

Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzisz po to, żeby obliczyć prawidłowo dochód do opodatkowania. Wpisujesz więc do niej wszystkie przychody i koszty uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej. Aby dobrze zrozumieć jej zasady, powinieneś poznać definicje, jakimi posłużył się ustawodawca. Dowiedziałeś się już bardziej szczegółowo, co to jest podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz jakie warunki powinna spełniać, żeby organ skarbowy uznał ją za dowód w postępowaniu podatkowym.

Tymczasem pozwól, że przypomnę w telegraficznym skrócie o obowiązkach, o których musisz pamiętać, zaprowadzając podatkową księgę przychodów i rozchodów:

1. Księga jest podstawą do wyliczenia podatku dochodowego z tytułu prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej.

2. Powinna być niewadliwa.

3. Powinna być prowadzona w sposób rzetelny.

4. Masz obowiązek pisemnego powiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o jej zaprowadzeniu w ciągu 20 dni od jej założenia.

5. Wzór jest określony w załączniku nr 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

6. Wszystkie zasady jej prowadzenia zostały zawarte w rozporządzeniu przywołanym na samym początku tego rozdziału.

7. Zasady uznawania przychodów i kosztów uzyskania przychodów są zawarte w ustawie o PIT.

Zanim przejdę do zasad prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, zapoznaj się z definicjami ujętymi w rozporządzeniu. Podstawą prawidłowego odczytywania ustaw i rozporządzeń są definicje w nich zawarte. Czym to może skutkować? Odpowiem na to pytanie przykładem.

Definicja działalności gospodarczej znajduje się m.in. w ustawie o PIT i w ustawie o VAT. Zgodnie z definicjami zawartymi w tych ustawach, wykonując tę samą działalność, wg ustawy o VAT będziesz prowadzić działalność gospodarczą, a wg ustawy o PIT - nie. Zapewne zastanawiasz się, czy to jest możliwe. Tak, jest. Przykładem jest osoba fizyczna posiadająca np. lokal użytkowy w swoim prywatnym majątku, a prowadząca działalność w innym zakresie.

W świetle ustawy o PIT ta osoba nie musi prowadzić działalności gospodarczej, żeby wynajmować ten lokal i otrzymywać z tego tytułu przychód. W ustawie o PIT zostały określone źródła przychodów, pisałam o tym wcześniej. Jednym ze źródeł przychodów jest: najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inna umowa o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.

Nie zakładając więc działalności gospodarczej, możesz przychody z tytułu najmu rozliczać w ramach tego źródła. Czyli wg ustawy o PIT nie prowadzisz działalności gospodarczej. Natomiast w świetle ustawy o VAT po przekroczeniu obrotu w wysokości 150 000 zł (limit na 2015 r.) staniesz się płatnikiem VAT. Dzieje się tak dlatego, że wg ustawy o VAT od samego początku prowadzisz działalność gospodarczą i możesz skorzystać ze zwolnienia z podatku VAT ze względu na obrót.

Definicje zawarte w danym akcie prawnym są podstawą prawidłowego stosowania przepisów prawa. To tak samo jak z poznawaniem jakiejkolwiek dziedziny nauki. Najpierw zaznajamiasz się z podstawowymi pojęciami, żeby potem zrozumieć istotę danej dziedziny. W tej książce poznawałeś już podstawowe pojęcia i ich definicje, ale w świetle ustawy o PIT. Zastanawiasz się zapewne, jakie definicje poznałeś. Chociażby te:

przychód, koszty uzyskania przychodów, co nie jest kosztem uzyskania przychodów, wyposażenie, środek trwały i inne.

Te definicje, poznane już wcześniej przez Ciebie, mają istotny wpływ na Twój rachunek podatkowy i to one będą niejako kierowały prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Do przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów będziesz wpisywał przychody podatkowe, a do kosztów - wydatki uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podstawą prawidłowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów więc jest poznanie i zrozumienie najpierw rachunku podatkowego wg ustawy PIT oraz definicji podstawowych pojęć zawartych w rozporządzeniu o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Ta wiedza pozwoli Ci na prawidłowe księgowanie. Zanim zatem przystąpisz do księgowania, musisz wiedzieć, jakie są definicje poszczególnych pojęć. Zapytasz: po co? W dalszej części rozdziału omawiam bardzo szczegółowo sposób księgowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych - jest on uzależniony właśnie od tych pojęć. Dla lepszego zobrazowania moich słów posłużę się przykładami. Przeczytaj je, zanim zapoznasz się ze słowniczkiem pojęć zawartych w rozporządzeniu, dzięki temu łatwiej zapamiętasz i zrozumiesz ich znaczenie.

Przykład 56.

Powiedzmy, że w ramach działalności gospodarczej wykonujesz usługi budowlane. Takie usługi są usługami materialnymi, więc aby je wykonać, musisz zużyć różnego rodzaju materiały, np. cement, cekol, farbę, pędzel. Wynajmujesz również lokal na biuro.

Zakup farby do wykonania usługi będziesz księgował w inny sposób niż zakup farby do pomalowania Twojego biura. Zakup pędzla też będzie podlegał innym zasadom księgowania. Tutaj trochę wyprzedzę wiadomości zawarte w tej książce - dzięki temu łatwiej zapamiętasz przytoczone później definicje.

W tym przykładzie cement, cekol, farba są materiałami do wykonania usługi, farba zużyta do pomalowania biura będzie pozostałym wydatkiem, a pędzel - narzędzie używane zarówno przy usłudze, jak i malowaniu biura - także będzie pozostałym wydatkiem.

Przykład 57.

Załóżmy, że prowadzisz salon meblowy. Kupujesz więc meble do swojego sklepu, które chcesz potem sprzedać. Dodatkowo w tym samym transporcie producent przywozi komplet mebli, które są Ci potrzebne do wyposażenia Twojego biura.

Zauważ, że będzie to zakup tego samego rodzaju składników, ale ich przeznaczenie będzie inne. Część składników zamierzasz sprzedać, a drugą część przeznaczasz na potrzeby swojego biura.

Składniki, które zamierzasz sprzedawać, będą towarami handlowymi. Komplet mebli do biura będzie rzeczowym składnikiem majątku i powinieneś go uznać odpowiednio za wyposażenie albo środek trwały lub będzie bezpośrednim kosztem uzyskania w zależności od tego, jaka jest jego cena (zobacz rozdział 2.).

Przykład 58.

Wyobraź sobie, że prowadzisz salon samochodowy. Od producenta samochodów kupujesz samochody, które chcesz odsprzedawać. Ale dwa samochody, które kupiłeś, zamierzasz użytkować w inny sposób, czyli nie chcesz ich odsprzedać. Jeden z nich będziesz wynajmował, a drugiego używał do jazd w sprawach firmowych.

Zauważ, że również w tym przypadku kupujesz takie same składniki, ale ich przeznaczenie będzie inne, dlatego zawsze musisz patrzeć w ten sposób na swoje zakupy, tak aby dobrze zaklasyfikować swój zakup i prawidłowo go zaksięgować. Samochody, które przeznaczasz do dalszej sprzedaży, będą towarem handlowym, a samochody, które przeznaczasz na potrzeby swojej działalności, prawdopodobnie zostaną uznane za środek trwały i poprzez odpisy amortyzacyjne będą Twoim kosztem uzyskania (rozdział 2.). W księdze odpis będzie zaklasyfikowany do pozostałych wydatków prawdopodobnie poprzez odpis amortyzacyjny.

Przykład 59.

Otrzymałeś od firmy transportowej fakturę za wykonaną usługę. Czy ta faktura jest już podstawą do zaksięgowania w księdze podatkowej? Niestety nie. W zależności od tego, co było transportowane, ujęcie tego w księdze przychodów może być różne.

Przeczytaj więc, od czego to zależy i jakim kosztem może być usługa transportowa.

Transport towarów handlowych i materiałów będzie kosztem ubocznym zakupu.

A transport dotyczący kosztów pozostałych (np. wyposażenia czy materiałów biurowych) będzie pozostałym kosztem. Tak samo zaklasyfikujesz transport sprzedanych towarów handlowych.

Transportu środka trwałego nie będziesz księgował, ponieważ koszt tej usługi jest częścią składową wartości początkowej środka trwałego.

Słowniczek pojęć

Kluczem do właściwego klasyfikowania Twoich przychodów i kosztów uzyskania są podane poniżej określenia zawarte w rozporządzeniu o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Zawsze jednak pamiętaj również o ustawie o PIT.

TOWARY

"towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpady oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki, z tym, że:"

a) towarami handlowymi

"są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej";

b) materiałami (surowcami)

"podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi";

c) materiałami pomocniczymi

"są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości";

d) wyrobami gotowymi

"są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane";

e) produkcją niezakończoną

"jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem";

f) brakami

"są nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość";

g) odpadami

"są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową".

CENA ZAKUPU

"cenę, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia, w przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika";

CENA NABYCIA

"cenę zakupu składnika majątku powiększoną o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku do chwili złożenia w magazynie według ich cen zakupu, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze";

KOSZT WYTWORZENIA

"wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług";

BIURO RACHUNKOWE

"przedsiębiorcę uprawnionego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie";

PRZYCHÓD

"przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym";

WYPOSAŻENIE

"rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych";

ŚRODKI TRWAŁE

"środki trwałe w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym";

WARTOŚCI NIEMATERIALNE I PRAWNE

"wartości niematerialne i prawne w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym";

PRZEDSIĘBIORSTWO WIELOZAKŁADOWE

"działalność prowadzoną w oparciu o kilka zespołów składników materialnych i niematerialnych, jakimi są w szczególności sklepy, zakłady, punkty usługowe, przeznaczone do realizacji określonych zadań gospodarczych";

SIEDZIBA PRZEDSIĘBIORSTWA

"miejsce położenia przedsiębiorstwa wskazane w koncesji, zezwoleniu lub zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej albo w rejestrze przedsiębiorców, a w razie niedopełnienia tych obowiązków albo gdy działalność jest wykonywana bez posiadania zorganizowanego zakładu - miejsce zamieszkania osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą; w przypadku spółek cywilnych osób fizycznych - siedzibę spółki, a jeśli nie można ustalić siedziby spółki - miejsce zamieszkania jednego ze wspólników".

Prowadząc księgę przychodów, powinieneś przestrzegać następujących zasad:

1. Księga powinna być zbroszurowana i mieć ponumerowane strony.

2. Księga oraz dowody, na podstawie których dokonywane są w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez Ciebie jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu wskazanym przez Ciebie.

3. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Możesz jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako Twoja siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.

4. W przypadku dokonywania przesunięć (przerzutów) towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika dokumentuje on te zdarzenia dowodami wewnętrznymi, zwanymi dalej dowodami przesunięć. Dowody te sporządzasz w dwóch egzemplarzach: jeden z nich jest przechowywany w zakładzie, z którego dokonano przesunięcia towaru lub materiału, a drugi - w zakładzie, w którym przyjęto te towary lub materiały.

5. Dowody przesunięć powinny zawierać co najmniej następujące dane:

numer kolejny wpisu, datę dokonania przesunięcia, nazwę towarów lub materiałów oraz ich ilość i wartość obliczoną wg cen zakupu.

6. Jeżeli prowadzisz jedną księgę dla przedsiębiorstwa wielozakładowego, a zakupione towary przekazujesz tylko do jednego zakładu (oddziału), nie masz obowiązku sporządzania dowodu przesunięć, pod warunkiem że na dowodzie zakupu podasz nazwę zakładu, do którego przekazałeś te towary.

7. Jeżeli prowadzisz działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego, księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli prowadzisz ewidencję sprzedaży, w miejscu wykonywania działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja.

8. Zapisy w księdze są dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Dowody księgowe

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe. Jednym z warunków uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów jest właściwe udokumentowanie.

Dowód księgowy:

1. powinien być sporządzony w języku polskim;

2. treść musi być pełna i zrozumiała;

3. dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych.

Dowód księgowy wystawiony w walucie obcej przeliczasz na złote (po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym); wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

Dowodami księgowymi są przede wszystkim:

1. Faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami.

2. Dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów), zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów);

b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów);

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów (zwiększa przychody);

d) podpis osoby sporządzającej dokument.

3. Dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów), zawierające co najmniej:

a) datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zwiększenia kosztów uzyskania przychodów;

b) wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury (rachunku) - wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów) zgodnie z art. 24d ustawy o podatku dochodowym;

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów;

d) wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania, o które podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów;

e) podpis osoby sporządzającej dokument.

4. Za dowody księgowe uważa się również:

a) dzienne zestawienie dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;

b) noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;

c) dowody przesunięć;

d) dowody opłat pocztowych i bankowych;

e) inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, które powinien zawierać dowód księgowy.

5. Inne dowody, m.in. dowody wewnętrzne, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowody wewnętrzne sporządzone w celu udokumentowania zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), określają:

przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne mogą dotyczyć wyłącznie:

1) Zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt.

2) Wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika.

3) Zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych.

4) Kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących.

Dowody wewnętrzne zwane rozliczeniem podróży służbowej powinny zawierać co najmniej następujące dane:

imię i nazwisko odbywającego podróż służbową, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet.

Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nie wymagają udokumentowania fakturami:

diety, wydatki objęte ryczałtem, koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

W sklepach z drukami akcydensowymi możesz nabyć gotowe druki do wypełnienia. Taki dowód możesz też sporządzić sam. Ważne jest tylko, żeby zawierał wszystkie wymienione wyżej dane.

5) Zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

6) Wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.

7) Opłat sądowych i notarialnych.

8) Wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, m.in. odbiorcy; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Paragonem możesz udokumentować:

zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych, wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów (mogą być dokumentowane również dowodami kasowymi).

Paragon będący podstawą wpisu do księgi musi być zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon oraz określać ilość, cenę jednostkową i wartość, za jaką dokonałeś zakupu.

Uwaga!

Na odwrocie paragonu musisz uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Uwaga dla podatników VAT

Dokumentując tego rodzaju zakup na podstawie paragonu, nie masz prawa do odliczenia podatku naliczonego, bo takie prawo daje tylko i wyłącznie faktura. Warto więc poprosić o wystawienie faktury, wtedy Twój zakup będzie tańszy o VAT.

Przykład 60.

W sklepie z artykułami biurowymi kupiłeś długopisy na potrzeby prowadzonej przez Ciebie działalności gospodarczej i otrzymałeś paragon z kasy fiskalnej. Na paragonie wydrukowana jest nazwa sprzedawcy, data dokonania sprzedaży, nazwa sprzedawanego towaru, ilość, cena jednostkowa oraz wartość długopisów. Na odwrocie paragonu wpisałeś swoje nazwisko oraz adres i się podpisałeś. Tak uzupełniony paragon jest podstawą do ujęcia w podatkowej księdze zakupu materiałów biurowych.

Mimo że paragony mogą stanowić podstawę zapisu kosztów w podatkowej księdze wyłącznie w ściśle określonych przypadkach, organy podatkowe dopuszczają udokumentowanie paragonem także innych wydatków niż wymienione w rozporządzeniu o księdze przychodów i rozchodów.

Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 25 listopada 2011 r., nr IPTPB1/415-139/11-4/MD. Pytający prowadził działalność gospodarczą w zakresie transportu towarowego, w związku z czym ponosił koszty przejazdów płatnymi autostradami. Za przejazdy te nie były wystawiane faktury. Koszty te były dokumentowane paragonami, na których odwrotach kierowcy przystawiali pieczątkę firmową, składali swój podpis oraz wpisywali numer rejestracyjny samochodu. Organ podatkowy uznał, że:

"(...) wprawdzie takiego sposobu udokumentowania nie przewidziano dla opłat za autostrady, to jednak z uwagi na trudności z pozyskaniem faktury ten "inny dowód" będzie stanowił o koszcie uzyskania przychodu pod warunkiem, że zawierał będzie wszystkie elementy wskazane w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. W interpretacji tej czytamy: (...) paragony wydawane kierowcom przez Autostrada S.A., o ile zawierają wszystkie dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, stanowią podstawę do dokonania zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów".

Podobnie uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 27 grudnia 2011 r., nr ILPB1/415-1129/11-4/AMN.

Uwaga!

Uznawanie paragonu za dokument księgowy stanowiący podstawę zapisu w podatkowej księdze dopuszczalne jest więc tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Paragonami nie można dokumentować np. opłat za przejazd taksówką czy wydatków na zakup towarów handlowych za granicą, o czym mówią interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 23 września 2011 r., nr IBPBI/1/415-699/11/KB, oraz z 15 października 2010 r., nr IBPB1/415-756/10/WRz.

Umowa kupna-sprzedaży

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej może się zdarzyć, że będziesz chciał kupić towar, jakiś materiał od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Dowodem takiego zakupu jest wtedy umowa kupna-sprzedaży zawarta pomiędzy Twoją firmą a osobą fizyczną. Dowodem księgowym będzie ta umowa, ale musisz zadbać o to, żeby zawierała wszystkie elementy, które musi posiadać dowód księgowy potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

A są nimi:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;

b) data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Przykład 61.

Od osoby fizycznej kupiłeś meble biurowe z przeznaczeniem do prowadzonej działalności gospodarczej. Dowodem, na podstawie którego będziesz mógł wpisać ten koszt do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będzie umowa kupna-sprzedaży. Pamiętaj o wszystkich elementach, które muszą być zawarte w tej umowie.

Polisa ubezpieczeniowa

Prowadząc własną firmę, będziesz zapewne korzystał z różnego rodzaju ubezpieczeń, np. towaru podczas transportu, składników majątku wykorzystywanych w prowadzonej działalności. Wydatki poniesione na to ubezpieczenie stanowią koszt uzyskania przychodów. Dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy ubezpieczenia jest w tym przypadku polisa. Mimo że nie jest ona wprost wymieniona w przepisach rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów jako dowód księgowy będący podstawą zapisu w księdze podatkowej, to jeżeli zawiera niezbędne dane do uznania jej za dowód księgowy, może stanowić podstawę zapisów w księdze.

Przykład 62.

Ubezpieczyłeś wykorzystywany w Twojej firmie samochód, który jest ujęty w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Otrzymałeś polisę wystawioną przez ubezpieczyciela na okres od 15 stycznia 2014 r. do 14 stycznia 2015 r. Polisa została wystawiona 14 stycznia 2014 r. Na podstawie otrzymanej polisy możesz zaksięgować ten koszt do podatkowej księgi przychodów i rozchodów pod datą wystawienia polisy.

Materiał powierzony przez kontrahenta

Jeżeli w miejscu wykonywania działalności będziesz miał materiał powierzony przez zleceniodawcę, nie musisz go wpisywać do księgi. Natomiast musisz sporządzić dokument, w którym opiszesz, kiedy, co i od kogo przyjąłeś. W przeciwnym razie w przypadku kontroli ten towar lub materiał zostanie potraktowany jako zakup materiałów bez udokumentowania, a takiego nie możesz posiadać w miejscu prowadzenia działalności. Właściwe udokumentowanie bowiem jest jednym z istotniejszych elementów związanych z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dowody sprzedaży towarów handlowych i usług

Podstawowymi dowodami sprzedaży, które możesz wystawiać w obrocie gospodarczym, są:

faktura, która jest wystawiana przez podatników VAT (od 2014 r. mogą ją również wystawiać osoby niebędące płatnikami VAT); rachunek, który w obrocie gospodarczym mogą wystawiać tylko i wyłącznie osoby niebędące VAT-owcami.

Wyżej wymienione dowody dokumentują sprzedaż towarów handlowych i usług na rzecz innych podmiotów gospodarczych, a także na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Rachunki od 1 stycznia 2014 r.

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, korzystający ze zwolnienia z podatku VAT, może wystawiać rachunki, ale na żądanie nabywcy i tak musi wystawić fakturę.

Tym samym rachunki "tracą na ważności" i praktycznie może być tak, że po wystawieniu rachunku i tak będziesz musiał wystawić fakturę VAT, bo nabywca tego zażąda - zresztą pamiętaj, że masz taki obowiązek. Z tego względu od początku 2014 r., wystawiając faktury VAT, nie narazisz się na podwójne wystawianie dokumentów sprzedaży. Zakres danych, jaki powinna zawierać faktura dla podatników zwolnionych z podatku, został ograniczony. W przepisach są wymagane dane, które musi zawierać faktura dla różnych grup podatników. Poza tym nie ma znaczenia, jak nazwiesz dokument sprzedaży, i tak w świetle nowych przepisów będzie on fakturą. Jeżeli jednak prowadząc sprzedaż, korzystasz ze zwolnienia, to może się zdarzyć, że choć nadal będziesz wystawiać rachunki, będziesz musiał również umieszczać na nim podstawę prawną zwolnienia. O tym piszę w dalszej części książki.

Faktury od 1 stycznia 2014 r.

Podatnicy podatku VAT muszą wystawiać faktury dla innych przedsiębiorców oraz na żądanie osób prywatnych.

Podatnicy zwolnieni z podatku VAT muszą wystawiać faktury na żądanie nabywcy.

Uwaga!

Od 1 stycznia 2014 r. fakturą jest każdy dokument, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zawierający niezbędne dane przewidziane w ustawie oraz aktach wykonawczych. Nie ma znaczenia, czy dokument będzie miał nazwę "rachunek", czy "faktura", i jeżeli będzie zawierał niezbędne dane, będzie traktowany jak faktura.

Faktury wystawiane przez podatników VAT

Faktury wystawiane przez podatników VAT powinny zawierać co najmniej:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku;

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem;

16) w przypadku korzystania z kasowej metody rozliczania podatku VAT wyrazy - "metoda kasowa";

17) w przypadku nabycia towarów lub usług od podatnika wystawienia w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury wyrazy - "samofakturowanie";

18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi - wyrazy "odwrotne obciążenie";

19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie rodzaju dokonywanej sprzedaży wskazanie:

a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,

b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub

c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

Taki zakres danych został określony dla podatników VAT. Jeżeli więc jesteś VAT-owcem, to zakres tych danych musisz umieszczać na wystawianych przez siebie fakturach. Nie oznacza to jednak, że nie możesz na nich umieszczać innych danych, jeżeli masz taką potrzebę.

Jeżeli natomiast korzystasz ze zwolnienia z podatku VAT, to przy wystawianiu faktury zostały dla Ciebie przewidziane uproszczenia, a zakres danych, które musisz na niej umieścić, został ograniczony. Przy czym dla różnych grup jest on inny. Jeżeli chcesz ustalić, jakie dane obowiązkowo musisz umieszczać na fakturze, to ustal najpierw, do której z podanych poniżej grup należysz.

Faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT

Dla podatników zwolnionych z podatku VAT zakres obowiązkowych danych na fakturze został ograniczony. Rozróżniono zasadniczo trzy grupy zwolnionych podatników.

Pierwsza grupa - sprzedaż zwolniona podmiotowo

Ze względu na obrót - limit na 2015 r. to 150 000 zł dla kontynuujących działalność i 150 000 zł liczone proporcjonalnie dla rozpoczynających działalność w ciągu roku.

Jeżeli należysz do tej grupy, to wystawiana przez Ciebie faktura powinna zawierać co najmniej:

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

f) cenę jednostkową towaru lub usługi,

g) kwotę należności ogółem.

Druga grupa - sprzedaż zwolniona przedmiotowo

Ze względu na rodzaj sprzedaży (do takich usług zalicza się np. usługi dentystyczne, lekarskie, najem mieszkania na cele mieszkaniowe).

Z tej grupy zostało wyłączone pośrednictwo finansowe i usługi ubezpieczeń.

Jeżeli należysz do tej grupy i wystawiasz faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie :

art. 43 ust. 1 pkt 2 - 6, 8 - 36 ustawy o VAT, przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT,

to Twoja faktura powinna zawierać:

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

d) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

e) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

f) cenę jednostkową towaru lub usługi,

g) kwotę należności ogółem,

h) wskazanie przepisu ustawy lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Trzecia grupa - usługi pośrednictwa finansowego, ubezpieczeń itp.

Jeżeli należysz do tej grupy, to wystawiana przez Ciebie faktura powinna zawierać co najmniej:

a) datę wystawienia,

b) numer kolejny,

c) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,

d) nazwę usługi,

e) kwotę, której dotyczy dokument.

Ważne!

Zauważ, że faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z podatku VAT ze względu na obrót i wykonujących usługi pośrednictwa finansowego i ubezpieczeń nie muszą zawierać podstawy prawnej zwolnienia.

Natomiast podatnicy korzystający ze zwolnienia z podatku VAT ze względu na przedmiot sprzedaży (np. lekarz, dentysta, pielęgniarka) muszą umieścić na fakturze podstawę prawną zwolnienia.

Przykład 63.

Lekarz lub dentysta na fakturze powinien napisać:

Art. 43 ust. 1 pkt 19a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011, nr 177, poz. 1054 z późn. zm.)

Pielęgniarka lub położna na fakturze powinna napisać:

Art. 43 ust. 1 pkt 19b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011, nr 177, poz. 1054 z późn. zm.)

Nauczyciel na fakturze za prowadzone korepetycje powinien napisać:

Art. 43 ust. 1 pkt 27 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011, nr 177, poz. 1054 z późn. zm.)

Krótko mówiąc, musisz odnaleźć w przepisach podstawę prawną zwolnienia Twojej sprzedaży z podatku VAT i umieszczać taką informację na fakturach.

Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT nie muszą potwierdzać każdej sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy lub osoby prywatnej dokumentem sprzedaży. Ale jeśli klient sobie tego wyraźnie zażyczy, mają obowiązek wystawienia faktury.

Ważne!

Jeśli przedsiębiorca (bez znaczenia, czy jest VAT-owcem, czy też nie) zostanie zobowiązany do wystawienia dowodu sprzedaży, to od 1 stycznia 2014 r. tym dokumentem jest faktura, a nie rachunek.

Istotną rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę, jest to, że faktury dla czynności zwolnionych z VAT z reguły powinny zawierać podstawę zwolnienia, tzn. podawać konkretny przepis, z którego wynika zwolnienie z VAT (tak jak zostało to pokazane w przykładzie). Nie dotyczy to zwolnienia podmiotowego (podatników VAT zwolnionych ze względu na obrót) oraz usług finansowych.

Wszyscy pozostali, np. świadczący usługi medyczne, udzielający korepetycji czy wynajmujący mieszkania, muszą obowiązkowo podawać podstawę zwolnienia na wystawianych fakturach.

Uwaga!

Oznacza to, że jeśli osoba prywatna wynajmuje lokal mieszkalny, od 1 stycznia 2014 r. na żądanie najmującego będzie zobowiązana do wystawienia faktury, a co więcej - będzie musiała obowiązkowo podać podstawę zwolnienia z VAT. W świetle ustawy o VAT taka osoba prowadzi działalność gospodarczą i obowiązują ją przepisy o VAT.

Faktury uproszczone

Fakturę uproszczoną możesz wystawiać, jeżeli jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym, ale tylko wówczas, gdy kwota faktury (kwota należności ogółem) nie przekroczy 450 zł albo 100 euro - jeżeli kwota należności określona jest w euro.

Faktury uproszczone nie muszą zawierać:

imion i nazwisk lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto), wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto), stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku - pod warunkiem jednak, że faktury takie będą zawierać dane pozwalające określić kwotę podatku dla poszczególnych stawek podatku.

Uwaga!

W przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekroczy 450 zł lub 100 euro (jeśli kwota jest określona w euro), masz wybór: możesz wystawić zwykłą fakturę albo fakturę uproszczoną.

Ważne!

Faktury uproszczone - nawet przy kwocie należności nieprzekraczającej 450 zł albo 100 euro - nie mogą być wystawiane w celu udokumentowania:

1) dostawy dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej,

2) wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,

3) sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju,

4) dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów i usług.

Faktury korygujące

Dokumentami korygującymi stosowanymi przez podatników VAT są faktury korygujące oraz noty korygujące. Oba te dokumenty służą do poprawienia błędów w wystawionej fakturze.

Faktury korygujące wystawia się w przypadku:

1) udzielenia rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej,

2) zwrotu sprzedawcy towarów,

3) zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT,

4) zwrotu nabywcy całości lub części należności, o której mowa w § 10 ust. 1 ww. rozporządzenia,

5) podwyższenia ceny po wystawieniu faktury,

6) stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Faktura korygująca wystawiana w przypadku podwyższenia ceny powinna zawierać:

1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia,

2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) datę wystawienia; kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku; numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi; datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży;

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny,

3) kwotę podwyższenia podatku należnego.

Uwaga!

Faktury korygujące służą do poprawiania wszystkich elementów faktury pierwotnej, a zatem nie tylko danych liczbowych, ale również elementów identyfikujących strony transakcji, daty zawarcia transakcji, numeru dokumentu itd.

Faktura korygująca, która jest wystawiana w przypadku stwierdzenia pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury, powinna zawierać:

1) numer kolejny i datę jej wystawienia,

2) dane określone w § 5 ust. 1 pkt 1 - 6 zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca,

3) prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości prawidłowej, lub

4) różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej.

Faktura korygująca wystawiona w przypadku udzielenia rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług powinna zawierać:

1) numer kolejny i datę jej wystawienia,

2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

a) dane określone w § 5 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o VAT,

b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem,

3) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,

4) kwotę zmniejszenia podatku należnego.

Możesz również udzielić rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie. W takim przypadku faktura korygująca powinna zawierać:

1) numer kolejny i datę jej wystawienia,

2) dane określone w § 5 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o VAT,

3) okres, do którego odnosi się udzielany rabat,

4) kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego.

W przypadku gdy rabat dotyczy sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podajesz w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Rachunek jako dowód sprzedaży

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i nie jesteś podatnikiem podatku VAT, na żądanie kupującego jesteś zobowiązany wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Obowiązek wystawienia rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli. Jeżeli kupujący zażądał rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiasz rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Obowiązek wystawienia rachunku wygasa po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (ale możesz wtedy go wystawić).

Korekta sprzedaży

Przepisy Ordynacji podatkowej nie regulują kwestii korygowania treści rachunku i nie przewidują pojęcia rachunku korygującego. Z tego względu rodzą się liczne wątpliwości, w jaki sposób dokonać korekty.

Tu opisuję najczęstsze sytuacje.

Wystawiony rachunek a brak sprzedaży

Jeżeli do wykonania usługi lub ostatecznego wydania towaru nie doszło, wystawiony rachunek za sprzedaż, która nie miała miejsca, należy anulować.

Oryginał i kopię rachunku należy odpowiednio opisać, np. "anulowano - do transakcji nie doszło z powodu...". Dokumenty przechowujesz wraz z innymi dokumentami przychodowymi. Jeżeli wcześniej nabywca wpłacił zaliczkę, załączasz informację o terminie zwrotu zaliczki (np. w postaci wyciągu bankowego potwierdzającego zwrot nienależnej kwoty).

Niekiedy jednak nabywca odmawia wydania kopii rachunku. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce, kiedy nabywca ujął już rachunek w swoich księgach (nieprzechowywanie rachunków ujętych w księgach, także dokumentujących wydatki, jest zagrożone karą grzywny). Należy wystawić nabywcy odpowiednie pismo (notę anulującą) z wyraźną informacją o anulowaniu transakcji, danymi rachunku, jaki został za nią wystawiony, oraz okolicznościach anulowania.

Anulować rachunek należy także w sytuacji, kiedy wystawiono go dla innego podmiotu niż nabywca. Następnie trzeba na nowo wystawić rachunek - z prawidłowymi danymi nabywcy.

Wystawiony rachunek a zmiana ceny

Zmiana ceny uwzględnionej na oryginalnym rachunku, bez względu na powód zmiany, powoduje konieczność wystawienia noty uznaniowej lub obciążeniowej. Wystawca rachunku (sprzedawca lub nabywca upoważniony do wystawiania rachunków w imieniu sprzedawcy odpowiednią umową) obciąża nabywcę lub uznaje na korzyść nabywcy odpowiednią kwotę związaną z powodem korekty (np. zmniejszenie ilości towaru powoduje zmianę ceny i wystawienie noty uznaniowej na korzyść nabywcy).

Inne błędy w treści rachunku

Inne błędy w treści rachunku mogą być korygowane na dwa sposoby. Rachunek można skorygować poprzez wystawienie noty korygującej, która identyfikuje rachunek, jego treść podlegającą korekcie oraz treść po korekcie - prawidłową.

Korekty można dokonać także poprzez skreślenie niewłaściwego zapisu i wpisanie poprawnego, trwale, w sposób pozwalający odczytać tekst przed poprawką i po niej. Korekta musi być potwierdzona datą i podpisem osoby jej dokonującej. Jednakże ze względu na trudności związane z tą metodą korygowania rachunku (np. najpierw zwrot, potem odesłanie skorygowanego dokumentu może być problematyczne, jak również udowodnienie, kto dokonał korekty) najczęściej przedsiębiorcy stosują noty korygujące.

Rachunek nie ma ustalonego wzoru. Mogą to więc być np. druki opracowane przez podmiot, który zajmuje się ich sprzedażą, albo wydruk z komputera; rachunek może być nawet napisany odręcznie - ważne, by zawierał wskazane poniżej dane.

Zgodnie z przepisami prawa podatkowego dokument ten powinien zawierać następujące informacje:

1) imiona i nazwiska bądź nazwę lub firmę,

2) adres sprzedawcy lub wykonawcy usługi (osoby wystawiającej rachunek),

3) adres kupującego lub odbiorcy usługi (osoby odbierającej rachunek),

4) datę wystawienia i numer kolejny rachunku,

5) określenie rodzaju i ilość towarów lub wykonanej usługi oraz ich ceny jednostkowe,

6) ogólną sumę należności od odbiorcy rachunku, wyrażoną w postaci liczbowej oraz słownie.

Ponadto warto podkreślić, że od 2013 r. dokument ten nie musi być opatrzony ani odciskiem pieczęci na dokumencie, ani podpisem, a także nie musi zawierać adnotacji ORYGINAŁ lub KOPIA.

Ważne jest prawidłowe wystawienie rachunku. Powinieneś bowiem liczyć się z możliwością nałożenia na Ciebie kary do 180 stawek dziennych (najniższa stawka w 2015 r. wynosi 175 zł, a najwyższa - 35 000 zł), w przypadku gdy organ podatkowy stwierdzi, że przedsiębiorca nie wystawia rachunków lub faktur za wykonane świadczenie lub nie przechowuje ich w należyty sposób.

Obowiązkowe inne ewidencje

Oprócz podatkowej księgi przychodów i rozchodów powinieneś prowadzić jeszcze inne ewidencje opisane na dalszych stronach. Są to:

1. ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

2. ewidencja wyposażenia,

3. ewidencja sprzedaży,

4. ewidencja przebiegu pojazdu,

5. imienne karty przychodów pracowników.

Ewidencja środków trwałych

Ewidencję zakładasz, jeśli wykorzystujesz w swojej działalności środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne.

Kto powinien prowadzić ewidencję

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów lub księgi handlowe są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeśli wykorzystują w swojej działalności własne środki trwałe (zakupione lub wprowadzone do stanu środków trwałych).

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powinna zawierać co najmniej:

1) liczbę porządkową,

2) datę nabycia,

3) datę przyjęcia do używania,

4) numer i nazwę dokumentu stwierdzającego nabycie,

5) określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

6) symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,

7) wartość początkową,

8) stawkę amortyzacyjną,

9) kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,

10) zaktualizowaną wartość początkową,

11) zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,

12) wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,

13) datę likwidacji,

14) jej przyczynę albo datę zbycia.

Pamiętaj, że warunkiem zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

W sklepach z drukami akcydensowymi możesz kupić gotową do wypełnienia ewidencję środków trwałych. Możesz ją również prowadzić komputerowo lub w zeszycie, uwzględniając wszystkie dane.

Ewidencja wyposażenia

Prowadzisz ją, jeśli wykorzystujesz w swojej działalności składniki majątku, których nie zaliczyłeś do środków trwałych, a których wartość przekracza 1500 zł. Do ewidencji wyposażenia wpisujesz również składniki majątku o wartości ponad 3500 zł, których przewidywany okres użytkowania jest krótszy niż rok.

Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1) numer kolejny wpisu,

2) datę nabycia,

3) numer faktury lub rachunku,

4) nazwę wyposażenia,

5) cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,

6) numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

7) datę likwidacji (w tym datę sprzedaży lub darowizny) i przyczynę likwidacji wyposażenia.

W sklepach z drukami akcydensowymi możesz kupić gotową do wypełnienia ewidencję wyposażenia. Możesz ją również prowadzić komputerowo lub w zeszycie, uwzględniając wszystkie dane.

Ewidencja sprzedaży

Prowadzisz ją tylko w przypadku, gdy:

zlecisz prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu; dokonujesz zapisów w księdze do 20. dnia następnego miesiąca; nie posiadasz kasy fiskalnej.

Gdy ewidencjonujesz obrót za pomocą kasy fiskalnej, ewidencja sprzedaży Cię nie dotyczy.

Jesteś zobowiązany zbroszurować ewidencję sprzedaży i ponumerować kolejno jej strony.

Należy ją przechowywać w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. Oznacza to, że ewidencja powinna znajdować się tam, gdzie dokonujesz sprzedaży.

Ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej następujące dane:

1) numer kolejny wpisu,

2) datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,

3) kwotę tego przychodu.

W sklepach z drukami akcydensowymi i w prawie każdym urzędzie skarbowym, w punktach sprzedaży, możesz kupić gotową ewidencję sprzedaży. Do tego celu możesz również wykorzystać zeszyt, rysując w nim odpowiednie tabele i numerując kolejno strony.

Pamiętaj tylko, żeby uzupełnić ewidencję o wymagane dane.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Prowadzisz ją w przypadku, gdy chcesz wykorzystywać w działalności gospodarczej samochód osobowy, którego nie wprowadzasz do ewidencji środków trwałych. Kwota wynikająca z tej ewidencji jest limitem, do którego możesz zaliczyć wydatki związane z samochodem prywatnym używanym w działalności gospodarczej.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby faktycznie używającej pojazdu,

2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

3) numer kolejny wpisu,

4) datę, cel wyjazdu oraz opis trasy (skąd - dokąd),

5) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,

6) stawkę za 1 km przebiegu,

7) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

8) dane i podpis właściciela.

Ewidencję przebiegu pojazdu powinieneś prowadzić na bieżąco, czyli uzupełniać po każdym przejeździe.

Niedopełnienie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu skutkuje utratą prawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z używaniem przez Ciebie samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych albo niestanowiącego składnika majątku podatnika opłacającego podatek dochodowy od osób fizycznych.

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie zwalnia Cię z obowiązku zgodnego z prawem dokumentowania wydatków związanych z używaniem pojazdu, w szczególności:

zakupu paliwa, ogumienia i innych materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczenia OC, AC, zielonej karty, wydatków na parking, opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska związanych z pojazdem, przeglądów technicznych, kosztów drobnych napraw i części zamiennych.

Uwaga!

Kosztów dotyczących samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych nie wpisujesz do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ponadto wraz z ewidencją przebiegu pojazdu jesteś zobowiązany prowadzić miesięczne zestawienia poniesionych wydatków wynikających wyłącznie z faktur (rachunków). Te wymienione wyżej obowiązki musisz spełnić, żeby móc zaliczyć koszty swojego prywatnego samochodu do kosztów uzyskania firmy.

Podsumujmy:

1) w ciągu miesiąca na bieżąco prowadzisz ewidencję przebiegu pojazdu;

2) na koniec miesiąca sporządzasz zestawienie kosztów dotyczące eksploatacji samochodu.

Do kosztów uzyskania możesz zaliczyć kwotę wynikającą z zestawienia kosztów do wysokości kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu.

Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu wyznacza więc limit, do którego możesz uznać swoje faktyczne wydatki z tytułu używania samochodu osobowego za koszty uzyskania przychodów.

W przypadku wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych wszystkie faktury dotyczące eksploatacji samochodu wpisujesz bezpośrednio do księgi. Wówczas Twoim kosztem będą również odpisy amortyzacyjne od samochodu. Nie prowadzisz ani ewidencji przebiegu pojazdu, ani miesięcznego zestawienia.

Wybór metody zależy od Ciebie. Jak zawsze, każda ma plusy i minusy, a decyzję powinieneś podjąć po przeanalizowaniu swoich zamierzeń.

Na Twoją decyzję niewątpliwie będą miały wpływ m.in. takie uwarunkowania:

sprzedaż samochodu niewprowadzonego do ewidencji, używanego ponad pół roku jest zwolniona z opodatkowania; sprzedaż samochodu wprowadzonego do ewidencji jest zawsze przychodem Twojej firmy, wówczas kosztem jest część niezamortyzowana; stawka amortyzacji nowego samochodu wynosi 20% w skali roku; stawka amortyzacyjna samochodu używanego ponad pół roku (liczy się w momencie zakupu) wynosi 40% w skali roku.

Przy podejmowaniu decyzji powinieneś również wziąć pod uwagę te czynniki: ile będziesz jeździł, czy samochód jest nowy, czy stary i wymaga ciągłych remontów, kiedy chcesz go sprzedać itd.

Imienne karty przychodów pracowników

Prowadzisz je w przypadku, gdy zatrudniasz pracowników i wypłacasz im należności w ramach stosunku pracy.

Imienna karta przychodów pracowników powinna zawierać co najmniej:

1) imię i nazwisko pracownika,

2) NIP (numer identyfikacji podatkowej),

3) numer PESEL (Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności),

4) miesiąc, w którym nastąpiła wypłata,

5) sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i naturze),

6) koszty uzyskania przychodu,

7) składkę na ubezpieczenie społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),

8) podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu,

9) razem dochód narastająco od początku roku,

10) kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym,

11) składkę na ubezpieczenie zdrowotne,

12) należną zaliczkę na podatek dochodowy,

13) datę przekazania zaliczki na rachunek właściwego urzędu skarbowego.

Imienne karty przychodów pracowników jesteś zobowiązany wypełnić najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu skarbowego (czyli do 20. dnia następnego miesiąca).

Zawartość podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Rysunek 3.2. Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Dla przypomnienia

Księga powinna być prowadzona:

1) w języku polskim,

2) czytelnie,

3) chronologicznie,

4) na podstawie dowodów księgowych,

5) rzetelnie,

6) niewadliwie,

7) zgodnie ze wzorem.

Księga przychodów i rozchodów (patrz rysunek 3.2) jest uproszczoną formą księgowości, znacznie prostszą niż księgi rachunkowe (tzw. pełna księgowość). Na podstawie prawidłowo prowadzonej księgi przychodów i rozchodów wyliczasz swoje podatki. Pamiętaj o tym, żeby ujmować w księdze tylko przychody podatkowe i koszty uzyskania przychodów (czyli też podatkowe). Jeżeli chcesz zaksięgować w księdze jakieś zdarzenia spoza rachunku podatkowego, wpisuj te wartości w kolumnie 15. lub 16. (nie podlegają sumowaniu przy określeniu dochodu do opodatkowania).

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (zwana w skrócie KPiR) składa się z czterech części:

I. To część informacyjna, w której wpisujesz wszystkie informacje na temat zdarzenia gospodarczego łącznie z opisem tego zdarzenia; do tego są przeznaczone kolumny od 1. do 6. Ta część jest zawsze wypełniana bez względu na to, czy księgujesz przychody, czy koszty uzyskania, czy dodatkowe informacje spoza rachunku podatkowego.

II. To część przeznaczona do wpisywania przychodów osiągniętych przez Twoją firmę; do tego służą kolumny od 7. do 9. W tej części znajdziesz informację na temat całkowitego przychodu swojej firmy.

III. To część służąca do ewidencjonowania kosztów uzyskania przychodów; do tego są przeznaczone kolumny od 10. do 14. W tej części nie powinieneś wpisywać wydatków, które nie są kosztem uzyskania przychodów. Posumowanie kolumn w rachunku narastającym od początku roku informuje o kosztach uzyskania przychodów.

IV. To część, która może służyć do wpisywania zdarzeń gospodarczych spoza rachunku podatkowego; są to kolumny 15. i 16. W tej części możesz zaksięgować operacje, które nie są przychodem podatkowym ani kosztem uzyskania przychodów, np. zakup środka trwałego czy otrzymanie zaliczki na wykonanie usługi.

I część - informacyjna

Ta część (patrz tabela 3.1) powinna być uzupełniona przez Ciebie przy wszystkich wpisach zarówno przychodów, jak i kosztów uzyskania.

Tabela 3.1. Część informacyjna KPiR (oznaczone kolorem jasnoszarym)

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Kolumna 1. - Liczba porządkowa

Kolumna 1. jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

Możesz zastosować jedną z podanych niżej przykładowych numeracji:

ciągłą składającą się z liczby porządkowej: 1, 2, ..., ciągłą przełamaną przez rok: 1/11, 2/11, 3/11, miesięczną (1/1, 2/1, 3/1, ... - tak będzie wyglądała w styczniu, w lutym natomiast tak: 1/2, 2/2, 3/3, ...).

Sposób prowadzonej numeracji zależy od Ciebie. Ważne jest, żeby każdy następny numer był większy od poprzedniego, czyli musi być narastająco. Numer wynikający z księgi umieszczasz na dowodzie księgowym, który był podstawą wpisu do księgi.

Kolumna 2. - Data

W kolumnie 2. należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).

Data zaksięgowania kosztu uzyskania

W art. 22 ust. 6b ustawy o PIT został sprecyzowany moment poniesienia kosztu w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem za dzień poniesienia kosztu uzyskania uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Takie ujęcie kosztów dotyczy wszystkich podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów bez względu na metodę jej prowadzenia (memoriałową i uproszczoną).

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 listopada 2010 r. nr IBPBI/1/415-811/10/RM stwierdził:

"(...) iż o ile koszty, o których mowa we wniosku nie są elementem wartości początkowej środka trwałego, to data wystawienia faktury jest datą poniesienia kosztu uzyskania przychodów. W związku z tym datą zaksięgowania (ujęcia) kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest data wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu dokumentującego poniesienie wydatku".

Uwaga!

Jeżeli otrzymasz towar przed otrzymaniem faktury zakupu, to sporządzasz dowód otrzymania towaru handlowego czy materiału w dniu otrzymania towaru.

Dowód przyjęcia powinien zawierać szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego). Następnie na podstawie tego opisu wpisujesz zakup do księgi pod datą sporządzenia dowodu. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła materiał lub towar handlowy. Dowód ten przechowujesz jako dowód zakupu, do którego dołączasz otrzymaną później fakturę.

Kolumna 3. - Nr dowodu księgowego

W kolumnie 3. należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu księgowego własnego lub obcego.

Jeżeli dokonujesz zapisów na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, musisz wpisać numer kolejny zestawienia faktur. Wszelkie dowody księgowe, które sam sporządzasz, muszą posiadać numery kolejne, trzeba też zachować chronologię. Numeracja dowodów jest dowolna, z tym że dowody jednego rodzaju muszą mieć kolejne numery.

Moja rada

Jeżeli prowadzisz np. kilka punktów sprzedaży lub sprzedaż bezpośrednia jest prowadzona przez różne osoby, które nie mają ze sobą kontaktu (i nie mogą wiedzieć, jaki jest kolejny numer rachunku, który mogą wystawić), możesz dla każdego punktu sprzedaży stworzyć nowy schemat numeracji lub schemat numeracji dopisać do konkretnej osoby.

Masz np. dwa sklepy. Możesz więc kolejne numery przełamywać literami: pierwszy literą A, a drugi - B. Numer wyglądałby następująco: w pierwszym sklepie - 1/A, 2/A, ... albo A/1, A/2, ...; w drugim - 1/B, 2/B, ... albo odpowiednio B/1, B/2, ... W tym wypadku wszystko zależy od Twojej inwencji i Twoich potrzeb.

Warunek jest jeden: numeracja musi mieć porządek chronologiczny.

Kolumny 4. i 5. - Nazwa kontrahenta i jego adres

Kolumny 4. i 5. są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży towarów handlowych, usług czy wyrobów gotowych, gdy transakcje te udokumentowane są fakturami lub paragonami.

Kolumn tych nie wypełniasz w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych.

Kolumna 6. - Opis zdarzenia gospodarczego

W kolumnie 6. należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego.

Na przykład:

zakup blachy, zapłata za niklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za miesiąc styczeń, usługa transportowa, sprzedaż usług, zakup paliwa, umowa o dzieło, wynagrodzenia

Jeżeli będziesz prowadził księgowość za pomocą programu komputerowego lub za pomocą Excela, stwórz grupy przychodów i kosztów, wtedy będziesz mógł sortować wg danego rodzaju przychodu czy kosztu i będziesz znać poszczególne wartości.

Załóżmy, że sprzedajesz towary handlowe i usługi. Chcesz wiedzieć, jaki przychód osiągasz z tytułu sprzedaży towarów handlowych, a jaki z tytułu sprzedaży usług.

Wystarczy, że w kolumnie 6. jako opis zdarzenia gospodarczego będziesz konsekwentnie wpisywał w przypadku sprzedaży towarów handlowych: sprzedaż towarów handlowych, a w przypadku sprzedaży usług: sprzedaż usług.

Zauważ, że wybierając sortowanie wg opisu zdarzenia gospodarczego, poznasz bardziej szczegółowe dane swojej firmy z podziałem na przychody ze sprzedaży towarów handlowych i ze sprzedaży usług.

Oczywiście ja podaję tu tylko przykład podziału. Chcę Ci pokazać, jak możesz wykorzystać tę kolumnę, aby mieć więcej danych liczbowych na temat swojej firmy. Wszystko zależy od Twojej inwencji i Twoich potrzeb. Wykorzystując kolumnę 6., opis zdarzenia gospodarczego, możesz uzyskać więcej informacji w każdym obszarze swojej firmy, a zebranych w ten sposób danych użyć potem przy podejmowaniu decyzji. Zanim rozpoczniesz księgowanie, powinieneś się zastanowić, jakich informacji na temat swojej firmy potrzebujesz.

Przykładowo być może będziesz chciał znać:

koszty wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, zapłacone składki ZUS, koszty umów o dzieło, koszty umów-zleceń, koszty materiałów biurowych, koszty energii elektrycznej, koszty podróży służbowych:

- krajowych osobno,

- zagranicznych osobno,

pozostałe przychody z tytułu dodatnich różnic kursowych:

- powstałe z tytułu przychodów,

- powstałe z tytułu zakupów,

koszty z tytułu ujemnych różnic kursowych:

- powstałe z tytułu przychodów,

- powstałe z tytułu zakupów,

inne informacje w zależności od potrzeb i specyfiki firmy.

Zauważ, że jeżeli będziesz chciał mieć dane o każdym przychodzie lub koszcie swojej firmy, to powinieneś odpowiednio ustalić opis zdarzenia gospodarczego. To od Ciebie zależy, jak dokładnie będziesz opisywał zdarzenia gospodarcze.

W księdze prawidłowym opisem tego, co zostanie wpisane w kolumnie 7. (przychody z tytułu sprzedaży towarów i usług), będzie: sprzedaż, ale również: sprzedaż towaru handlowego, sprzedaż usługi najmu, sprzedaż usług budowlanych, sprzedaż wyrobu własnego i inne.

Zapisy w kolumnie 8. możesz opisać jako pozostałe przychody, ale możesz również bardziej szczegółowo: podając, jaki uzyskałeś pozostały przychód, np. sprzedaż środka trwałego, dodatnie różnice kursowe z tytułu przychodów, uzyskane odsetki bankowe, kara umowna, odsetki od nieterminowych płatności.

Prawidłowy opis w kolumnie 10. brzmi: towar handlowy, materiały. Jeśli natomiast potrzebujesz bardziej szczegółowej wiedzy na temat zakupów, również możesz ją zdobyć. Wystarczy, żebyś się zastanowił, które informacje są dla Ciebie istotne. W tym celu poszczególne zapisy opisujesz w odpowiedni sposób, żeby potem poprzez sortowanie uzyskać potrzebne informacje. Przykładowo opisujesz tak: zakup okien, zakup cementu, zakup materiału do usługi, zakup kleju, materiały do produkcji, butelki do konfekcjonowania.

Zapis w kolumnie 12. może brzmieć: wynagrodzenia; podsumowanie tej kolumny daje Ci informację na temat wielkości wypłaconych wynagrodzeń w danym okresie działania Twojej firmy. Ale może przydatna byłaby wiedza o tym, ile wypłaciłeś wynagrodzeń pracownikom produkcji, ile pracownikom działu handlowego, a ile administracji? Poprzez odpowiedni opis zdarzenia gospodarczego możesz te informacje uzyskać. Opisujesz wypłatę wynagrodzeń np. tak: produkcja-lista płac, produkcja - umowa o dzieło, handel - lista płac, handel - umowa zlecenia, administracja - umowa o dzieło. Skala szczegółowości zależy od Ciebie. Pamiętaj o jednym: im bardziej szczegółową wiedzę zdobędziesz na temat kosztów swojej firmy, tym większe będziesz mieć możliwości monitorowania kosztów i szukania oszczędności oraz zwiększenia jej zysku.

W kolumnie 13. księgujesz wszystkie pozostałe wydatki związane z działalnością gospodarczą, będące kosztem uzyskania przychodów. Koszty, które są wpisywane do tej kolumny, również możesz podzielić poprzez odpowiedni opis zdarzenia gospodarczego w kolumnie 6. Oczywiście szczegółowość i w tym przypadku jest uzależniona od specyfiki firmy i Twoich potrzeb. Może chcesz znać np. koszty transportu sprzedanego towaru handlowego albo korzystania z usług poczty, albo ujemne różnice kursowe dotyczące zakupu towaru handlowego, albo koszty energii elektrycznej wykorzystanej osobno na potrzeby produkcji i biura, albo koszty telefonu stacjonarnego czy telefonów komórkowych itd.

Odpowiedni zapis w kolumnie 6. - opis zdarzenia gospodarczego - umożliwi Ci późniejsze uzyskanie potrzebnych informacji. Prawidłowym opisem zdarzenia gospodarczego będzie przykładowo: transport sprzedanego towaru handlowego, poczta, ujemne różnice kursowe dotyczące zakupu towaru handlowego, energia elektryczna wykorzystana do produkcji, biuro - energia elektryczna, telefon stacjonarny, telefon komórkowy itd.

Podsumujmy: wykorzystując kolumnę 6. i to, że prowadzisz księgę za pomocą programu komputerowego, masz możliwość takiego ustawienia zapisów księgowych, by uzyskać sporo istotnych wiadomości na temat kosztów swojej firmy. Księga przychodów i rozchodów jest uproszczoną księgowością, niemniej jednak, jak już zapewne się zorientowałeś, odpowiednio prowadzona może Ci się przydać również do analizy możliwości zwiększenia zysku Twojej firmy.

Moja rada

Prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, dla celów podatkowych możesz w bardzo szybki sposób, komputerowo poprowadzić ewidencję rzeczywistych zysków swojej firmy. Zastanawiasz się zapewne, jak to zrobić. Podam Ci przepis na wykorzystanie już raz wykonanej pracy do poznania faktycznych wyników Twojej firmy. W tym celu musisz założyć w programie komputerowym drugą księgę, np. pod nazwą "księga faktyczna".

W celu sporządzenia księgi faktycznej skopiuj dane z księgi podatkowej, ale tylko za dany miesiąc, i wczytaj je do księgi faktycznej. Następnie wpisz wszystkie te wydatki swojej firmy, które nie zostały ujęte w podatkowej księdze. Pamiętaj o wykorzystaniu kolumny 6. (opis zdarzenia gospodarczego), za pomocą której możesz podzielić koszty na potrzebne grupy. Jeżeli prowadzisz sprzedaż towarów handlowych lub produkujesz, to aby określić rzeczywisty wynik swojej firmy, powinieneś prowadzić na własne potrzeby gospodarkę magazynową. Dzięki temu na podstawie danych z programu magazynowego będziesz mógł skorygować koszty wpisane w kolumnie 10. i wpisać faktyczny koszt sprzedanych towarów handlowych. Dokładniej o rzeczywistym wyniku Twojej firmy piszę w dalszej części książki.

Gorąco namawiam Cię do wykorzystania tego narzędzia - niezwykle potrzebnego w zarządzaniu firmą.

Z życia wzięte - Informacja jest bezcenna

Jakiś czas temu zgłosiła się do mnie osoba rozliczająca się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Już w czasie pierwszej rozmowy dowiedziałam się, że właściciel ma ogromne trudności z opanowaniem liczb swojej firmy (patrz rozdział 5., podrozdział "Liczby Twojej firmy"). Okazało się, że prowadzi trzy sklepy. W księdze podatkowej nie ma informacji na temat wyników każdego sklepu. Wie, że sklepy przynoszą zysk, ale który osiąga najwyższe wyniki, niestety nie wie. Zastanawia się nad zatrudnieniem osoby, która przygotowywałaby mu odpowiednie zestawienia w Excelu.

Właściciel chciał podpisać ze mną umowę na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Co mu zaproponowałam? Przychody i koszty uzyskania będziemy wprowadzać do księgi z podziałem na sklepy, a dokumentacja będzie odpowiednio archiwizowana w oddzielnych segregatorach - każdy z nich będzie dotyczył innego sklepu; koszty wspólne, np. księgowości, będą w czwartym segregatorze. Zaproponowałam mu, żeby wykupił sobie wejście do mojego oprogramowania księgowego on-line. Obiecałam, że nauczę go szukać potrzebnych mu informacji. Dowiedział się, że sam będzie mógł wykorzystywać odpowiednio wczytane przez moją kancelarię dane do prowadzenia swojej firmy i podejmowania decyzji. Najpierw był sceptyczny, ale po kilku miesiącach przyznał mi rację: taki sposób bardzo mu pomaga i faktycznie widzi wszystkie dane, których potrzebuje, jak na dłoni.

Do opisu zdarzenia gospodarczego dotyczącego danego sklepu została dodana jego nazwa własna, np. A, B, C, lub ulica, na której się znajduje, np. Mickiewicza, Gwiezdna, Słoneczna.

Wszystkie przychody i koszty uzyskania były przypisywane do odpowiedniego miejsca z nadaną nazwą własną. I tak zapis w kolumnie 8. brzmiał: "kasa fiskalna - Gwiezdna", "Sprzedaż - Gwiezdna", "Kasa fiskalna - Słoneczna", "Sprzedaż - korekta - Słoneczna". W identyczny sposób zostały podzielone koszty w pozostałych kolumnach księgi, czyli 9., 10., 11., 12. i 13. Ustawienie odpowiedniego filtra wyszukiwania danych pozwala na otrzymanie informacji dotyczących tylko i wyłącznie jednego sklepu.

II część - przychody

Wszystkie przychody podatkowe musisz ująć w odpowiednich kolumnach księgi przychodów i rozchodów (patrz tabela 3.2).

Tabela 3.2. Kolumny, w których księguje się przychody w KPiR (oznaczone kolorem jasnoszarym)

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Ważne!

Jeżeli księgujesz operacje gospodarcze, nie zapomnij również wypełnić części informacyjnej, czyli kolumn od 1. do 6.

Kolumna 7. - Przychody z tytułu sprzedaży towarów i usług

Kolumna 7. jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług oraz sprzedaży wyrobów własnej produkcji.

Dla przypomnienia

Przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT (art. 14 ust. 1 ustawy o PIT).

Zapisów tych dokonuje się jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług dokonujesz na podstawie wystawionych rachunków (jeżeli wybrałeś zwolnienie z VAT) lub faktur VAT (jeżeli jesteś płatnikiem VAT).

Uwaga dla podatników VAT

Do księgi wpisujesz wartość netto z faktury, która w tym przypadku jest Twoim przychodem. Tę samą fakturę księgujesz również w rejestrze sprzedaży VAT.

W przypadku sprzedaży nieudokumentowanej fakturami na koniec dnia sporządzasz dowód wewnętrzny. Wykazujesz w nim wartość przychodów za dany dzień (o ile nie prowadzisz ewidencji sprzedaży lub nie masz kasy fiskalnej). Na podstawie tego dowodu księgujesz przychód w księdze podatkowej raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.

Uwaga dla podatników VAT

W dowodzie wewnętrznym wykazujesz swoją sprzedaż z podziałem na stawki VAT, wyliczając wartość netto i kwotę podatku VAT.

Do księgi wpisujesz wartość netto, ona jest Twoim przychodem ze sprzedaży.

Jeżeli w danym dniu wystawiasz dużo rachunków lub faktur VAT, możesz uprościć sobie pracę i sporządzić tzw. zestawienie sprzedaży. Wtedy do księgi wpisujesz sprzedaż w jednej sumie, która wynika z dziennego zestawienia tych rachunków.

Uwaga dla podatników VAT

Zestawienie sprzedaży sporządź z podziałem na stawki VAT, wykazując wartość netto i podatek VAT. Pamiętaj, że Twoim przychodem ze sprzedaży jest wartość netto.

Zestawienie sprzedaży powinno zawierać co najmniej następujące dane:

1) datę i kolejny numer zestawienia,

2) numery od ... do ... faktur (rachunków) objętych zestawieniem,

3) sumę zbiorczą tych faktur,

4) Twój podpis jako osoby, która sporządziła zestawienie,

5) dla podatników VAT również podział wg stawek VAT, kwotę netto, stawkę VAT, wartość brutto.

Jeżeli prowadzisz ewidencję sprzedaży, to kwotę przychodu wykazaną w tej ewidencji możesz zaksięgować w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.

Uwaga dla podatników VAT

Jeżeli prowadzisz rejestr sprzedaży VAT, to kwotę przychodu wykazaną w tym rejestrze możesz zaksięgować w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. Pamiętaj, że Twoim przychodem jest wartość netto i tę wartość wpisujesz na koniec miesiąca do księgi.

Jeżeli ewidencjonujesz obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, to księgujesz go w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Możesz również skorzystać z uproszczenia i w jednym wpisie dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych.

Zestawienie sprzedaży z kasy fiskalnej powinno zawierać co najmniej:

1) numer kolejny wpisu,

2) numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy,

3) numery i daty raportów dobowych,

4) wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku, skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji.

Pamiętaj, że nie wpisujesz do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast jesteś zobowiązany do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur.

Jeżeli natomiast faktury dla osób prowadzących działalność nie zostały zarejestrowane za pomocą kasy fiskalnej, wpisujesz je bezpośrednio do księgi (możesz to zrobić na podstawie dziennych zestawień sprzedaży, w ten sposób uprościsz sobie księgowanie, czyli zmniejszysz liczbę zapisów).

Podsumujmy

A. Jeżeli ewidencjonujesz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej, to masz następujący wybór:

1) Codziennie wpisujesz do księgi wartości na podstawie raportów dobowych z kasy fiskalnej - w kasie rejestrujesz całą sprzedaż zarówno dla osób fizycznych, jak i dla firm.

2) Codziennie wpisujesz do księgi:

wartości sprzedaży nieudokumentowanej na podstawie raportów z kasy fiskalnej, w kasie rejestrujesz tylko sprzedaż dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych; faktury dla firm lub rachunki - każdy osobno lub na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży.

3) Po zakończeniu miesiąca wpisujesz wartości na podstawie miesięcznego raportu z kasy fiskalnej - w kasie rejestrujesz całą sprzedaż zarówno dla osób fizycznych, jak i dla firm.

Odpowiednio:

Po zakończeniu miesiąca wpisujesz na podstawie miesięcznego raportu z kasy fiskalnej wartość sprzedaży dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych (w kasie rejestrujesz tylko i wyłącznie sprzedaż dla osób fizycznych i rolników ryczałtowych). Codziennie wpisujesz do księgi rachunki dokumentujące sprzedaż. Dla uproszczenia możesz sporządzać dzienne zestawienie sprzedaży i jedną kwotą księgować sprzedaż danego dnia. Jeżeli jesteś podatnikiem VAT, możesz na zakończenie miesiąca księgować sprzedaż jedną kwotą, na podstawie rejestru sprzedaży VAT.

Koniecznie pamiętaj o terminach księgowania.

B. Jeżeli nie posiadasz kasy fiskalnej, to masz następujący wybór:

1) Zakładasz ewidencję sprzedaży nieudokumentowanej:

księgujesz po zakończeniu miesiąca jednym zapisem kwotę sprzedaży nieudokumentowanej na podstawie tej ewidencji (podatnicy VAT wpisują kwotę netto); chronologicznie wpisujesz do księgi faktury za sprzedaż (wartość netto) lub rachunki dla firm, pojedynczo lub na podstawie dziennych zestawień sprzedaż; na zakończenie miesiąca księgujesz odpowiednie operacje sprzedaży na podstawie rejestru faktur VAT (jeżeli jesteś podatnikiem VAT - wartość netto).

2) Nie zakładasz ewidencji sprzedaży nieudokumentowanej:

wpisujesz codziennie do księgi kwotę wynikającą ze sporządzonego dowodu wewnętrznego, w którym wykazujesz kwotę ze sprzedaży nieudokumentowanej; wpisujesz faktury za sprzedaż dla firm pojedynczo lub na podstawie dziennych zestawień sprzedaży lub po zakończeniu miesiąca na podstawie rejestru sprzedaży faktur VAT (jeżeli jesteś podatnikiem VAT).

Ten sposób księgowania jest najbardziej czasochłonny i wymaga systematyczności. Jeżeli nie założysz ewidencji sprzedaży, to zapisów w księdze musisz dokonywać codziennie, na bieżąco. Jeśli natomiast założysz ewidencję sprzedaży, nie musisz prowadzić księgi przychodów i rozchodów na bieżąco. Zapisów musisz dokonywać w czasie zapewniającym prawidłowe rozliczenie z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego.

W dalszej części rozdziału przedstawiam przykłady księgowania zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w 2014 r. W tym przypadku daty nie mają wpływu na sposób prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, gdyż sposób jej prowadzenia w 2015 r. jest analogiczny.

Przykładowe księgowanie nr 1 (patrz tabela 3.3)

W miesiącu wystawiłeś poniższe faktury sprzedaży.

W dniu 3 stycznia 2014 r.:

- Fakturę 1/1/2014 na rzecz firmy Warsztat Samochodowy, Gdańsk, ul. Biwakowa 5, na kwotę 450 zł.

- Fakturę 2/01/2014 na rzecz firmy Kurier, Gdynia, ul. Prosta 3, na kwotę 650 zł.

- Fakturę 3/1/2014 na rzecz firmy Wynajem, Gdynia, ul. Krótka, na kwotę 230 zł.

Czyli 3 stycznia wystawiłeś trzy faktury i możesz je zewidencjonować na podstawie sporządzonego zestawienia. Kwota ogólna sprzedaży wyniosła: 1330 zł. Zestawieniu nadałeś numer 01/01/2014.

W dniu 14 stycznia kontrahent zwrócił Ci towar zakupiony wcześniej, w dniu 3 stycznia. Jeżeli tego dnia nie wystawiałeś żadnych innych faktur dla firm, to Twoje zestawienie będzie miało ujemną wartość. Ujmiesz w nim tylko jedna fakturę. Kontrahent zwrócił towar za 200 zł.

Nie masz kasy fiskalnej. Prowadzisz ewidencję sprzedaży. Za cały miesiąc Twój obrót na rzecz osób fizycznych wyniósł na koniec miesiąca 6000 zł.

Tabela 3.3. Ewidencja sprzedaży w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

3.01

Zest. 01/01/2014

*

*

Sprzedaż

1 330

00

1 330

00

2

14.01

Zest. 02/01/2014

*

*

Korekta sprzedaży

-200

00

-200

00

3

31.01

Ewidencja sprzedaży 1/14

*

*

Sprzedaż wg ewidencji sprzedaży za styczeń

6 000

00

6 000

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

* W przypadku księgowania przychodów na podstawie własnych ZESTAWIEŃ SPRZEDAŻY oraz EWIDENCJI SPRZEDAŻY NIEUDOKUMENTOWANEJ nie wypełniasz kolumn 4. i 5.

Rozliczanie przychodów w walucie obcej

Do celów podatkowych przychody muszą być wyrażone w złotych. Dlatego jeżeli należności za sprzedane towary lub usługi są wyrażone w walucie obcej, konieczne jest ich przeliczenie na złote. Przychody w walutach obcych przeliczasz na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Aby prawidłowo przeliczyć na złotówki przychód wyrażony w walucie obcej, musisz w pierwszej kolejności ustalić datę powstania tego przychodu.

Zasady ustalania daty powstania przychodu wynikają z art. 14 ust. 1c, 1e, 1h i 1i ustawy o PIT.

Zasadniczo za datę powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Inaczej ustala się moment powstania przychodu w przypadku tzw. usług ciągłych. Wówczas, jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Reguła ta ma zastosowanie odpowiednio do dostawy energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego.

W sytuacji otrzymania przychodu, do którego nie mają zastosowania omówione wcześniej terminy, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.

Te informacje są bardzo istotne, bo od tego, kiedy powstał u Ciebie przychód, jest uzależniona data ujęcia danego przychodu w księdze przychodów. Zaksięgowanie przychodu do miesiąca innego, niż nakazują przepisy, spowoduje, że powstanie zaległość podatkowa.

Przykładowe księgowanie nr 2 (patrz tabela 3.4)

Wykonałeś usługę 10 stycznia 2014 r. Natomiast fakturę nr 3/01/2014, dokumentującą tę transakcję, wystawiłeś 15 stycznia 2014 r. na kwotę 10 000 euro.

Przychód z tego tytułu powstał w dniu wykonania usługi, tj. 10 stycznia 2014 r. W związku z tym do przeliczenia osiągniętego przychodu na złotówki powinieneś przyjąć średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, tj. z 9 stycznia 2014 r.

Przeliczenie osiągniętego przychodu na złotówki:

Średni kurs NBP z dnia 9 stycznia 2014 r. (tabela nr 005/A/NBP/2014) wyniósł: 4,1776

10 000 euro zł × 4,1776 = 41 776 zł

Tak wyliczoną kwotę wysokości 41 776 zł księgujesz jako przychód w kolumnie 7. podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Ważne

Osiąganie w działalności gospodarczej przychodu wyrażonego w walucie obcej niesie za sobą obowiązek rozliczenia różnic kursowych.

Tabela 3.4. Ewidencja sprzedaży w walucie obcej w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

15.01

3/01/2014

Zagraniczny kontrahent

Niemcy

Sprzedaż

41 776

00

41 776

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Zauważ, że uzyskane przychody w walucie obcej wymagają dwóch księgowań:

1. najpierw księgujesz przychód na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed uzyskaniem przychodu - kolumna 7.;

2. w dniu zapłaty obliczasz różnice kursowe:

dodatnie księgujesz w kolumnie 8. (pozostałe przychody); ujemne księgujesz w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu jest niższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia (art. 24c ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT) - wpisujesz do kolumny 8. (pozostałe przychody).

Z kolei ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu jest wyższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia (art. 24c ust. 3 pkt 1 ustawy o PIT) - wpisujesz do kolumny 13. (pozostałe wydatki).

Dodajmy, że gdyby nie było możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w dniu jej wpływu, to przyjmuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT).

Kurs faktycznie zastosowany nie powinien być wyższy ani niższy o więcej niż powiększona lub pomniejszona o 5% wartość kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień faktycznie zastosowanego kursu waluty (art. 24c ust. 5 ustawy o PIT).

Różnice kursowe wyliczasz w następujący sposób:

1. Wartość przychodu wyrażonego w walucie obcej (np. z faktury) przeliczasz (jak w powyższym przykładzie) na złote wg średniego kursu waluty ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.

2. Następnie przeliczasz wartość przychodu w dniu jego otrzymania (np. w dniu wpływu na rachunek walutowy) wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

3. Porównujesz wartość przychodu należnego z wartością przychodu otrzymanego - różnice kursowe (dodatnie lub ujemne).

Jeżeli wartość przychodu po przeliczeniu na złote, ujęta w kolumnie 7. (pozostałe przychody),

JEST NIŻSZA

od przychodu przeliczonego wg faktycznie zastosowanego kursu w dniu uzyskania przychodu,

POWSTAJĄ

DODATNIE RÓŻNICE KURSOWE.

Zauważ, że faktyczny przychód jest większy, niż zaksięgowałeś w kolumnie 7., dlatego tę różnicę ujmujesz w kolumnie 8.

Jeżeli wartość przychodu po przeliczeniu na złote, ujęta w kolumnie 7. (pozostałe przychody),

JEST WIĘKSZA

od przychodu przeliczonego wg faktycznie zastosowanego kursu w dniu uzyskania przychodu,

POWSTAJĄ

UJEMNE RÓŻNICE KURSOWE.

Zauważ, że faktyczny przychód jest mniejszy, niż zaksięgowałeś w kolumnie 7., dlatego tę różnicę ujmujesz w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Uwaga!

Powstałe różnice kursowe z tytułu przychodu uzyskanego ze sprzedaży towarów i usług zwiększają:

- dodatnie różnice kursowe przychody - kolumna 8. (pozostałe przychody),

- ujemne różnice kursowe koszty uzyskania przychodów - kolumna 13. (pozostałe wydatki).

Przykładowe księgowanie nr 2 - cd. (patrz tabela 3.5)

Kontrahent zapłacił Ci fakturę w dniu 31 stycznia 2014 r. w całości, czyli 10 000 euro.

Przy przeliczeniu różnic kursowych musisz wziąć pod uwagę kurs z 30 stycznia 2014 r., który wynosił 4,2155.

Wyliczenie różnic kursowych:

10 000 euro × (4,2155 - 4,1776) = 379 zł

Tabela 3.5. Ewidencja sprzedaży w walucie obcej i różnic kursowych w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

15.01

3/01/2014

Zagraniczny kontrahent

Niemcy

Sprzedaż

41 776

00

41 776

00

2

30.01

DW 5/1/2014

Dodatnie różnice kursowe

379

00

379

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Kolumna 8. - Pozostałe przychody

Kolumna 8. jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika. Zapisy w księdze dotyczące pozostałych przychodów muszą być dokonywane na podstawie dowodów potwierdzających te przychody.

Rozliczenie powypadkowej naprawy firmowego samochodu

Przykładowe księgowanie nr 3

Do środków trwałych Twojej firmy należy samochód osobowy, który ma ubezpieczenie AC i OC. W wyniku kolizji auto zostało uszkodzone. Szkoda będzie płatna z polisy sprawcy. Warsztat wystawił fakturę za naprawę oraz za wynajem samochodu zastępczego. Warsztat i firma ubezpieczeniowa rozliczają się bezgotówkowo.

Odszkodowanie za szkodę

Odszkodowanie jest przychodem podatkowym i podlega wpisowi do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 8.

Przychodem z działalności gospodarczej są również otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych m.in. z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przychód ten powstaje z datą otrzymania odszkodowania, w tym przypadku będzie to dzień przekazania przez firmę ubezpieczeniową kwoty odszkodowania do warsztatu.

Jeżeli nie posiadasz informacji o dacie i wysokości odszkodowania przekazanego warsztatowi przez firmę ubezpieczeniową, powinieneś zwrócić się do ubezpieczyciela o przekazanie stosownych danych.

Uwaga!

Jeżeli odszkodowanie obejmuje również zwrot kosztów eksploatacji samochodu zastępczego, które są rozliczane tzw. kilometrówką, to część przekraczającą jej limit uznajesz za zwrot innych wydatków niezaliczonych do kosztów podatkowych - i w tej części odszkodowanie nie będzie stanowiło przychodu podatkowego (z art. 14 ust. 3 pkt 3a ustawy o PIT).

Przykładowe księgowanie nr 3 - cd. (patrz tabela 3.6)

Otrzymałeś informacje od firmy ubezpieczeniowej PZU w Gdańsku, że wysokość odszkodowania wyniosła 1500 zł i została przekazana przelewem w dniu 31 stycznia na konto Warsztatu Samochodowego w Gdyni, ul. Lelewela 4. Warsztat samochodowy wystawił w dniu 25 stycznia fakturę nr 56 w wysokości 1500 zł za naprawę samochodu.

Zauważ, że nawet gdy kwota przychodu równa się kwocie kosztu uzyskania, to musisz te dwie pozycje ująć w księdze przychodów.

Tabela 3.6. Ewidencja otrzymanego odszkodowania i kosztów naprawy samochodu w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

25.01

DW 4/1/2014

PZU

Gdańsk

Odszkodowanie*

1 500

00

1 500

00

2

25.01

56

Warsztat Samochodowy

Gdynia, ul. Lelewela 4

Naprawa samochodu

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

1 500

00

1 500

00

* Do sporządzonego dowodu wewnętrznego dołącz otrzymane od PZU pismo z tą informacją.

Pozostałe przychody otrzymane w walucie obcej

Przykładowe księgowanie nr 4 (patrz tabela 3.7)

Dnia 16 stycznia 2014 r. na Twój rachunek bankowy wpłynęła od zagranicznego kontrahenta należność z tytułu kary umownej w wysokości 100 euro. Kara ta dotyczy opóźnień w dostawach towarów zrealizowanych w pierwszej dekadzie stycznia 2014 r.

Przychód z tytułu otrzymania tej należności powstał z datą jej wpływu na rachunek bankowy podatnika, tj. 16 stycznia 2014 r. Do przeliczenia euro na złotówki powinieneś zastosować średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, tj. z 15 stycznia 2014 r.

Tego rodzaju przychód podlega księgowaniu w kolumnie 8.

Przeliczenie uzyskanego przychodu na złotówki:

Średni kurs NBP z dnia 15 stycznia 2014 r. wyniósł: 4,1522

100 euro × 4,1522 = 415,22 zł

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów, w kolumnie 8. księgujesz więc kwotę w wysokości 415,22 zł. Pamiętaj również o wypełnieniu części informacyjnej, czyli kolumn od 1. do 6.

Tabela 3.7. Ewidencja otrzymanej kary w walucie obcej w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

16.01

Wyciąg bankowy

Zagraniczny kontrahent

Włochy

Wpłata kary umownej od kontrahenta

425

22

415

22

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Dodatnie różnice kursowe

Uzyskany przychód w walucie obcej

Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość uzyskanego przychodu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego przychodu w dniu zapłaty, przeliczonej wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Poniesiony koszt w walucie obcej

Dodatnie różnice kursowe powstają, jeżeli wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Zauważ, że poniesione koszty uzyskania w walucie obcej wymagają dwóch księgowań:

1) księgujesz na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed poniesieniem kosztu - kolumna 10. (towar handlowy) lub 13. (pozostałe wydatki);

2) w dniu zapłaty obliczasz różnice kursowe:

dodatnie różnice kursowe księgujesz w kolumnie 8. (pozostałe przychody); ujemne różnice kursowe księgujesz w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Sprzedaż środka trwałego wykorzystywanego w działalności gospodarczej

Właściwą kolumną księgi do zewidencjonowania przychodu ze sprzedaży środka trwałego jest kolumna 8.

Odpłatne zbycie środka trwałego wykorzystywanego na potrzeby związane z działalnością gospodarczą generuje przychód z działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 14 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o PIT. Jednocześnie w momencie sprzedaży tego składnika majątku masz prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na jego nabycie pomniejszone o sumę odpisów amortyzacyjnych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).

Przy czym przez sumę odpisów amortyzacyjnych należy rozumieć całość dokonanych odpisów zarówno zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, jak i z nich wyłączonych (tak się zdarza w przypadku amortyzacji samochodu osobowego o wartości ponad 20 000 euro). Koszt ten ujmujesz kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Sprzedaż środka trwałego wycofanego z działalności gospodarczej

Może się tak zdarzyć, że będziesz chciał wycofać środek trwały ze swojej działalności gospodarczej i przeznaczyć go na potrzeby osobiste. Masz prawo wycofać z firmy składnik majątku. Pamiętaj, że ten fakt powinien być odpowiednio udokumentowany. W tym celu powinieneś sporządzić stosowne oświadczenie lub protokół i na tej podstawie dokonać w ewidencji środków trwałych adnotacji o wykreśleniu środka trwałego z tej ewidencji, jako przyczynę podając przekazanie na potrzeby własne.

Zwróć uwagę!

Wycofania środka trwałego z firmy i przekazania go na potrzeby osobiste nie ujmujesz w księdze przychodów i rozchodów.

Dla przypomnienia

Przekazanie środka trwałego na cele osobiste nie wywołuje skutków w podatku dochodowym (patrz rysunek 3.3).

Przychód ten ujmujesz w kolumnie 8. (pozostałe przychody).

Natomiast wydatki na nabycie lub wytworzenie tego środka trwałego, po pomniejszeniu o sumę dokonanych odpisów amortyzacyjnych, będą kosztem uzyskania przychodów przy ustalaniu dochodu z odpłatnego zbycia. Księgujesz je w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Przepisy prawne

Ustawa o PIT - art. 10 ust. 2 pkt 3; art. 14 ust. 2 pkt 1; art. 23 ust. 1 pkt 1

Wskazane wyjaśnienia mają zastosowanie również do budynku będącego środkiem trwałym, ale pod warunkiem że jest to budynek inny niż mieszkalny.

Rysunek 3.3. Opodatkowanie sprzedaży środka trwałego

Jeżeli bowiem przedmiotem zbycia jest budynek mieszkalny (jego część lub udział w takim budynku) wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej, to do przychodów z działalności gospodarczej nie zaliczasz przychodów z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą m.in. budynku mieszkalnego, jego części lub udziału w takim budynku.

Skoro zatem przychód ze sprzedaży budynku mieszkalnego nie jest przychodem z działalności gospodarczej, nie wykazuje się go w księdze podatkowej.

Przykładowe księgowanie nr 5 (patrz tabela 3.8)

Dwa lata temu wycofałeś ze stanu środków trwałych Twojej firmy samochód osobowy. W chwili wycofania go z firmy nie uznałeś za koszty uzyskania całej wartości samochodu. Pozostała część niezamortyzowana wynosiła 2000 zł. W dniu 31 stycznia sprzedałeś samochód osobie fizycznej, panu Jerzemu Pakowi z Gdańska, ul. Koło 3, za 5000 zł. Wystawiłeś w tym samym dniu fakturę nr 19/2014.

Przychód ze sprzedaży odpadów poprodukcyjnych

Przykładowe księgowanie nr 6 (patrz tabela 3.9)

Firma zajmuje się obróbką metali. Po procesach obróbczych pozostają odpady w postaci wiórów metalowych, które następnie są sprzedawane jako złom stalowy. W dniu 15 stycznia firma wystawiła fakturę nr 25/01/14 na rzecz firmy Odpad, Gdańsk, ul. Prosta 3, za sprzedane wióry metalowe na kwotę 45 zł.

Przychód ze sprzedaży odpadów poprodukcyjnych wpisujesz w księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8.

Aby prawidłowo ująć tego rodzaju przychód, musisz przypomnieć sobie, jaka jest definicja odpadów zamieszczona w rozporządzeniu o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Pozwól, że przytoczę ją tutaj dosłownie jeszcze raz.

Tabela 3.8. Ewidencja sprzedaży samochodu i kosztów uzyskania w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

31.01

19/2014

Jerzy Pak

Gdańsk, ul. Koło 3

Sprzedaż samochodu

5 000

00

5 000

00

2

31.01

DW 6/1/2014

Pozostała amortyzacja

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

2 000

00

2 000

00

Tabela 3.9. Ewidencja sprzedaży odpadów poprodukcyjnych w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

15.01

25/01/14

Odpad

Gdańsk, Prosta 3

Sprzedaż odpadów

45

00

45

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

A zatem wióry metalowe powstałe po obróbce metali spełniają definicję odpadów. Z całą pewnością sprzedaż odpadów w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą będzie przychodem z tej działalności. W związku z tym będzie podlegała wpisowi do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Pozostaje więc odpowiedzieć na pytanie, w której kolumnie należy umieścić tego rodzaju przychód. Z objaśnień do księgi wynika, że kolumna 7. jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i usług oraz sprzedaży wyrobów własnej produkcji. Odpady poprodukcyjne nie są ani wyrobami, ani towarami handlowymi, ani usługami, więc nie możesz przychodu z tego tytułu zaksięgować w kolumnie 7., a powinieneś zaksięgować go w kolumnie 8. jako pozostały przychód.

Refakturowanie kosztów mediów

Przykładowe księgowanie nr 7 (patrz tabela 3.10)

Przedsiębiorca zajmuje się wynajmem lokali. Od dostawców mediów otrzymuje faktury, które potem refakturuje na najemców. Wystawiłeś refakturę 1/RE/14 w dniu 10 stycznia tytułem zużytej energii elektrycznej dla najemcy, firmy Model, Gdynia, ul. Krótka 1, na kwotę 342 zł.

Tabela 3.10. Ewidencja refaktury kosztów w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

10.01

1/RE/14

Model

Gdynia, ul. Krótka 1

Refaktura kosztów*

342

00

342

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

* Możesz tutaj zastosować inny opis w zależności od tego, jakie masz potrzeby informacyjne na temat swojej firmy, np. refaktura kosztów, zużycie energii itp.

Przychód z refaktur księgujesz w kolumnie 8. podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Refakturowanie polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług bez doliczania marży. Celem refakturowania jest przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, mimo że podmiot refakturujący fizycznie danej usługi nie świadczy.

Kiedy powstaje przychód z tytułu refakturowania usług u podatników osiągających przychody z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wyjaśnił Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 15 czerwca 2012 r. nr DD2/033/21/KOI/2012/DD-159. Wynika z niej:

"(...) że jeżeli umowa najmu przewiduje odrębne od czynszu rozliczenie tzw. mediów poprzez ich refakturowanie z wynajmującego na najemcę, to postanowienia umowy najmu dla celów podatkowych określają datę powstania przychodu z refaktur".

Resort finansów wskazał, że zarówno gdy wydatki z tytułu opłat za media są uwzględnione w kwocie czynszu, jak i w przypadku ich refakturowania odrębnie od czynszu uzyskany przychód z tego tytułu jest zaliczany do przychodów z najmu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że moment powstania przychodu jest ustalany stosownie do przepisu art. 14 ust. 1e ustawy o PIT, tj. zgodnie z okresami rozliczeniowymi wskazanymi w umowie.

Kolumna 9. - Razem przychody

Kolumna 9. jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zewidencjonowanych w kolumnach 7. i 8. Wartość wynikająca z podsumowania tej kolumny jest całkowitym przychodem Twojej firmy. Do wyliczenia dochodu bierzesz wartość wynikającą z podsumowania tej kolumny narastająco od początku roku.

Zapamiętaj, żeby zawsze sprawdzać, czy suma narastająco podsumowanej kolumny 7. i kolumny 8. jest równa sumie wynikającej z kolumny 9. W przypadku prowadzenia księgi ręcznie oznacza to dodatkowe sprawdzenie podsumowań liczonych za pomocą kalkulatora. Łatwo wówczas o pomyłkę. W przypadku zapisów za pomocą komputera takie pomyłki nie powinny się zdarzyć. Ale pamiętaj, że jest to maszyna, która zsumuje tylko poprawne wpisy. Jeżeli np. zamiast przecinka napiszesz kropkę, może źle odczytać Twój wpis i nie dodać go do przychodów. Także wtedy lepiej sprawdzić już podsumowane wartości wynikające z tych kolumn.

III część - koszty uzyskania

Wszystkie wydatki, które są kosztami uzyskania, podlegają wpisowi do odpowiednich kolumn w księdze przychodów i rozchodów (patrz tabela 3.11).

Ważne!

Jeżeli księgujesz operacje gospodarcze, nie zapomnij również wypełnić części informacyjnej, czyli kolumn od 1. do 6.

Tabela 3.11. Kolumny, w których księguje się koszty uzyskania w KPiR (oznaczone kolorem jasnoszarym)

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Kolumna 10. - Zakup towarów handlowych i materiałów

Kolumna 10. jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych wg cen zakupu.

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym.

Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które:

w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług są główną substancją gotowego wyrobu; stanowią część składową (montażową) wyrobu lub są ściśle złączone z wyrobem (np. opakowania - puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeśli nie są środkami trwałymi.

Materiałami pomocniczymi są:

materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Cena zakupu to:

w przypadku zakupu cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, obniżona o rabaty opusty i inne podobne obniżenia; w przypadku otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Uwaga!

Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych - zwanych dalej materiałami - i towarów handlowych musisz potwierdzić na dowodzie zakupu datą przyjęcia i podpisem.

Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musisz wpisać do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Chyba że prowadzisz ewidencję sprzedaży nieudokumentowanej i zapisów w księdze dokonujesz po zakończeniu miesiąca.

Wiesz już, co wpisywać do kolumny 10. W praktyce nie zawsze jest tak, że kupując towar (w przypadku usług materialnych będą to raczej materiały lub materiały pomocnicze), otrzymujesz jednocześnie fakturę zakupu. Zakupów możesz dokonywać w różny sposób, np. w sklepie, w hurtowni, u producentów, przez internet itd. Nie zawsze otrzymasz jednocześnie towar i fakturę. Co wtedy powinieneś zrobić?

Wiesz już, że każdy wpis w księdze musi mieć potwierdzenie w dowodzie księgowym, ale... w praktyce mogą wystąpić m.in. takie sytuacje:

1. Otrzymujesz i towar i fakturę jednocześnie.

W tym wypadku nie ma problemu z datą, z jaką powinieneś zaksięgować ten zakup, bo wszystkie operacje dzieją się tego samego dnia.

Przykładowe księgowanie nr 8

Załóżmy, że w ramach działalności prowadzisz salon fryzjerski i dodatkowo sprzedajesz swoim klientkom różne kosmetyki do włosów. Do salonu kupiłeś 10 lakierów do włosów, 5 grzebieni, 5 sztuk odżywki do włosów od firmy Zdrowy Włos, Tczew, ul Kolejowa 3. Faktura nr 45/01 została wystawiona w dniu 16 stycznia 2014 r. na kwotę 215 zł. Towary te przeznaczasz do odsprzedaży.

Dostawą zajęła się firma kurierska Kurier, Tczew, ul. Platynowa 2. W dniu 16 stycznia dostarczyła Ci przesyłkę i fakturę nr 100/14, wystawioną 16 stycznia za usługi transportowe na kwotę 20 zł (patrz tabela 3.12).

2. Otrzymujesz materiał lub towar handlowy bez faktury.

Przykładowe księgowanie nr 8a

Załóżmy, że w ramach działalności prowadzisz salon fryzjerski i dodatkowo sprzedajesz swoim klientkom różne kosmetyki do włosów. Do salonu kupiłeś 10 lakierów do włosów, 5 grzebieni, 5 sztuk odżywki do włosów od firmy Zdrowy Włos, Tczew, ul Kolejowa 3. Faktura nr 45/01 została wystawiona w dniu 16 stycznia 2014 r. na kwotę 215 zł i wysłana pocztą. Fakturę otrzymałeś 20 stycznia. Towary te przeznaczasz do odsprzedaży.

Dostawą zajęła się firma kurierska Kurier, Tczew, ul. Platynowa 2. W dniu 16 stycznia dostarczyła Ci przesyłkę i fakturę nr 100/14, wystawioną 16 stycznia 2014 r. za usługi transportowe na kwotę 20 zł (patrz tabela 3.13).

Tabela 3.12. Ewidencja zakupu towaru handlowego na podstawie faktury zakupu i kosztów transportu na podstawie faktury w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

16.01

45/01

Zdrowy Włos

Tczew, ul. Kolejowa 3

Towary handlowe

2

16.01

100/14

Kurier

Tczew, ul. Platynowa 2

Transport towaru handlowego

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

215

00

20

00

Musisz sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego). W chwili księgowania nie masz faktury.

Następnie na podstawie tego opisu wpisujesz zakup do księgi. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która przyjęła materiał lub towar handlowy. Dowód ten przechowujesz jako dowód zakupu.

Dowód zawierający opis otrzymanego materiału lub towaru musi być przechowywany jako dokument zakupu. Otrzymaną w późniejszym czasie fakturę po prostu dołączasz do tego dowodu. Jeżeli na dowodzie wykazałeś inną wartość niż tę, która jest na fakturze, to w dniu otrzymania faktury wpisujesz różnicę do księgi.

3. Otrzymujesz towar bez faktury, ale z dowodem dostawy zawierającym specyfikację dostawcy.

Możesz nie sporządzać opisu, o którym napisałam w poprzednim punkcie. Pamiętaj tylko, aby na tym dokumencie znalazła się adnotacja o przyjęciu towaru, data przyjęcia towaru i podpis osoby przyjmującej towar. Ten dowód jest podstawą wpisu do księgi.

Tabela 3.13. Ewidencja zakupu towaru handlowego na podstawie dowodu wewnętrznego i kosztów transportu na podstawie faktury w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

16.01

DW 1/2014

Zdrowy Włos

Tczew, ul. Kolejowa 3

Towary handlowe

2

16.01

100/14

Kurier

Tczew, ul. Platynowa 2

Transport towaru handlowego

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

215

00

20

00

Przykładowe księgowanie nr 8b

Załóżmy, że w ramach działalności prowadzisz salon fryzjerski i dodatkowo sprzedajesz swoim klientkom różne kosmetyki do włosów. Do salonu kupiłeś 10 lakierów do włosów, 5 grzebieni, 5 sztuk odżywki do włosów od firmy Zdrowy Włos, Tczew, ul Kolejowa 3. Faktura nr 45/01 została wystawiona w dniu 16 stycznia 2014 r. na kwotę 215 zł i wysłana pocztą. Fakturę otrzymałeś 20 stycznia. Towary te przeznaczasz do odsprzedaży.

Dostawą zajęła się firma kurierska Kurier, Tczew, ul. Platynowa 2. W dniu 16 stycznia dostarczyła Ci przesyłkę i fakturę nr 100/14, wystawioną 16 stycznia 2014 r. za usługi transportowe na kwotę 20 zł.

Po rozpakowaniu przesyłki okazało się, że do towarów była dołączona specyfikacja przysłanego towaru nr 8788, wystawiona 16 stycznia 2014 r. Ta specyfikacja może być podstawą do dokonania wpisu w księdze. Nie musisz więc sporządzać żadnego dowodu, wystarczy, że umieścisz na tym dowodzie adnotację, że towar otrzymałeś w danym dniu, i się podpiszesz. Na podstawie tego dokumentu zaksięguj operację jak w tabeli 3.14. Fakturę, którą otrzymasz w późniejszym czasie, dołącz do dowodu, na podstawie którego wpisałeś ten zakup do księgi.

Tabela 3.14. Ewidencja zakupu towaru handlowego na podstawie specyfikacji przysłanego towaru i kosztów transportu na podstawie faktury w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

16.01

8788

Zdrowy Włos

Tczew, ul. Kolejowa 3

Towary handlowe

2

16.01

100/14

Kurier

Tczew, ul. Platynowa 2

Transport towaru handlowego

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

215

00

20

00

Import towarów handlowych

Przykładowe księgowanie nr 9

Pan Stanisław importuje towar handlowy z Chin. Faktura 125/14 dokumentująca zakup została wystawiona 7 stycznia 2014 r. na kwotę 1500 dol. Towar handlowy wraz z fakturą dokumentującą zakup pan Stanisław otrzymał w dniu 22 stycznia 2014 r. Kwoty podatku VAT (1178,82 zł) i cła (457,76 zł) w wysokości wynikającej z SAD zapłacił 22 stycznia 2014 r. Za zakupione towary zapłacił w dwóch ratach: 750 dol. w dniu 22 stycznia i kwotę 750 dol. w dniu 24 stycznia 2014 r. Pan Stanisław nie jest podatnikiem podatku VAT. Powstaje więc pytanie: jak zaksięgować takie zdarzenie gospodarcze?

Właściwą kolumną jest kolumna 10. - zakup towarów handlowych i materiałów (patrz tabela 3.15).

W tej kolumnie zaksięgujesz kwotę w wysokości 1500 dol. + należne cło wynikające z SAD.

Jeżeli nie możesz odliczyć podatku naliczonego VAT, bo np. korzystasz ze zwolnienia, to dodajesz również kwotę podatku VAT. Innymi słowy, wpisujesz wszystkie wartości z SAD oprócz kwoty dotyczącej zakupu towaru handlowego.

Tabela 3.15. Ewidencja kosztów zakupu towaru handlowego z importu i różnic kursowych w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

22.01

125/14

Firma z Chin

Chiny

Import towaru handlowego

2

22.01

SAD nr 00021

Urząd Celny

Gdynia

Cło

3

22.01

SAD nr 00021

Urząd Celny

Gdynia

VAT niepodle-gający odlicz.

4

22.01

DW 2/1/2014

Dodatnie różnice kursowe - import tow. handl.

18

45

18

45

5

24.01

DW 3/1/2014

Dodatnie różnice kursowe - import tow. handl.

3

15

3

15

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

4 577

55

457

76

1 178

82

Uwaga dla podatników VAT

Jeżeli jesteś podatnikiem podatku VAT i masz możliwość odliczenia podatku naliczonego, to podatku VAT nie wpisujesz w kolumnie 10., tylko ujmujesz go w rejestrze zakupu VAT.

Moim zdaniem na fakturze wystawionej wcześniej niż data otrzymania towaru handlowego, a otrzymanej wraz z towarem powinny się znaleźć data otrzymania towaru oraz podpis przyjmującej go osoby. Data otrzymania towaru wyznacza przy tym datę, pod jaką należałoby dokonać wpisu w księdze podatkowej.

Muszę jednak Cię uprzedzić, że na temat momentu zarachowania takiego zakupu stanowiska organów skarbowych są odmienne, a same przepisy - rozbieżne (ustawa o PIT i rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Nie ma problemu, gdy w tym samym dniu wystawiono fakturę i otrzymano towar. Wątpliwości powstają, gdy data otrzymania towaru różni się od daty wystawienia faktury dokumentującej zakup tego towaru. Tak będzie np. wtedy, gdy przedsiębiorca wraz z towarem otrzyma fakturę wystawioną w poprzednim miesiącu. Moje stanowisko w tej sprawie wydaje się bezpiecznym rozwiązaniem.

Krótko mówiąc, na otrzymanej fakturze wystawionej w dniu 7 stycznia 2014 r. powinieneś umieścić adnotację, że towar i fakturę otrzymałeś w dniu 22 stycznia, i pod tą datą wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Pozostaje pytanie: jak przeliczyć kwotę zakupu towaru handlowego na złotówki?

Przeliczenie faktury wystawionej w walucie obcej na złotówki

Dla przypomnienia

Podstawą zapisów w księdze podatkowej są dowody księgowe sporządzone w języku polskim, których treść powinna być pełna i zrozumiała (dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów).

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, masz obowiązek przeliczyć walutę obcą na złote, stosując obowiązujący w dniu dokonania operacji kurs waluty ustalony zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT. Wynik takiego przeliczenia powinieneś zamieścić w wolnych polach sporządzonego w walucie obcej dowodu lub w załączniku do takiego dowodu (§ 12 ust. 4 rozporządzenia).

Ważne!

Wartość operacji gospodarczej wynikającej z dowodu księgowego wystawionego w walucie obcej przelicza się na złotówki, a wynik przeliczenia wpisuje się na tym dowodzie lub w załączniku do tego dowodu.

Koszty poniesione w walutach obcych, w myśl art. 11a ust. 2 ustawy o PIT, przeliczasz na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Oznacza to, że przeliczając koszt na złotówki, powinieneś zastosować średni kurs waluty ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Ważne!

Kurs z dokumentu SAD nie ma zastosowania do wyceny towarów. Do przeliczenia na złotówki kosztu wyrażonego w walucie obcej należy zastosować średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Przykładowe księgowanie nr 9 - cd.

Przypomnienie: faktura dokumentująca ten zakup została wystawiona 7 stycznia 2014 r. na kwotę 1500 dol.

Przeliczenie kosztu w walucie obcej na złote:

Właściwy do przeliczenia tego kosztu będzie kurs z dnia 3 stycznia 2014 r. (4 stycznia - sobota, 5 stycznia - niedziela, 6 stycznia - święto, więc ostatnim dniem roboczym przed dniem powstania kosztu był piątek).

Kurs dolara z 3 stycznia 2014 r. wyniósł: 3,0517

1500 dol. × 3,0517 = 4577,55 zł

Zatem w kolumnie 10. pod datą otrzymania towaru handlowego (22 stycznia 2014 r.) wpisujesz kwotę w wysokości 4577,55 zł (patrz tabela 3.15).

Przypominam, że cena zakupu oznacza cenę, jaką nabywca płaci za zakupione towary handlowe:

pomniejszoną o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia (§ 3 pkt 2 rozporządzenia o księdze przychodów i rozchodów).

Zasadniczo podatek VAT dotyczący importowanego towaru, zapłacony urzędowi celnemu, podlega odliczeniu i wówczas jego wartości nie ujmuje się w podatkowej księdze. Gdyby jednak zakup nie był związany z czynnościami opodatkowanymi, a co za tym idzie, zapłacony VAT nie przekształciłby się w podatek naliczony podlegający odliczeniu, wówczas jego wartość, jako element ceny zakupu, również podlegałaby wykazaniu w kolumnie 10. księgi podatkowej łącznie z przeliczoną na złotówki wartością nabytego towaru.

Ważne!

Cło, jako element ceny zakupu, także należy ująć w kolumnie 10. księgi podatkowej.

Zauważ, że ustawodawca użył tu sformułowania "należne cło", co oznacza, że do uznania cła za element ceny zakupu nie jest konieczna jego zapłata. Cło naliczone w SAD wpisujesz do księgi przychodów i rozchodów pod datą wystawienia dokumentu SAD.

Uwaga!

Uregulowanie zapłaty za towary importowane wiąże się z koniecznością ustalenia różnic kursowych. Zasady ustalania różnic kursowych są określone w art. 24c ustawy o PIT.

Jak wyliczyć różnice kursowe

Różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody jako dodatnie różnice kursowe albo koszty uzyskania przychodów jako ujemne różnice kursowe. Dodatnich różnic kursowych nie wpisujesz w kolumnie 10., a w kolumnie 8. (pozostałe przychody). Ujemne różnice kursowe, które są kosztem, wpisujesz w kolumnie 13. (pozostałe wydatki). Sposób księgowania omawiam odpowiednio dla kolumny 8. i 13.

Przy obliczaniu różnic kursowych uwzględnia się kursy faktycznie zastosowane w przypadku sprzedaży lub kupna walut obcych oraz otrzymania należności lub zapłaty zobowiązań. W pozostałych przypadkach, a także gdy do otrzymanych należności lub zapłaty zobowiązań nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, stosuje się kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT).

Przepis ten budzi wątpliwości odnośnie do tego, jaki kurs należy zastosować, gdy nie dochodzi do rzeczywistego kupna czy sprzedaży walut obcych, a waluta tylko wpływa na rachunek walutowy lub wypływa z tego rachunku. Wobec braku definicji kursu faktycznego stanowiska organów podatkowych i sądów w tym zakresie nie były jednolite.

Może się to jednak zmienić, bowiem z pisma Zastępcy Dyrektora Departamentu Podatków Dochodowych z 5 listopada 2012 r. nr DD6/033/166/MDA/PK-1172/2012, skierowanego do Departamentu Polityki Podatkowej (opublikowanego w Biuletynie Skarbowym 2012, nr 6) wynika, że resort finansów będzie uwzględniał linię orzecznictwa potwierdzoną wyrokami NSA. W piśmie tym możesz przeczytać, że

"(...) jeżeli nie występuje operacja sprzedaży lub kupna waluty obcej oraz nie dochodzi do przewalutowania otrzymanej należności lub płaconego zobowiązania z zastosowaniem kursu faktycznego - wówczas przy ustalaniu podatkowych różnic kursowych, w przypadku otrzymania należności lub zapłaty zobowiązań, począwszy od dnia 1 stycznia 2012 r. powinien być zastosowany kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień".

Przykładowe księgowanie nr 9 - cd. (patrz tabela 3.15)

Przypomnę, że pan Stanisław zaksięgował zakup towaru handlowego w wysokości 1500 dol. w dniu 22 stycznia (w dniu otrzymania towaru) po kursie w wysokości 3,0517, co w przeliczeniu na złotówki wyniosło 4577,55 zł.

W dniu faktycznej zapłaty koszt zakupionego towaru musi skorygować o powstałe różnice kursowe.

W dniu 22 stycznia zapłacił kwotę w wysokości: 750 $, a w dniu 24 stycznia kwotę w wysokości 750 $.

Wyliczenie różnic kursowych:

Zapłata w dniu 22 stycznia 2014 r., średni kurs z NBP z 21 stycznia: 3,0763

750 dol. × (3,0763 - 3,0517) = 18,45 zł

Zapłata w dniu 24 stycznia 2014 r., średni kurs z NBP z 23 stycznia: 3,0517

750 dol. × (3,0559 - 3,0517) = 3,15 zł

Kolumna 11. - Koszty uboczne zakupu

Kolumna 11. jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem towarów handlowych i materiałów, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Zwróć uwagę, że...

Do tej kolumny nie wpisujesz kosztów związanych z zakupem środków trwałych czy wyposażenia ani też kosztów ponoszonych przy sprzedaży towarów. Inaczej mówiąc, do tej kolumny wpisujesz tylko i wyłącznie koszty uboczne tych zakupów, które podlegają wpisowi w kolumnie 10. jako towary handlowe lub materiały.

Kolumna 12. - Wynagrodzenia w gotówce i w naturze

Kolumna 12. jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze).

Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się wg przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Podstawą księgowania są:

listy płac lub inne dowody, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane gotówką; innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika - jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane gotówką.

W kolumnie tej ewidencjonujesz również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów-zlecenia i umów o dzieło.

Do księgi wpisujesz kwoty brutto wynagrodzeń (łącznie z podatkiem dochodowym, którego jesteś płatnikiem, oraz składkami ZUS w części finansowanej przez pracownika).

Uwaga!

Do kosztów uzyskania możesz zaliczyć tylko i wyłącznie wypłacone wynagrodzenia.

Z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że:

"Punkt 55) niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4 - 9 oraz w art. 18, świadczeń pieniężnych z tytułu odbywania praktyk absolwenckich, o których mowa w ustawie z dnia 17 lipca 2009 r. o praktykach absolwenckich (Dz.U. nr 127, poz. 1052), a także zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 6ba;

Punkt 55a) nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37 oraz art. 22 ust. 6bb, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek;

Punkt 55b) należnych, wypłaconych, dokonanych lub postawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i art. 13 pkt 2, 5 i 7 - 9 cudzoziemcowi, który w okresie świadczenia pracy lub wykonywania osobiście działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nie posiadał ważnego, wymaganego na podstawie odrębnych przepisów, dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, a także składek z tytułu tych należności w części finansowanej przez płatnika składek oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy temu cudzoziemcowi".

Biorąc pod uwagę powyższe zapisy ustawy, będziesz księgował wynagrodzenia, jako koszty uzyskania, w księdze przychodów i rozchodów w momencie wypłaty.

Przykładowe księgowanie nr 10

Zatrudniłeś pracownika na umowę o dzieło w grudniu 2013 r. Pracownik w dniu 31 grudnia wystawił za wykonane dzieło rachunek w wysokości 1000 zł brutto (patrz tabela 3.16). W grudniu mu nie zapłaciłeś, zrobiłeś to dopiero 15 stycznia 2014 r. Do kosztów uzyskania będziesz więc mógł zaliczyć wypłatę wynagrodzenia w dniu 15 stycznia 2014 r.

Kolumna 13. - Pozostałe wydatki

Kolumna 13. jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach od 10. do 12.) z wyjątkiem kosztów, których nie możesz zaliczyć do kosztów uzyskania.

Tabela 3.16. Ewidencja umowy o dzieło w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

15.01

Rachunek

Umowa o dzieło

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

1 000

00

1 000

00

W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki jak:

czynsz za lokal, opłata za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłata za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzacja środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, wydatki z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, koszty podróży służbowej, w tym diety właściciela oraz osób z nim współpracujących - na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego w postaci dowodu wewnętrznego, zwanego rozliczeniem podróży służbowej.

Przykładowe księgowanie nr 11

W styczniu poniosłeś następujące koszty, za które otrzymałeś faktury lub rachunki (patrz tabela 3.17) (nie jesteś podatnikiem VAT, więc wszystkie koszty z otrzymanych dowodów księgujesz brutto):

1. Faktura nr 01/01/2014 za najem biura w wysokości 500 zł od Spółdzielni "Krzywy Domek" w Gdańsku, ul. Krzywa 2, wystawiona w dniu 2 stycznia 2014 r.

2. Faktura nr 1234234 w wysokości 50 zł od Orange za telefon komórkowy, wystawiona w dniu 10 stycznia 2014 r.

3. Kupiłeś farby, pędzel i cekol do remontu lokalu w Castoramie w Gdyni, ul. Krótka 3. Faktura nr 100/14 została wystawiona w dniu 9 stycznia na kwotę brutto 210,50 zł.

4. Otrzymałeś fakturę od firmy Energa za energię elektryczną. Faktura została wystawiona w dniu 15 stycznia 2014 r. na kwotę 367,20 zł.

5. Kupiłeś szafę biurową za kwotę brutto 1700 zł od firmy Modny Mebel z Torunia, ul. Prawa 2. Faktura 07/A/2014 została wystawiona w dniu 15 stycznia 2014 r.

6. Zapłaciłeś za transport szafy Firmie Transportowej z Torunia, ul. Gdańska 2, kwotę w wysokości 120 zł. Faktura 10/1/14 została wystawiona z datą 18 stycznia 2014 r.

7. W dniu 5 stycznia w Hurtowni Alfa, Gdańsk, ul. Słoneczna 1, kupiłeś materiały biurowe na potrzeby swojej firmy. Otrzymałeś paragon fiskalny nr 321/2014 na kwotę 115 zł.

8. Odbyłeś dwudniową delegację służbową. Sporządziłeś dowód wewnętrzny nr DW 1/1/2014 z datą 31 stycznia 2014 r. na koszty w wysokości 60 zł poniesione podczas podróży służbowej.

9. Za nocleg podczas podróży służbowej otrzymałeś od hotelu Podróżnik, Nowy Sącz, ul. Kwiatowa 4, fakturę nr 80/14 na kwotę brutto 90 zł, wystawioną w dniu 31 stycznia 2014 r.

10. W styczniu dwa razy zatankowałeś samochód, który jest wprowadzony do stanu środków trwałych Twojej firmy, i otrzymałeś dwie faktury:

Od stacji BP, Bydgoszcz, ul. Kolejowa 5 - fakturę nr 1001/14 na kwotę brutto 580 zł, wystawioną w dniu 10 stycznia 2014 r. Od stacji BP, Warszawa, ul. Bzowa 10 - fakturę 300001/14 na kwotę brutto 300 zł, wystawioną w dniu 30 stycznia 2014 r.

11. Wprowadziłeś do stanu środków trwałych (w zeszłym roku) używany samochód osobowy o wartości 20 000 zł. Miałeś więc prawo do odpisu amortyzacyjnego. Sporządziłeś dowód wewnętrzny nr DW 2/1/2014 pod datą ostatniego dnia miesiąca, czyli 31 stycznia 2014 r.

Ratę amortyzacyjną wyliczyłeś w następująco:

20 000 zł × 40% = 8000 zł/rok

Miesięczna rata wyniesie 8000 zł : 12 = 666,67 zł

12. Na działalność gospodarczą przeznaczyłeś część swojego mieszkania (oczywiście, zgłosiłeś to do CEIDG), jeden pokój. Stanowi on 30% Twojego mieszkania. Czynsz najmu za 1 miesiąc wynosi 435 zł. Aby zaksięgować koszty związane z pokojem przeznaczonym na działalność gospodarczą, musisz w dniu zapłaty sporządzić dowód wewnętrzny. Czynsz zapłaciłeś 5 stycznia 2014 r. W tym dniu więc sporządzasz dowód. Do kosztów uzyskania możesz zaliczyć 30% zapłaconego czynszu: 435 zł × 30% = 130,50 zł.

Z tytułu używania części mieszkania do działalności gospodarczej do kosztów uzyskania możesz zaliczyć wszystkie media w takiej proporcji, w jakiej mieszkanie jest przeznaczone na działalność gospodarczą.

Zapisów dotyczących pozostałych wydatków, generalnie rzecz biorąc, musisz dokonywać jeden raz dziennie - po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Niektóre koszty będziesz wpisywał raz na miesiąc. Są to koszty wpisywane na podstawie prowadzonych na bieżąco ewidencji, np.:

amortyzacja na podstawie ewidencji środków trwałych, koszty samochodu niewprowadzonego do stanu środków trwałych na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Tabela 3.17. Ewidencja pozostałych wydatków w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

2.01

01/01/2014

Spółdzielnia "Krzywy Domek"

Gdańsk, ul. Krzywa 2

Najem biura

2

5.01

DW 1/1/2014

Czynsz za mieszkanie

3

5.01

321/2014

Hurtowania "Alfa"

Gdańsk, ul. Słoneczna 1

Materiały biurowe*

4

9.01

100/2014

Castorama

Gdynia, ul. Krótka 3

Materiały do remontu

5

10.01

1234234

Orange

Warszawa, ul. Prosta 10

Telefon komórkowy

6

10.01

1001/14

Stacja BP

Bydgoszcz, ul. Kolejowa 5

Paliwo

7

15.01

15/01

Energa

Gdynia, ul. Energetyków 3

Energia elektryczna

8

15.01

07/A/2014

Modny Mebel

Toruń, ul. Prawa 2

Wyposażenie

9

18.01

10/1/2014

Firma Transportowa

Toruń, ul. Gdańska 2

transport

10

30.01

300001/14

Stacja BP

Warszawa, ul. Bzowa 10

Paliwo

11

31.01

DW 2/1/2014

Koszty delegacji właściciela

12

31.01

80/14

Hotel Podróżnik

Nowy Sącz, ul. Kwiatowa 4

nocleg

13

31.01

DW3/1/2014

Rata amortyzacyjna

Koszty poniesione w walucie obcej

W ramach prowadzonej przez Ciebie działalności możesz ponosić różnego rodzaju koszty, kupując od zagranicznych kontrahentów.

Dokumentowanie zagranicznych zakupów

Jak już zapewne wiesz, bo wcześniej o tym pisałam, podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe sporządzone w języku polskim, których treść powinna być pełna i zrozumiała (dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów).

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

500

00

500

00

130

50

130

50

115

00

115

00

210

50

210

50

50

00

50

00

580

00

580

00

367

20

367

20

1 700

00

1 700

00

120

00

120

00

300

00

300

00

60

00

60

00

90

00

90

00

666

67

666

67

* Tego zapisu w księdze dokonałeś na podstawie paragonu, pamiętaj więc, żeby na jego drugiej stronie wpisać swoje imię i nazwisko, nazwę firmy oraz złożyć podpis.

Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, masz obowiązek przeliczyć walutę obcą na złote. Wynik takiego przeliczenia powinieneś zamieścić w wolnych polach sporządzonego w walucie obcej dowodu lub w załączniku do takiego dowodu (§ 12 ust. 4 rozporządzenia o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów).

Koszty poniesione w walutach obcych, zgodnie z art. 11a ust. 2 ustawy o PIT, przeliczasz na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Na potrzeby rozliczania transakcji w walutach obcych za koszt poniesiony uważa się koszt wynikający z otrzymanej faktury lub rachunku albo innego dowodu w przypadku ich braku (art. 24c ust. 7 ustawy o PIT). Zatem przeliczając na złotówki koszt wynikający z faktury zakupu od zagranicznego kontrahenta, powinieneś zastosować średni kurs waluty ogłoszony przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Fakturę tę księgujesz w księdze podatkowej, w kolumnie odpowiadającej charakterowi poniesionego kosztu, tzn. w kolumnie 10. lub 11., lub 13.

Uregulowanie zapłaty za zakupy od zagranicznego kontrahenta wiąże się z koniecznością ustalenia różnic kursowych. Zasady ustalania różnic kursowych określone są w art. 24c ustawy o PIT. Różnice kursowe zwiększają:

przychody jako dodatnie różnice kursowe, księguje się je wówczas w księdze w kolumnie 8. (pozostałe przychody); koszty uzyskania przychodów jako ujemne różnice kursowe, które wykazuje się w księdze w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Ujemne różnice kursowe powstają, jeżeli wartość poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote wg kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej wg faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia.

Zwróć uwagę, że...

Przy obliczaniu różnic kursowych uwzględnia się kursy faktycznie zastosowane w przypadku sprzedaży lub kupna walut obcych oraz otrzymania należności lub zapłaty zobowiązań. W pozostałych przypadkach, a także gdy do otrzymanych należności lub zapłaty zobowiązań nie jest możliwe uwzględnienie faktycznie zastosowanego kursu waluty w danym dniu, stosuje się kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień (art. 24c ust. 4 ustawy o PIT).

Przepis ten budzi wątpliwości odnośnie do tego, jaki kurs należy zastosować, gdy nie dochodzi do rzeczywistego kupna czy sprzedaży walut obcych, a waluta tylko wpływa na rachunek walutowy lub wypływa z tego rachunku. Wobec braku definicji kursu faktycznego stanowiska organów podatkowych i sądów w tym zakresie nie były jednolite.

Może się to jednak zmienić, bowiem z pisma Zastępcy Dyrektora Departamentu Podatków Dochodowych z 5 listopada 2012 r. nr DD6/033/166/MDA/PK-1172/2012, skierowanego do Departamentu Polityki Podatkowej (opublikowanego w Biuletynie Skarbowym 2012, nr 6) wynika, że resort finansów będzie uwzględniał linię orzecznictwa potwierdzoną wyrokami NSA. W piśmie tym możesz przeczytać, że:

"(...) jeżeli nie występuje operacja sprzedaży lub kupna waluty obcej oraz nie dochodzi do przewalutowania otrzymanej należności lub płaconego zobowiązania z zastosowaniem kursu faktycznego - wówczas przy ustalaniu podatkowych różnic kursowych w przypadku otrzymania należności lub zapłaty zobowiązań, począwszy od dnia 1 stycznia 2012 r. powinien być zastosowany kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego ten dzień".

Zwróć uwagę!

Jeżeli kupujesz od zagranicznego kontrahenta:

- koszt poniesiony w walucie obcej powinieneś przeliczyć na złote na podstawie kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury (rachunku);

- koszt w dniu zapłaty z rachunku walutowego powinieneś przeliczyć wg kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uregulowania zapłaty.

Przykład księgowania nr 12

Kupiłeś od kontrahenta z Niemiec składnik wyposażenia za kwotę 2000 euro. Zakup wyposażenia jest udokumentowany fakturą z 25 stycznia 2014 r. W tym samym dniu otrzymałeś to wyposażenie.

Fakturę zapłaciłeś 29 stycznia 2014 r. przelewem z firmowego rachunku walutowego na kwotę 2000 euro (patrz tabela 3.18).

Przeliczenie kosztu poniesionego w walucie obcej:

Średni kurs NBP z 24 stycznia 2014 r. wynosił 4,2014.

2000 euro × 4,2014 = 8402,80 zł

Pod datą 25 stycznia 2014 r. w kolumnie 13. księgujesz zakup wyposażenia na kwotę 8402,80 zł.

Zapłata za fakturę w walucie obcej:

Za fakturę zapłaciłeś 29 stycznia 2014 r., dokonując przelewu z firmowego rachunku walutowego na kwotę 2000 euro.

Średni kurs euro wg NBP z 28 stycznia 2014 r. wyniósł 4,2368.

Przeliczenie zapłaty na złotówki:

2000 euro × 4,2368 = 8473,60 zł

Ustalenie różnic kursowych:

Do kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wpisałeś w dniu 25 stycznia kwotę w wysokości 8402,80 zł, a faktyczny koszt wyniósł 8473,60 zł. Twój koszt wzrósł o 70,80 zł. Powstała w tym momencie ujemna różnica kursowa, którą musisz "doksięgować", żeby Twój koszt był wpisany w prawidłowej wysokości. Krótko mówiąc, w kolumnie 13. księgujesz kwotę 70,80 zł jako ujemne różnice kursowe pod datą 29 stycznia 2014 r. (w dniu zapłaty). Gdyby w momencie zapłaty koszt się zmniejszył, to dodatnią różnicę kursową zaksięgowałbyś jako pozostałe przychody w kolumnie 8.

2000 euro × (4,2368 - 4,2014) = 70,80 zł

Pamiętaj, żeby ująć zakupione wyposażenie w ewidencji wyposażenia, jeżeli nie spełnia warunków uznania go za środek trwały. Gdyby zakupione wyposażenie było środkiem trwałym, to tylko poprzez odpisy amortyzacyjne mógłbyś je wpisać w koszty uzyskania.

Tabela 3.18. Ewidencja wyposażenia zakupionego w walucie obcej oraz różnic kursowych w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

25.01

H/03/123/14

Nazwa kontrahenta z Niemiec

Niemcy

Wyposażenie

2

29.01

DW nr 1/3/13

Ujemne różnice kursowe

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

8 402

80

8 402

80

70

80

70

80

Ewidencja polisy ubezpieczeniowej płaconej w ratach

Przykład księgowania nr 13

Otrzymałeś polisę ubezpieczeniową OC nr 44/14 dla samochodu ciężarowego, wystawioną w styczniu 2014 r. Polisa obejmuje okres od 15 stycznia 2014 r. do 14 stycznia 2015 r. Składka jest płatna w dwóch ratach: pierwsza rata, 350 zł, została zapłacona w dniu zawarcia umowy, tzn. 14 stycznia 2014 r., a druga, 350 zł, zostanie zapłacona w dniu 15 czerwca (zgodnie z wyznaczonym terminem płatności) (patrz tabela 3.19).

Pod datą wystawienia polisy powinieneś zaliczyć całą składkę ubezpieczeniową do kosztów podatkowych. Następnie po upływie 90 dni od tej daty masz obowiązek pomniejszyć koszty uzyskania przychodów (lub w określonych sytuacjach zwiększyć przychody) o niezapłaconą drugą ratę składki. W miesiącu, w którym zapłacisz drugą ratę składki, będziesz mógł ją uwzględnić w kosztach podatkowych.

Jeżeli wybrałeś uproszczoną metodę ewidencjonowania kosztów, ujmujesz te koszty w podatkowej księdze przychodów i rozchodów pod datą poniesienia. Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do jego zaksięgowania.

Tabela 3.19. Ewidencja polisy ubezpieczeniowej płaconej w ratach w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

14.01

Polisa nr 44/14

PZU

Oddział - Sopot, ul. Bezpieczna 13

OC samochodu firmowego

2

14.04

DW 1/04/2014

Korekta kosztów (polisa)

3

15.06

DW 1/06/2014

Korekta kosztów - zapłata

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

700

00

700

00

-300

00

-300

00

300

00

300

00

W sytuacji przedstawionej w przykładzie cała kwota składki ubezpieczeniowej stanowi koszt uzyskania przychodów z datą wystawienia polisy, tj. 14 stycznia 2014 r. Bez znaczenia jest tu okres, na jaki polisa została zawarta. Składkę powinieneś wpisać w księdze w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

Utrata prawa do kosztów uzyskania przychodów

Zauważ, że przepisom o korekcie kosztów w związku z ograniczeniem zatorów płatniczych podlegają także koszty ubezpieczenia firmowego majątku.

Dla przypomnienia: po zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów kwot wynikających z polisy jesteś zobowiązany zmniejszyć koszty podatkowe, jeżeli nie zapłaciłeś zobowiązania z tego tytułu:

1) w terminie 30 dni od daty upływu terminu płatności - jeżeli nie przekracza on 60 dni, bądź

2) przed upływem 90 dni od daty zaliczenia kwoty z polisy do kosztów podatkowych, gdy termin płatności oznaczony na polisie jest dłuższy niż 60 dni.

Zmniejszenia kosztów powinieneś dokonać w tym miesiącu, w którym mija odpowiednio 30 dni od daty upływu terminu płatności wskazanego na polisie albo 90 dni od daty zaliczenia składki ubezpieczeniowej do kosztów uzyskania przychodów.

W omawianym przypadku polisa została wystawiona w styczniu 2014 r. i pierwsza rata ubezpieczenia została zapłacona także w styczniu 2014 r. W takim razie nie będzie to termin określony w punkcie 1.

Inaczej będzie z płatnością drugiej raty. Wystąpiła tu bowiem sytuacja, że termin jej płatności jest dłuższy niż 60 dni i nie uregulujesz tej raty w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów. Wówczas równowartość składki ubezpieczeniowej ujętej w kosztach podatkowych w styczniu 2014 r., w części obejmującej drugą jej ratę, powinieneś wyłączyć z tych kosztów w kwietniu 2014 r., po upływie 90 dni, o których mowa wcześniej.

Zmniejszenia kosztów dokonujesz w kolumnie 13. (pozostałe wydatki) księgi podatkowej.

Gdybyś w kwietniu 2014 r. nie poniósł kosztów lub poniesione koszty byłyby niższe od kwoty zmniejszenia, wówczas powinieneś zwiększyć przychody o kwotę, o którą nie zostały zmniejszone koszty, dokonując zapisu w księdze w kolumnie 8. (pozostałe przychody).

Jeżeli po zmniejszeniu kosztów (zwiększeniu przychodów) druga rata zostanie uregulowana, to w miesiącu, w którym ją uregulujesz (zakładam, że będzie to w czerwcu 2014 r.), zwiększysz koszty uzyskania przychodów o kwotę dokonanego uprzednio zmniejszenia kosztów (zwiększenia przychodów).

Zapisy w księdze w kolejności:

1. 14 stycznia 2014 r. - uznanie za koszty całej kwoty z polisy, czyli 700 zł.

2. 14 kwietnia 2014 r. - korekta kosztów o wysokość drugiej raty (niezapłaconej raty).

3. 15 czerwca 2014 r. - uznanie drugiej zapłaconej raty za koszty uzyskania przychodów (w tym dniu zapłaciłeś).

Rozliczenie powypadkowej naprawy samochodu firmowego

Przykład księgowania nr 14

Do środków trwałych Twojej firmy należy samochód osobowy, który ma ubezpieczenie AC i OC. W wyniku kolizji auto zostało uszkodzone. Od firmy ubezpieczeniowej otrzymasz ubezpieczenie. Za naprawę samochodu Warsztat Samochodowy, Gdynia, ul. Kolejowa 3, wystawił Ci fakturę nr 10/2014 z dnia 13 stycznia 2014 r. na kwotę 1900 zł (patrz tabela 3.20).

Tabela 3.20. Ewidencja kosztu naprawy powypadkowej w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

13.01

10/2014

Warsztat Samochodowy

Gdynia, ul. Kolejowa 3

Naprawa samochodu

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

1 900

00

1 900

00

Przepisy ustawy o PIT nakładają pewne ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na powypadkową naprawę samochodów firmowych.

Jak bowiem wynika z art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PIT, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się:

"strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym".

Co oznacza, że warunkiem uznania wydatków na remont powypadkowy samochodu za koszt uzyskania jest posiadanie ubezpieczenia dobrowolnego, tj. AC. Bez znaczenia jest natomiast rodzaj samochodu, tzn. czy jest to samochód osobowy, czy ciężarowy.

Skoro Twój samochód był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem AC, to nic nie stoi na przeszkodzie, by koszt wynikający z faktury za naprawę samochodu stanowił koszt uzyskania przychodów. Pod datą wystawienia faktury powinieneś ująć w księdze podatkowej koszt naprawy samochodu, wpisując go w kolumnie 13. (pozostałe wydatki).

To, że rozliczenie kosztów naprawy samochodu odbywa się bezgotówkowo, nie wpływa na sposób rozliczenia tych kosztów.

Koszty używania samochodu zastępczego

Kosztem uzyskania przychodów będą także wydatki z tytułu używania samochodu zastępczego. W tym przypadku posiadanie dobrowolnego ubezpieczenia AC nie ma znaczenia. Inaczej jednak jest rozliczana opłata za wynajem takiego auta, a inaczej rozlicza się koszty jego bieżącej eksploatacji.

Zgodnie z obecnym stanowiskiem Ministra Finansów (interpretacja ogólna z 8 listopada 2013 r. nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005):

"(...) wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem kilometrówki, omawiane wydatki mogą być odniesione w całości bezpośrednio w koszty podatkowe".

Oznacza to, że wystawioną przez warsztat fakturę za wynajem samochodu zastępczego powinieneś wpisać w podatkowej księdze w kolumnie 13. pod datą poniesienia wydatku.

Inaczej będą rozliczane wydatki poniesione na eksploatację osobowego samochodu zastępczego, np. na paliwo. W takim przypadku stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT wydatki związane z używaniem samochodu zastępczego będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów jedynie do limitu tzw. kilometrówki. W tym celu jesteś zobowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, na podstawie której ustalisz faktyczny przebieg samochodu.

Iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu wyznaczy limit, do którego wydatki związane z używaniem osobowego samochodu zastępczego mogą być ujęte w kosztach uzyskania przychodów.

Zapisy w księdze dotyczące kosztów używania samochodu osobowego rozliczanego za pomocą kilometrówki umieszczasz w kolumnie 13. po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków.

Przykład księgowania nr 14 - cd.

Otrzymałeś również fakturę za usługę najmu samochodu zastępczego z dnia 25 stycznia 2014 r. na kwotę 1300 zł (patrz tabela 3.21).

Tabela 3.21. Ewidencja wynajmu samochodu w KPiR

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

13.01

10/2014

Warsztat Samochodowy

Gdynia, ul. Kolejowa 3

Wynajem samochodu

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

1 300

00

1 300

00

Z życia wzięte - Nietypowe koszty

Moi klienci bardzo często podchodzą do kwestii kosztów w sposób nad wyraz kreatywny. W tabeli zamieszczonej na stronach 202-203 przeczytasz o niektórych z tych pomysłów - tych, które zostały zaakceptowane podczas kontroli podatkowych. Hitem było wykorzystywanie dużej ilości podpasek higienicznych jako podkładek do tłumienia wibracji i hałasów maszyn w hali produkcyjnej. Urząd skarbowy uznał ten koszt!

W tabeli znajdziesz też pomysły jeszcze niewprowadzone w życie - może Ty zechcesz spróbować. Oczywiście, niektóre z tych propozycji potraktuj z przymrużeniem oka.

Kolumna 14. - Razem wydatki

Kolumna 14. jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach 12. i 13.

Uwaga, w tej kolumnie nie sumuje się wszystkich kosztów, dlatego jeżeli chcesz poznać całkowite koszty Twojej firmy, musisz zsumować kolumny: 10., 11. i 14.

IV część - wolne kolumny

Wolne kolumny (patrz tabela 3.22) nie służą do wpisywania ani przychodów podatkowych, ani kosztów uzyskania. Kolumny te możesz wykorzystywać do własnych potrzeb, np. dopisywać informacje na temat płatności faktur, dat, kwot otrzymanych zaliczek itp.

Kolumna 15. - Wolna kolumna

Kolumna 15. jest wolna.

Można w niej wpisywać inne zaszłości gospodarcze, poza wymienionymi w kolumnach od 1. do 13., jak również wydatki odnoszące się do przychodów z miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

W tej kolumnie możesz też księgować koszty prowadzonej inwestycji czy realizacji projektów unijnych albo zapłacone zaliczki na towary i inne koszty. Wartość tej kolumny nie jest brana pod uwagę w rachunku podatkowym.

Kolumna 16. - Uwagi

Kolumna 16. jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach od 2. do 15.

Tabela 3.22. Wolne kolumny w KPiR (oznaczone kolorem jasnoszarym)

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

Może być ona również wykorzystywana do wpisywania np. pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W tej kolumnie można także ewidencjonować przychody faktycznie przez Ciebie uzyskane.

Zanim zaczniesz księgować

Rady, które tutaj zamieściłam, dotyczą przede wszystkim przypadku księgowania ręcznego - poprzez wpisywanie danych do księgi przychodów i rozchodów.

Zwróć uwagę na to, że księga powinna być prowadzona chronologicznie, czyli wszystkie dokumenty powinny być do niej wpisane w kolejności zdarzeń gospodarczych.

Aby uniknąć niepotrzebnego przepisywania księgi, najlepiej zgłosić do urzędu prowadzenie ewidencji sprzedaży i takową zaprowadzić. Dzięki temu będziesz mógł po zakończeniu miesiąca wpisać naraz wszystkie operacje. Najpierw poukładaj sobie wszystkie dokumenty wg kolejności zdarzeń gospodarczych i dopiero zacznij wpisywać. W ten sposób nie ominiesz żadnego dokumentu z wcześniejszą datą.

Metody prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

W ustawie o PIT przewidziano dwie metody ujmowania kosztów w księdze podatkowej - są to:

1. Tzw. metoda uproszczona (kasowa) określona w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT.

Mniej kłopotliwa w stosowaniu jest metoda uproszczona. Polega ona na potrącaniu kosztów uzyskania przychodów tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Stosując tę metodę, zaliczasz do kosztów uzyskania przychodów wydatki pod datą ich poniesienia bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Dla przypomnienia

Dniem poniesienia kosztu, wg art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, jest dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

2. Tzw. metoda memoriałowa określona w art. 22 ust. 5 - 5c i 6 ustawy o PIT.

Polega ona na tym, że koszty bezpośrednio związane z przychodami księguje się w momencie osiągnięcia odpowiadających im przychodów, a koszty pośrednie potrąca się, co do zasady, pod datą ich poniesienia. Jeśliby jednak koszty pośrednie dotyczyły okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie byłoby możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku, to musiałyby być one rozliczane proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Prowadząc księgę podatkową, dokonujesz swobodnego wyboru metody ujmowania kosztów w księdze. Przyjmuje się, że dokonany przez Ciebie wybór jest wiążący przez cały rok podatkowy.

Oznacza to, że jeśli np. z dniem 1 stycznia 2015 r. lub z dniem rozpoczęcia działalności w 2015 r. wybrałeś metodę memoriałową prowadzenia księgi, powinieneś stosować ją przez cały ten rok.

W ustawie o PIT oraz w rozporządzeniu o prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów brak jest uregulowań na temat zmiany metody ewidencji kosztów uzyskania przychodów. Nie jest jednak kwestionowana zmiana wybranej wcześniej metody - z memoriałowej na uproszczoną lub odwrotnie - od nowego roku podatkowego. Zarówno wyboru metody ujmowania kosztów w księdze podatkowej, jak i jej późniejszej zmiany nie zgłasza się do urzędu skarbowego.

Zwróć uwagę

Z początkiem nowego roku możesz zmienić metody ewidencji kosztów w księdze - z uproszczonej na memoriałową lub odwrotnie. Zmiany nie trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego.

Z życia wzięte - Okrągła czerwona pieczęć

Na samym początku, zaraz po wprowadzeniu przepisów o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, księgę pobierało się z urzędu skarbowego. Każda strona była opatrzona dużą okrągłą pieczęcią urzędu skarbowego. Każda księga miała unikatowy numer i była przypisana do konkretnego przedsiębiorcy. Wyglądało to mniej więcej tak jak teraz z kasami fiskalnymi.

Jak się domyślasz, w takiej księdze prowadzonej ręcznie łatwo było popełnić błąd, chociażby nie wpisać danej faktury pod określoną datą, a chronologia jest bardzo ważnym warunkiem prawidłowego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To były czasy...

Ustalenie dochodu na podstawie księgi przychodów i rozchodów

Ustalenie dochodu za miesiąc

Sposób prowadzenia księgi powinien zapewnić ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnej zaliczki na podatek dochodowy za dany miesiąc. Na podstawie danych z księgi podatkowej jesteś zobowiązany ustalić dochód będący podstawą obliczenia zaliczki na podatek dochodowy.

Przypominam, że zaliczkę na podatek dochodowy wyliczasz sam i wysyłasz na konto urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym lub 20. dnia następnego miesiąca po zakończeniu danego kwartału.

Zaliczka na podatek dochodowy np. za luty musi zostać wpłacona do 20 marca. Zasada ta dotyczy każdego miesiąca. Zaliczkę za grudzień wpłacasz do 20 stycznia, chyba że do tego dnia złożysz zeznanie roczne - w tej sytuacji zapłacisz podatek w terminie do 30 kwietnia.

Zaliczka na podatek dochodowy za I kwartał musi zostać wpłacona do 20 kwietnia.

Dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającymi z księgi przychodem a kosztami jego uzyskania.

Do prawidłowego ustalenia zobowiązania podatkowego musisz za każdym razem, czyli co miesiąc, ustalać sumy:

1. przychodów osiągniętych od początku roku podatkowego do końca rozliczanego miesiąca;

2. kosztów uzyskania przychodów poniesionych od początku roku podatkowego do końca rozliczanego miesiąca.

Sumy te ustalisz na podstawie zapisów dokonanych w księdze podatkowej.

Możesz sumować poszczególne kolumny na dwa sposoby, tj.:

podsumowując kolumny przychodów i kosztów za dany miesiąc oraz dodając do nich sumy przychodów i kosztów ustalone od początku roku do miesiąca poprzedniego. Takie podsumowanie kolumn po zakończeniu danego miesiąca odzwierciedla narastające sumy przychodów i kosztów od początku roku; dokonując w ciągu roku miesięcznych zapisów w księdze podatkowej, dodając kwoty przychodów i kosztów wynikające z podsumowania kolumn w poszczególnych miesiącach.

Uwaga!

Dochód za dany miesiąc wyliczasz zawsze narastająco, czyli w wyliczeniu uwzględniasz sumę przychodów i kosztów uzyskania od początku roku.

Przypominam, że dochodem z działalności gospodarczej stanowiącym podstawę obliczenia zaliczki przez podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest różnica pomiędzy wynikającym z tej księgi przychodem a kosztami jego uzyskania.

Na koniec marca 2014 r. zapisy w podatkowej księdze z podsumowanych narastająco od początku roku (czyli od 1 stycznia do 31 marca 2014 r.) kolumn wyglądały tak, jak pokazano w tabeli 3.23.

Tabela 3.23. Podsumowanie KPiR na dzień 31 marca 2014 r.

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

18 000

00

100

00

18 100

00

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

3 500

00

500

00

2 000

00

2 100

00

4 100

00

Ustalasz dochód za marzec 2014 r. (patrz tabela 3.24).

Tabela 3.24. Ustalenie dochodu za marzec 2014 r.

1

Przychód (kolumna 9.)

18 100,00 zł

2

Koszty uzyskania przychodów (kolumny: 10. + 11. + 14.)

8 100,00 zł

3

Dochód

10 000,00 zł

Od tak ustalonego dochodu obliczasz zaliczkę na podatek dochodowy (patrz tabela 3.25).

Sytuacja 1. - nie zapłaciłeś żadnych składek ZUS od początku roku.

Tabela 3.25. Wyliczenie podatku dochodowego do zapłaty w sytuacji 1.

1

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego

10 000,00 zł

2

Zaliczka na podatek (10 000 zł × 18%) - 556,02 zł

1 243,98 zł

3

Należna zaliczka za marzec 2014 r. po zaokrągleniu do pełnego złotego

1 244,00 zł

Sytuacja 2. - nie zapłaciłeś żadnych składek ZUS od początku roku, ale zapłaciłeś zaliczkę na podatek dochodowy za styczeń w wysokości 250 zł, a za luty - 300 zł (patrz tabela 3.26).

Tabela 3.26. Wyliczenie podatku dochodowego do zapłaty w sytuacji 2.

1

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego

10 000,00 zł

2

Zaliczka na podatek (10 000 zł × 18%) - 556,02 zł

1 243,98 zł

3

Należna zaliczka za marzec 2014 r. po zaokrągleniu do pełnego złotego

1 244,00 zł

4

Zapłacona zaliczka na podatek dochodowy od początku roku (250 zł + 300 zł)

- 550,00 zł

5

Zaliczka na podatek dochodowy do zapłaty

694,00 zł

Sytuacja 3. - zapłaciłeś składki ZUS i zapłaciłeś zaliczkę na podatek dochodowy za styczeń w wysokości 500 zł, a za luty - 100 zł (patrz tabela 3.27).

Tabela 3.27. Odliczenia od podatku dochodowego i dochodu

Lp.

Miesiąc

Zapłacone ubezpieczenie społeczne

Zapłacone ubezpieczenie zdrowotne

Podlega odliczeniu w ramach limitu

1

grudzień/2013

667,67 zł

261,73 zł

225,38 zł

2

styczeń/2014

673,61 zł

270,40 zł

232,85 zł

3

luty/2014

673,61 zł

270,40 zł

232,85 zł

4

RAZEM

2 014,89 zł

802,53 zł

691,08 zł

5

Sposób odliczenia kwot z wiersza 4.

odlicz od dochodu

odlicz od podatku - kwota podlega limitowi

tyle możesz odliczyć od podatku

Tabela 3.28. Wyliczenie podatku dochodowego do zapłaty w sytuacji 3.

1

Dochód wynikający z księgi przychodów i rozchodów

10 000,00 zł

2

Odliczenie zapłaconej składki na ubezpieczenia społeczne (patrz tabela 3.27)

- 2 014,89 zł

3

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego

7 985,00 zł

4

Zaliczka na podatek (7 985 zł × 18%) - 556,02 zł

881,28 zł

5

Zapłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne (patrz tabela 3.27)

691,08 zł

6

Podatek należny w zaokrągleniu do 1 zł

190,00 zł

7

Zapłacona zaliczka na podatek dochodowy od początku roku (500 zł + 100 zł)

600,00 zł

8

Nadpłata w podatku dochodowym

410,00 zł

Może się zdarzyć tak, że "zabraknie" podatku do odliczenia całej możliwej kwoty ubezpieczenia zdrowotnego. Odliczenia od podatku z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego możesz dokonać tylko do wysokości podatku. Jeżeli w danym miesiącu "zabraknie" Ci podatku, to możesz wykorzystać go w późniejszym okresie, ale tylko w ramach jednego roku.

Wyliczasz podatek zawsze w rachunku narastającym, czyli bierzesz do rozliczenia przychody i koszty od początku roku, od bieżącej płatności odliczasz zaliczki zapłacone od początku roku. Tak samo w wyliczeniu ujmujesz zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne w całkowitej kwocie, którą zapłaciłeś od początku roku. Tak samo, sumarycznie, odejmujesz od początku roku składki, które zapłaciłeś od początku danego roku.

Od dochodu można odliczać tylko zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

Taka sytuacja wystąpiła właśnie w pokazanym powyżej przykładzie. Składki na ubezpieczenie społeczne zostały zapłacone dopiero w marcu. Dotyczyły również okresu poprzedniego roku kalendarzowego. A ponieważ zostały zapłacone dopiero w marcu, to w tym miesiącu możesz je odliczyć od dochodu.

Od podatku możesz odliczyć tylko zapłacone składki na ubezpieczenie zdrowotne, przy tym nieważne jest, jakiego okresu dotyczą. Pamiętaj o limicie, bo one nie podlegają odliczeniu w całości.

Taka sytuacja wystąpiła właśnie w pokazanym powyżej przykładzie. Składki na ubezpieczenie zdrowotne zostały zapłacone dopiero w marcu. Dotyczyły również okresu poprzedniego roku kalendarzowego. A ponieważ zostały zapłacone dopiero w marcu, to w tym miesiącu można je odliczyć od podatku.

Spis z natury

Jeśli prowadzisz księgę, na koniec roku podatkowego jesteś zobowiązany - w przypadku wykonywania usług materialnych, sprzedaży towarów handlowych oraz sprzedaży wyrobów własnych (dokonywałeś zapisów w kolumnie 10. księgi i materiałów) - do sporządzenia spisu z natury, czyli remanentu.

Spis ten powinien być sporządzony na ostatni dzień roku, czyli 31 grudnia. W praktyce spis musi zostać sporządzony przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku. Możesz np. 2 stycznia dokonać spisu z natury i w tym dniu rozpocząć działalność, ale dopiero po zakończeniu spisu.

Spis sporządzony na dzień 31 grudnia jest remanentem końcowym danego roku i jednocześnie remanentem początkowym roku następnego.

Spis z natury powinien obejmować:

1) towary handlowe,

2) materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,

3) półwyroby,

4) wyroby gotowe,

5) produkcję w toku,

6) braki,

7) odpady.

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów potrzebna jest znajomość podstawowych pojęć. Do prawidłowej wyceny remanentu musisz zastosować pojęcia odpowiednio zdefiniowane w przepisach.

Pamiętaj, aby ująć w spisie:

1. Wszystkie towary stanowiące Twoją własność, również te, które w chwili sporządzania spisu znajdują się poza Twoim zakładem.

2. Towary obce znajdujące się na terenie Twojego zakładu; z tym że towary te nie podlegają wycenie, ujmujesz je jedynie ilościowo, z informacją, czyją są własnością.

Spisem z natury nie obejmujesz środków trwałych ani wyposażenia.

Nie ma określonego, obowiązującego wzoru spisu z natury.

Spis z natury powinien być:

1. udokumentowany w formie pisemnej,

2. sporządzony w sposób staranny i trwały,

3. podpisany przez osoby uczestniczące w spisie.

Powinien zawierać co najmniej następujące dane:

1. imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

2. datę sporządzenia spisu,

3. numer kolejny arkusza spisu z natury,

4. szczegółowe określenie towaru i innych wymienionych składników,

5. jednostkę miary,

6. ilość stwierdzoną w czasie spisu,

7. cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

8. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę,

9. wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29, ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie*,

10. łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji ...",

11. podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu.

* Jeżeli przyjąłeś zasadę, ze niezapłacone faktury za towary handlowe księgujesz w kolumnie 13. ze znakiem minus, to w remanencie ten punkt Cię nie dotyczy.

Przy prowadzeniu:

1. księgarń i antykwariatów księgarskich - spisem z natury możesz objąć jedną pozycję wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;

2. działalności kantorowej - spisem z natury obejmujesz niesprzedane wartości dewizowe;

3. działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw - spisem z natury obejmiesz rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;

4. działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury obejmujesz niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz liczbę zwierząt wg gatunków z podziałem na grupy.

Zasady wyceny spisu z natury

W ciągu 14 dni od zakończenia spisu z natury musisz dokonać jego wyceny.

Zasady wyceny składników objętych tym spisem określa rozporządzenie. Są one następujące:

1) Towary handlowe i materiały wycenia się: wg cen zakupu lub nabycia albo wg cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Decyzję o tym, wg której ceny (zakupu czy nabycia) dokonasz wyceny materiałów i towarów handlowych ujętych w spisie z natury na koniec roku podatkowego, podejmujesz samodzielnie.

2) Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się wg kosztów wytworzenia.

3) Odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się wg wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

4) Produkcję niezakończoną przy działalności usługowej i budowlanej wycenia się wg kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednio zużytych do produkcji niezakończonej.

Jeżeli podjąłeś decyzję, że spis z natury będziesz wyceniać wg cen nabycia, musisz najpierw ustalić procentowy udział kosztów ubocznych (kolumna 11.) w ogólnej wartości zakupionych towarów handlowych i materiałów (kolumna 10.).

Wskaźnik ten oblicza się na podstawie wzoru:

Przykład 64.

Prowadzisz działalność gospodarczą w zakresie montażu drzwi antywłamaniowych.

Przez cały rok podatkowy zakupiłeś 120 sztuk drzwi. Łączny koszt zakupów wyniósł 60 000 zł; cena jednostkowa zakupu wyniosła 500 zł. Koszt innych materiałów do wykonania usługi to 10 000 zł. Wpisów z tego tytułu dokonywałeś w kolumnie 10. przez cały rok, na bieżąco, w momencie dokonania zakupu.

Zatem wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów wyniosły 70 000 zł.

Suma kosztów ubocznych związanych z nabyciem tych towarów - zapisy w kolumnie 11. - wyniosła 3000 zł.

Na koniec roku podatkowego na stanie pozostały 2 sztuki drzwi.

Wycena remanentu wg cen nabycia

Chcąc wycenić spis z natury wg ceny nabycia, musisz najpierw ustalić wskaźnik udziału kosztów ubocznych w ogólnej wartości zakupionych towarów:

(3000 zł × 100) : 70 000 zł = 4,29%

Wartość towarów wg ceny nabycia możesz ustalić na dwa sposoby:

1) poprzez podwyższenie ceny jednostkowej ceny zakupu:

500 zł + (500 zł × 4,29%) = 521,45 zł

521,45 × 2 szt. = 1042,90 zł

2) podwyższając wartość towarów liczoną wg cen zakupu:

2 szt. × 500 zł = 1000 zł

1000 zł + (1000 zł × 4,29%) = 1042,90 zł

Wartość spisu z natury wycenionego wg kosztów nabycia na koniec roku podatkowego wyniosła 1042,90 zł.

Wycena remanentu wg cen zakupu

2 szt. × 500 zł = 1000 zł

Wartość spisu z natury wycenionego wg kosztów zakupu na koniec roku podatkowego wyniosła 1000 zł.

Wniosek:

Oba sposoby wyceny są prawidłowe i zgodne z przepisami. Ale jak widać w powyższym przykładzie, wycena remanentu wg cen zakupu spowoduje niższe zobowiązanie podatkowe.

Uwaga!

Jeżeli ceny zakupu drzwi w ciągu roku były różne, przy wycenie uwzględniasz ceny zakupu, począwszy od ostatniej faktury zakupu.

Zakończenie roku i obliczenie rocznego dochodu

Podsumowanie kolumn księgi

Na koniec roku podatkowa księga przychodów i rozchodów podlega zamknięciu poprzez podsumowanie kolumn.

Możesz podsumować poszczególne kolumny na dwa sposoby:

1. Sumując w ciągu roku kwoty z kolumn narastająco, czyli do podsumowania danego miesiąca dodawać sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc; takie podsumowanie po zakończeniu grudnia wyznacza roczne sumy przychodów i kosztów.

2. Dokonując w ciągu roku tylko podsumowania miesięcznych zapisów w kolumnach księgi; takie podsumowanie rodzi obowiązek sporządzenia na koniec roku zestawienia rocznego, tj. na oddzielnej stronie w księdze należy wpisać we właściwych kolumnach sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

Ustalenie dochodu

Po podsumowaniu poszczególnych kolumn oraz zewidencjonowaniu wartości końcowego spisu z natury powinieneś ustalić dochód na podstawie danych wynikających z księgi podatkowej.

Sposób obliczenia dochodu określa ust. 21 objaśnień do księgi podatkowej. Ustalenie dochodu wpisujesz na osobnej stronie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wyliczając dochód za rok, musisz:

1) ustalić wartość osiągniętego w roku podatkowym przychodu, który wynika z kolumny 9. stanowiącej sumę przychodów ujętych w kolumnach 7. i 8.;

2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów.

Ustalenie kosztów uzyskania za rok

Do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego

dodaj

wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumny 10. i koszty uboczne zakupu z kolumny 11.

pomniejsz

o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego

otrzymasz

wartość sprzedanych towarów w cenie zakupu

dodaj

kwotę wydatków z kolumny 14.

pomniejsz

o wartość wynagrodzeń w naturze w części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10.).

Ustalenie dochodu za rok

Wartość osiągniętego przychodu (kolumna 9.)

pomniejsz

o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w poprzednim punkcie

otrzymasz

dochód.

Uwaga!

Do 30 kwietnia następnego roku musisz złożyć zeznanie roczne (PIT-36 lub PIT-36L) o osiągniętych przychodach, kosztach oraz dochodzie:

- jeżeli rozliczasz się wg skali podatkowej, składasz zeznanie PIT-36;

- jeżeli rozliczasz wg podatku liniowego, składasz zeznanie PIT-36L.

Należny podatek dochodowy za cały rok podatkowy wyliczasz samodzielnie w formularzu PIT-36 lub PIT-36L i pomniejszony o zapłacone w ciągu roku zaliczki oraz wyliczoną różnicę wpłacasz na konto urzędu skarbowego w terminie do 30 kwietnia.

Jeżeli nadpłaciłeś w ciągu roku podatek, czyli w zeznaniu podatkowym wykażesz nadpłatę podatku dochodowego, dostaniesz zwrot na rachunek bankowy w ciągu trzech miesięcy od daty złożenia zeznania rocznego.

Możesz też pisemnie (pamiętaj o zachowaniu kserokopii) zawiadomić urząd skarbowy o tym, że chcesz zaliczyć nadpłatę w podatku dochodowym na konto przyszłych zobowiązań podatkowych.

Uwaga!

Pamiętaj, że podstawą wyliczenia dochodu są dane z prawidłowo prowadzonej podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przykład 65.

Załóżmy, że w 2014 r. otrzymałeś takie wyniki, jakie obrazuje tabela 3.29.

Tabela 3.29. Wyniki za 2014 r.

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Roczne podsumowanie

726 870

00

1 234

20

728 104

20

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

10

11

12

13

14

15

16

364 435

00

3 200

00

28 800

00

38 400

00

67 200

00

To są ostatnie zapisy za dany rok podatkowy w księdze przychodów i rozchodów. Poszczególne kolumny zostały podsumowane za cały rok, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia. Zanim przystąpisz do wyliczenia należnego podatku za dany rok (patrz tabela 3.30), przygotuj następujące informacje:

1) remanent początkowy (jest taki sam jak na koniec poprzedniego roku);

2) remanent końcowy, który przeprowadziłeś na koniec roku, czyli na dzień 31 grudnia, i wyceniłeś wg cen zakupu;

3) kwotę składek wpłaconych w ciągu danego roku na ubezpieczenie społeczne;

4) kwotę składek wpłaconych w ciągu roku na ubezpieczenie zdrowotne (oblicz kwotę, jaką możesz odliczyć od podatku);

5) informacje na temat zaliczek wpłaconych w ciągu roku na podatek dochodowy.

Z przygotowanych przez Ciebie danych wynika, że:

1) remanent na dzień 1 stycznia wyniósł 36 000 zł;

2) remanent na dzień 31 grudnia wyniósł 37 245 zł;

3) zapłacone składki na ubezpieczenie społeczne wyniosły 6600 zł;

4) kwota zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne, możliwa do odliczenia, wyniosła 2450 zł;

5) zaliczki wpłacone na podatek dochodowy od początku roku wyniosły 9456 zł.

Tabela 3.30. Obliczenie dochodu z uwzględnieniem remanentu

Lp.

Wyszczególnienie

Kwoty za cały rok [w zł]

1

Przychód (kolumna 9.)

728 104,20

2

Koszty uzyskania przychodów poniesione w roku podatkowym:

a) wartość spisu z natury na początek roku

b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10.)

c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11.)

d) minus wartość spisu z natury na koniec roku

e) plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14.)

f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi

Razem koszty uzyskania przychodów

36 000,00

364 435,00

3 200,00

37 245,00

67 200,00

-

433 359,00

3

Dochód osiągnięty w roku podatkowym:

a) przychód (punkt 1.)

b) minus koszty uzyskania przychodów (punkt 2.)

c) dochód (a-b)

728 104,20

433 359,00

294 745,20

Jednym słowem, na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, oczywiście prawidłowo prowadzonej, obliczyłeś dochód. Właśnie ten dochód ujmujesz w zeznaniu rocznym (PIT-36 lub PIT-36L), to on służy do obliczenia podatku za dany rok (patrz tabela 3.31).

Tabela 3.31. Obliczenie podatku za dany rok

Lp.

Wyszczególnienie

Kwoty za cały rok [w zł]

1

Dochód wynikający z księgi przychodów i rozchodów

294 745,20

2

Odliczenie zapłaconej składki na ubezpieczenie społeczne

6 600,00

3

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy po zaokrągleniu do pełnego złotego

288 154,00

4

Zaliczka na podatek wg skali podatkowej

79 679,34

5

Zapłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne

2 450,00

6

Podatek należny w zaokrągleniu do pełnego złotego*

77 229,00

7

Zapłacona zaliczka na podatek dochodowy od początku roku

9 456,00

8

Podatek do zapłaty

67 773,00

* 14 839,02 + (288 154,00 zł - 85 528,00 zł) × 32% = 77 229 zł

Podatek wg skali wyliczasz na podstawie tabeli 3.32.

Tabela 3.32. Skala podatkowa na 2014 i 2015 r.

Podstawa obliczenia podatku [w zł]

Podatek wynosi

ponad

do

85 528

18% minus kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr

85 528

14 839 zł 02 gr + 32% nadwyżki ponad 85 528 zł

Wniosek jest taki, że podatek, który wpłacisz do urzędu skarbowego za rok podatkowy, jeśli opodatkowałeś swoją działalność podatkiem wg skali podatkowej, wyniesie 77 229 zł.

Koniecznie przeczytaj to, co teraz napiszę.

Gdybyś wybrał opodatkowanie swojej działalności wg podatku liniowego, to do urzędu skarbowego wysłałbyś podatek w wysokości:

(288 154,00 zł × 19%) - 2450 zł (ubezpieczenie zdrowotne) = 52 299 zł

Jest to oszczędność w wysokości aż 24 930 zł. A zatem gdybyś rozliczał swoje dochody z działalności gospodarczej wg podatku liniowego, zapłaciłbyś o wiele niższy podatek.

Ale uprzedzam, nie zawsze tak jest. Może się zdarzyć również sytuacja odwrotna, dlatego przed podjęciem decyzji dobrze się zastanów.

Warto więc trzymać rękę na pulsie, żeby zapłacić mniejszy podatek - oczywiście zgodnie z przepisami. O wyborze formy opodatkowania pisałam na początku książki. Jeżeli chciałbyś poczytać o tym więcej, wróć do pierwszych stron tej książki.

Jak poprowadzić swoją księgowość?

Tanio i bezpiecznie. Tanio, bo przecież na początku działalności liczy się każda złotówka. Bezpiecznie, bo Twoje dochody mogą być kontrolowane przez fiskusa jeszcze przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystąpiła płatność. Zgodnie z tą zasadą Twoje dochody za 2015 r. mogą być kontrolowane aż do końca 2021 r. Nie obawiaj się jednak: jeżeli będziesz prowadził księgowość zgodnie z przepisami i zgodnie ze zdarzeniami przebiegającymi w firmie, możesz spać spokojnie.

Jaki model księgowości możesz wybrać?

Możesz prowadzić księgowość samodzielnie:

1. Ręcznie wpisując dane w księgach na podstawie dowodów księgowych.

Rada

Zapoznaj się z przepisami odnośnie do prowadzenia księgowości w formie, jaką wybrałeś (karta podatkowa, ryczałt czy księga przychodów i rozchodów). Jeżeli wybrałeś kartę podatkową, to jesteś zwolniony z prowadzenia ksiąg podatkowych.

2. Korzystając z zakupionego oprogramowania, które znacznie usprawni Twoją księgowość.

Moja rada:

Zasięgnij opinii i sprawdź, czy:

- dane oprogramowanie jest dobre, łatwe w obsłudze i przyjazne dla użytkownika;

- producent przewidział pomoc techniczną - jeśli tak, to w jakim czasie;

- producent będzie aktualizował oprogramowanie zgodnie ze zmianami przepisów.

3. Korzystając z oprogramowania on-line do prowadzenia ksiąg podatkowych. Jest kilka portali oferujących takie oprogramowanie.

Jeżeli księgujesz samodzielnie i nie jesteś do końca pewien poprawności swoich rozliczeń, zawsze możesz skorzystać z weryfikacji dokumentów i wyliczenia podatkowego. Możesz zlecić doświadczonemu księgowemu taką usługę, dzięki temu zyskasz pewność, że Twoje podatki są prawidłowo policzone.

Jeżeli nie chcesz zajmować się swoją księgowością, możesz zlecić usługę prowadzenia ksiąg podatkowych biuru rachunkowemu.

Moja rada

Wybierając biuro, sprawdź, czy posiada odpowiednie kwalifikacje i ubezpieczenie. Poza tym zasięgnij opinii obecnych klientów - to najlepiej weryfikuje solidność biura.

Przeanalizuj dokładnie, jakie masz potrzeby, i wybierz najbardziej korzystne dla siebie i zarazem bezpieczne rozwiązanie.

Pomyłka - i co dalej?

W przypadku gdy stwierdzisz błąd w zapisach, nie będzie tragedii, bo możesz go poprawić:

1. poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania;

2. poprzez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów. Zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym.

Z pierwszej możliwości skorygowania błędów możesz skorzystać, jeśli wypełniasz księgę ręcznie. Jeśli natomiast prowadzisz ją za pomocą komputera, możesz skorzystać tylko z drugiej możliwości skorygowania błędu.

Pamiętaj jednak, że zasad wymienionych wcześniej nie możesz zastosować do dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek (np. faktur), oraz do dowodów obcych.

Dowody obce możesz poprawić przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty).

Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi możesz poprawić jedynie przez wystawienie dowodu korygującego (faktury korygujące).

Księga prowadzona komputerowo

W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych warunkiem uznania ksiąg za prawidłowe jest:

1) określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;

2) stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi;

3) przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia następnego miesiąca, musisz sporządzić wydruk zapisów dokonanych w danym miesiącu. Wydruk powinien być zgodny ze wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów.

Jeżeli będziesz posługiwał się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, musisz założyć księgę w formie papierowej. Po zakończeniu miesiąca robisz wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisujesz do odpowiednich kolumn księgi wynikające z niego sumy miesięczne.

Przy komputerowym prowadzeniu księgi warto założyć i prowadzić ewidencję sprzedaży na bieżąco (nie masz tego obowiązku, jeśli posiadasz kasę fiskalną). Zapisów w księdze możesz dokonywać po zakończeniu miesiąca. Dotyczy to również ksiąg prowadzonych ręcznie.

Polecam prowadzenie księgi komputerowo. Oszczędzi Ci to mnóstwo czasu. Unikniesz też pomyłek związanych z podliczaniem kolumn za pomocą kalkulatora.

Po rozpoczęciu usługowego prowadzenia biura rachunkowego pierwsze księgi prowadziłam ręcznie. Wiem więc dokładnie, jaka jest różnica. Moja radość była ogromna, kiedy nie musiałam po raz kolejny wpisywać ręcznie tego samego kontrahenta, a kolumny podsumowywały się same.

Pamiętaj o zasadzie podwójnego sprawdzania

Wynik wszystkich obliczeń, każdego działania należy sprawdzać (co najmniej) dwukrotnie. Jeżeli za każdym razem wynik jest taki sam, oznacza to, że z dużym prawdopodobieństwem jest on prawidłowy. Często zasadę tę stosujemy również przy działaniach wykonywanych przez system komputerowy.

Jeżeli z jakichkolwiek względów nie możesz, czy też nie chcesz, skorzystać z gotowego programu, to dobrym rozwiązaniem jest Excel, w którym można sporządzić odpowiedni arkusz. Wówczas ręcznie będziesz jedynie wpisywać posumowania na koniec miesiąca. Jest to duże uproszczenie, jak również oszczędność czasu.

Gotowe programy, oprócz prowadzenia samej księgi, mają wbudowane dodatkowo różne narzędzia, np. ewidencję środków trwałych (naliczanie amortyzacji), ewidencję samochodu niewprowadzonego do stanu środków trwałych, funkcję sporządzania dowodów wewnętrznych, sporządzania list wynagrodzeń, obliczania zaliczek na podatek dochodowy. Dla podatników VAT prowadzą rejestry VAT, czasami też mają moduł sprzedaży, czyli można wystawiać rachunki czy faktury VAT za sprzedaż. Jednym słowem, program taki może bardzo uprościć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na rynku można nabyć różne oprogramowanie do prowadzenia księgi podatkowej, mniej lub bardziej rozbudowane. Wybór należy do Ciebie. Na pewno będzie to uzależnione od rodzaju Twojej działalności, jak również informacji, jakie chciałbyś uzyskiwać.

Nie musisz przekazywać prywatnego komputera do majątku firmy. Podatkową księgę przychodów i rozchodów możesz prowadzić w formie elektronicznej, wykorzystując do tego prywatny komputer. Przepisy nie zobowiązują Cię do wykonywania działalności gospodarczej wyłącznie przy użyciu firmowych składników majątku. Możesz więc prowadzić podatkową księgę w formie elektronicznej, wykorzystując w tym celu prywatny komputer.

Zlecenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu

Jeżeli zdecydujesz się zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu, jesteś zobowiązany:

1) W terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując:

nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem.

2) Prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży, chyba że ewidencjonujesz sprzedaż dla osób fizycznych za pomocą kasy fiskalnej.

Jeżeli nie zajmujesz się sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, to nie musisz takiej ewidencji prowadzić, bo w niej wpisuje się tylko i wyłącznie tego rodzaju przychody.

Przygotowanie dokumentacji do przechowywania

Naniesienie kolejnego numeru z księgi na dokument i wpięcie go np. do segregatora, włożenie do teczki i tym podobne czynności są konieczne, żeby nie zagubić się w natłoku dokumentacji. Nie polecam pozostawiania takiej dokumentacji luzem, bo to są przecież Twoje pieniądze.

W mojej kancelarii dowody księgowe są przechowywane w segregatorach, ale system nie jest jednolity dla wszystkich firm:

Dla firm usługowych bez VAT - dowody są przechowywane wg:

kolejności wpisu do księgi. Na dowodach księgowych zostaje umieszczony numer kolejny wpisu do księgi.

Dla firm usługowych z VAT - wg:

kolejności w rejestrach VAT (na dokumencie jest umieszczony numer księgi i rejestru VAT); co miesiąc dowody są dzielone na:

- sprzedaż - dowody sprzedaży,

- zakup - faktury VAT,

- inne dokumenty kosztowe.

Dla firm handlowych z VAT-em - wg:

kolejności w rejestrach VAT (na dokumencie jest umieszczony numer księgi i rejestru VAT); co miesiąc dowody są dzielone na:

- faktury i inne dowody sprzedaży,

- zakup towarów handlowych - faktury,

- zakup towarów handlowych - inne dowody,

- wynagrodzenia,

- pozostałe wydatki - faktury,

- pozostałe wydatki - inne dowody.

Poprawność księgowania sprawdza się kolumnami. W każdej części zgrupowanej dokumentacji dowody są układane chronologicznie i na dowodach naniesiony jest numer z rejestru i numer z księgi.

Dokumentacja firm prowadzących działalność gospodarczą w kilku miejscach jest segregowana tak samo jak w powyższym przypadku, ale dodatkowo jest podzielona wg miejsc prowadzenia. W świetle danych, jakich potrzebują właściciele firm, ten sposób jest bardzo przejrzysty i w połączeniu z odpowiednim zdefiniowaniem opisu zdarzeń gospodarczych może być świetnym źródłem informacji dla prowadzącego firmę.

Segregator jest opisany:

skróconą nazwą firmy, informacją, jakie dowody się w nim znajdują, rokiem, którego dotyczy (ewentualnie rok i miesiące, jeżeli w danym roku potrzeba więcej segregatorów).

Każdy miesiąc jest oddzielony przekładką. Gotowe przekładki można kupić w sklepie papierniczym. Jako przekładki używamy zwykłych kolorowych kartek, na których wpisujemy nazwy miesięcy. Taki system nie jest konieczny, ale bardzo ułatwia codzienną pracę. Szczególnie wtedy, kiedy trzeba odszukać jakiś dokument ze starszą datą. A to zdarza się często.

Mając taki system, każdy, nie tylko Ty, będzie mógł łatwo odnaleźć potrzebny w danej chwili dokument.

Ważne!

Odpowiednio poukładane i ponumerowane dowody księgowe znacznie skracają czas kontroli podatkowej. Jeżeli wszystkie dowody są na miejscu, nie tracisz nerwów na szukanie.

Być może to, o czym tutaj piszę, wydaje się mało istotne. Niemniej jednak, nauczona doświadczeniem, wiem, że z biegiem czasu dokumentacja rośnie i rośnie, i to szybciej, niż nam się wydaje. Bez przejrzystego zarchiwizowania dokumentów będzie trudno. Dziś, zaczynając swoją działalność, masz tylko jeden segregator z dowodami księgowymi będącymi podstawą wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Za rok będą już dwa, za trzy lata co najmniej trzy segregatory - przy założeniu, że Twoje dowody zmieszczą się tylko w jednym segregatorze. Dlatego namawiam Cię, byś od razu wprowadził porządek w swojej dokumentacji.

Przechowywanie dokumentacji w segregatorze da Ci pewność, że nie zaginie żaden dowód księgowy. Co tu kryć, taki dowód księgowy to jak papier wartościowy. Dlaczego? Bo jeśli go ujmiesz w kosztach uzyskania, to Twój zakup jest o 19%, 18% lub 32% tańszy. Jeżeli nie będziesz go miał podczas kontroli, to niestety nie zostanie on uznany za koszt uzyskania przychodów i będziesz musiał zapłacić podatek wraz z odsetkami.

Dokumentację, czyli księgę przychodów i rozchodów wraz dowodami źródłowymi, musisz przechowywać jako dowód poniesionych kosztów przez 5 lat, a w zasadzie 6 lat, bo okres przechowywania liczy się do końca roku kalendarzowego, w którym następuje płatność podatku dochodowego - termin ten wypada w roku następnym następującym po roku rozliczanym. Łatwo więc wyliczyć, że dowody za 2014 r. musisz przechowywać aż do końca 2020 r.

Chcę jeszcze zwrócić Twoją uwagę na jedną istotną rzecz. W praktyce może zdarzyć się tak, że będziesz musiał z jakichś powodów "wypożyczyć" z segregatora któryś dokument, już zaksięgowany. Jeżeli potrzebujesz oryginału dowodu, to radzę zrobić jego kserokopię i włożyć do segregatora na miejsce "wypożyczonego" egzemplarza z adnotacją, że oryginał zabrałeś w danym dniu. A po co? Na pewno zastanawiasz się, dlaczego taka procedura. Przecież dokument zaraz odłożysz na miejsce itd. To tylko Twoje założenie w chwili, gdy wyjmujesz papier. Potem zadzwoni telefon, wejdzie klient, zrobi się przeciąg i zdarzy się wiele, wiele innych sytuacji, które uniemożliwią realizację tak banalnej czynności, jaką jest zwrócenie dokumentu do segregatora.

Jeszcze jedna bardzo istotna rzecz: w dobie internetu i komputeryzacji masz możliwość zrobienia skanu każdego dokumentu. W ten sposób możesz mieć podwójnie zarchiwizowaną dokumentację. Powiem więcej, na rynku są już programy, które dostarczają taką usługę. Możesz prowadzić księgowość on-line oraz przy każdym wpisie umieścić skan dowodu, na podstawie którego dokonałeś wpisu. Takie rozwiązanie jest o wiele bezpieczniejsze niż przechowywanie dokumentacji wyłącznie w wersji papierowej. Mało tego, nie musisz wtedy odszukiwać potrzebnych dowodów w segregatorach, a szukasz ich w elektronicznej przechowalni, co jest znacznie szybsze i dostępne z każdego miejsca, gdzie masz połączenie internetowe. Sama wykorzystuję takie możliwości i muszę przyznać, że bardzo ułatwiają życie. A co najważniejsze - zwiększają bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji i dostępność do dowodów zarówno dla mojej kancelarii, jak i moich klientów, bo mają wgląd do swoich dowodów księgowych (skanów) przez internet.

Osiem kroków do wyliczenia podatku dochodowego do zapłaty

Pisząc tę książkę, zebrałam swoje doświadczenia zawodowe - i choć niektóre rady dotyczące dokumentów mogą Ci się wydawać dziwne, wierz mi, przez lata spotykały mnie i moich klientów najróżniejsze przygody z dokumentami. Jedną z nich opisałam na końcu tej książki.

W tabeli 3.33 zebrałam wszystkie operacje, które omówiłam szczegółowo wcześniej. Dla ułatwienia analizy w kolumnie 16. (Uwagi) powtórzyłam numer (oznaczony jako "Lp.") z księgi oraz numer przykładowego księgowania. Jeżeli nie bardzo będziesz wiedział, dlaczego tak zaksięgowałam, albo będziesz chciał wrócić do przykładu, to łatwo znajdziesz dokładny opis na wcześniejszych stronach tej książki.

Pamiętaj o sprawdzeniu poprawności księgowania; ja wszystkie operacje pokazane tutaj księgowałam ręcznie, podsumowywałam za pomocą kalkulatora i arkusza Excel z wykorzystaniem funkcji kopiuj-wklej.

Z życia wzięte - Z ostatniej chwili

W celu podsumowania kolumny 7. skopiowałam wszystkie liczby do Excela. W moim odręcznym zestawieniu dla większej czytelności liczby były napisane z kropkami zamiast spacji. Musiałam usunąć wszystkie kropki. Ustawiłam funkcję podsumowania i wyszła mi dziwnie niska kwota. Wzięłam więc kalkulator i sprawdziłam, podsumowanie było inne niż w Excelu. Co zrobiłam nie tak? Otóż z liczby 41 776,00 zł usunęłam kropkę rozdzielającą tysiące od setek, ale została spacja - rzecz oczywista, wynik podsumowania musiał być fałszywy.

Wniosek jest bardzo prosty: przy wpisywaniu liczb musisz być bardzo ostrożny. Sprawdzaj poprawność wpisów, najlepiej na drugi dzień, bo tego samego dnia możesz nie zobaczyć błędu.

Wyliczenie podatku do zapłaty krok po kroku

Krok 1. Pobierz dane

Sprawdź poprawność danych wpisanych do podatkowej księgi przychodów i rozchodów względem dokumentów źródłowych.

Jeżeli prowadzisz księgę za pomocą komputera: zrób próbny wydruk i po prostu zaznacz na nim, "odhaczając", poprawnie zaksięgowane dane. Jeżeli prowadzisz księgę ręcznie, również porównaj zapisy w księdze z dowodami księgowymi i najlepiej od razu ponumeruj dokumenty, wpisując na nich kolejne numery (Lp.) z księgi. Sprawdź poprawność przeliczeń.

Tabela 3.33. Zbiorcze zestawienie wpisów do KPiR z podanych wcześniej i omówionych przykładów księgowania

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

2.01

01/01/2014

Spółdzielnia "Krzywy Domek"

Gdańsk, ul. Krzywa 2

Najem biura

2

3.01

Zest. 01/01/2014

Sprzedaż

1 330

00

1 330

00

3

5.01

DW 1/1/2014

Czynsz za mieszkanie

4

5.01

321/2014**

Hurtowania "Alfa"

Gdańsk, ul. Słoneczna 1

Materiały biurowe

5

9.01

100/2014

Castorama

Gdynia, ul. Krótka 3

Materiały do remontu

6

10.01

1234234

Orange

Warszawa, ul. Prosta 10

Telefon komórkowy

7

10.01

1001/14

Stacja BP

Bydgoszcz, ul. Kolejowa 5

Paliwo

8

10.01

1/RE/14

Model

Gdynia, ul. Krótka 1

Refaktura kosztów

342

00

342

00

9

13.01

10/2014

Warsztat Samochodowy

Gdynia, ul. Kolejowa 3

Naprawa samochodu

10

14.01

Polisa nr 44/14

PZU

Oddział - Sopot, ul. Bezpieczna 13

OC samochodu firmowego

11

14.01

Zest. 02.01/2014

Korekta sprzedaży

-200

00

-200

00

12

15.01

3/01/2014

Zagraniczny kontrahent

Niemcy

Sprzedaż

41 776

00

41 776

00

13

15.01

25/01/14

Odpad

Gdańsk, ul. Prosta 3

Sprzedaż odpadów

45

00

45

00

14

15.01

Rachunek

Umowa o dzieło

15

15.01

15/01

Energa

Gdynia, ul. Energetyków 3

Energia elektryczna

16

15.01

07/A/2014

Modny Mebel

Toruń, ul. Prawa 2

Wyposażenie

17

16.01

45/01

Zdrowy Włos

Tczew, ul. Kolejowa 3

Towary handlowe

18

16.01

100/14

Kurier

Tczew, ul. Platynowa 2

Transport towaru handlowego

19

16.01

Wyciąg bankowy

Zagraniczny kontrahent

Włochy

Wpłata kary umownej od kontrahenta

415

22

415

22

20

18.01

10/1/2014

Firma Transportowa

Toruń, ul. Gdańska 2

Transport

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

Lp.*

Nr pk*

10

11

12

13

14

15

16

500

00

500

00

1

11

2

1

130

50

130

50

3

11

115

00

115

00

4

11

210

50

210

50

5

11

50

00

50

00

6

11

580

00

580

00

7

11

8

7

1 900

00

1 900

00

9

14

700

00

700

00

10

13

11

1

12

2

13

6

1 000

00

1 000

00

14

10

367

20

367

20

15

11

1 700

00

1 700

00

16

11

215

00

17

8

20

00

18

8

19

4

120

00

120

00

20

11

Tabela 3.33. Zbiorcze zestawienie wpisów do KPiR z podanych wcześniej i omówionych przykładów księgowania - cd.

Lp.

Data zdarzenia gospodarczego

Nr dowodu księgowego

Kontrahent

Opis zdarzenia gospodarczego

Przychód

imię i nazwisko (firma)

adres

wartość sprzedanych towarów i usług

pozostałe przychody

razem przychód (7+8)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

1

2

3

4

5

6

7

8

9

21

22.01

125/14

Firma z Chin

Chiny

Import towaru handlowego

22

22.01

SAD nr 00021

Urząd Celny

Gdynia

Cło

23

22.01

SAD nr 00021

Urząd Celny

Gdynia

VAT niepodlegający odliczeniu

24

22.01

DW 2/1/2014

Dodatnie różnice kursowe - import tow. handl.

3

15

3

15

25

24.01

DW 3/1/2014

Dodatnie różnice kursowe - import tow. handl.

18

45

18

45

26

25.01

DW 4/1/2014

PZU

Gdańsk

Odszkodowanie

1 500

00

1 500

00

27

25.01

56

Warsztat Samochodowy

Gdynia, ul. Lelewela 4

Naprawa samochodu

28

25.01

H/03/123/14

Nazwa kontrahenta z Niemiec

Niemcy

Wyposażenie

29

29.01

DW nr 1/3/13

Ujemne różnice kursowe

30

30.01

300001/14

Stacja BP

Warszawa, ul. Bzowa 10

Paliwo

31

30.01

DW 5/1/2014

Dodatnie różnice kursowe

379

00

379

00

32

31.01

Ewidencja sprzedaży 1/14

Sprzedaż wg ewidencji sprzedaży za styczeń

6 000

00

6 000

00

33

31.01

19/2014

Jerzy Pak

Gdańsk, ul. Koło 3

Sprzedaż samochodu

5 000

00

5 000

00

34

31.01

DW 6/1/2014

Pozostała amortyzacja

35

31.01

DW 7/1/2014

Koszty delegacji właściciela

36

31.01

80/14

Hotel Podróżnik

Nowy Sącz, ul. Kwiatowa 4

Nocleg

37

31.01

DW 8/1/2014

Rata amortyzacyjna

Podsumowanie mies. I 2014 r.

48 906

00

7 702

82

56 608

82

* Podział kolumny 16. (Uwagi) został zrobiony tylko na potrzeby tej książki w celu ułatwienia analizy przykładowych wpisów do KPiR.

"Lp." oznacza "Lp. z kolumny 1.".

"Nr pk" oznacza "Numer przykładu księgowania".

Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu

Koszty uboczne zakupu

Wydatki (koszty)

Uwagi

wynagrodzenia w gotówce i w naturze

pozostałe wydatki

razem wydatki (12+13)

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

zł

gr

Lp.*

Nr pk*

10

11

12

13

14

15

16

4 577

55

21

9

457

76

22

9

1 178

82

23

9

24

9

25

9

26

3

1 500

00

1 500

00

27

3

8 402

80

8 402

80

28

12

70

80

70

80

29

12

300

00

300

00

30

11

31

2

32

1

33

5

2 000

00

2 000

00

34

5

60

00

60

00

35

11

90

00

90

00

36

11

666

67

666

67

37

11

6 429

13

20

00

1 000

00

19 463

47

20 463

47

** Tego zapisu w księdze dokonałeś na podstawie paragonu, pamiętaj więc, żeby na jego drugiej stronie napisać swoje imię i nazwisko, nazwę firmy oraz złożyć podpis.

Jeżeli prowadzisz księgę za pomocą arkusza Excel, zrób próbny wydruk i sprawdź, czy wszystkie dowody księgowe zostały poprawnie wpisane do tabeli. Sprawdź również poprawność przeliczeń.

Krok 2. Sprawdź

Sprawdź, czy kolumna 9. = kolumna 7. + kolumna 8.

Sprawdź, czy kolumna 14. = kolumna 12. + kolumna 13.

Krok 3. Policz koszty uzyskania

Kolumna 10. + kolumna 11. + kolumna 14. = koszty uzyskania przychodów

W przykładzie koszty uzyskania przychodów:

6429,13 zł + 20,00 zł + 20 463,47 zł = 26 912,60 zł

Krok 4. Ustal dochód za styczeń 2014 r.

Tabela 3.34. Obliczenie dochodu za styczeń 2014 r. na podstawie tabeli 3.33 w KPiR

1

Przychód (kolumna 9.)

56 608,82 zł

2

Koszty uzyskania przychodów (kolumna 10. + kolumna 11. + kolumna 14.)

26 912,60 zł

3

Dochód

29 696,22 zł

Krok 5. Ustal odliczenia od dochodu

1. Z tytułu zapłaconych składek ZUS

W styczniu zapłaciłeś składkę na ubezpieczenie społeczne w wysokości 1000 zł.

2. Z tytułu straty z lat ubiegłych

W 2012 r. z tytułu prowadzenia działalności poniosłeś stratę w wysokości 37 000 zł.

W 2014 r. możesz więc odliczyć od dochodu maksymalnie 18 500 zł.

Stratę z lat ubiegłych, poniesioną z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej, możesz odliczyć od dochodu w pięciu kolejnych latach, ale nie więcej niż 50% straty w jednym roku podatkowym. Stratę odliczasz w kolejnych latach do wysokości poniesionej straty. Stratę za 2012 r. możesz odliczyć od dochodu w latach 2013 - 2017. Jeżeli w tym okresie nie osiągniesz dochodu, to tracisz prawo do odliczenia jej, począwszy od 2018 r.

Krok 6. Ustal odliczenia od podatku

Z tytułu zapłaconego ubezpieczenia zdrowotnego

Faktycznie zapłaciłeś składkę w wysokości 261,73 zł;

od podatku możesz odliczyć tylko 225,38 zł.

Krok 7. Oblicz zaliczkę na podatek dochodowy do zapłaty

Tabela 3.35. Wyliczenie zaliczki na podatek dochodowy do zapłaty za miesiąc styczeń 2014 r.

1

Dochód wynikający z księgi przychodów i rozchodów

29 696,22 zł

2

Odliczenie zapłaconej składki na ubezpieczenia społeczne

-1 000,00 zł

3

Odliczenie strat z lat ubiegłych

-18 500,00 zł

4

Podstawa obliczenia zaliczki na podatek po zaokrągleniu do pełnego złotego

10 196,22 zł

5

Zaliczka na podatek (10 196,22 zł × 18%)-556,02 zł

1 279,30 zł

6

Zapłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne

225,38 zł

7

Podatek należny w zaokrągleniu do 1 zł

1 054,00 zł

8

Zapłacona zaliczka na podatek dochodowy od początku roku

0,00 zł

9

Zaliczka na podatek dochodowy do zapłaty

1 054,00 zł

Krok 8. Dopilnuj terminu wpłaty

1. Opłacasz zaliczki na podatek dochodowy co miesiąc.

Zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 1054 zł wpłacasz na konto właściwego urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia następnego miesiąca, czyli w tym przypadku 20 lutego 2014 r.

Uwaga: do obliczenia podatku za luty bierzesz pod uwagę dochód narastająco od początku roku, czyli za okres od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2014 r. - i tak samo za następne miesiące.

2. Wybrałeś kwartalną metodę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Za styczeń i za luty nie wpłacasz żadnej zaliczki na podatek dochodowy, dopiero po zakończeniu kwartału, a więc za I kwartał zaliczkę wpłacisz dopiero 20 kwietnia 2014 r. Wyliczysz swój podatek dochodowy na podstawie dochodu, który osiągnąłeś w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 marca 2014 r.

Uwaga: przy obliczaniu dochodu za II kwartał bierzesz pod uwagę dochód narastająco od początku roku, czyli za okres od 1 stycznia 2014 r. do 30 czerwca 2014 r. - i tak samo za następne kwartały.

3. Wybrałeś uproszczoną metodę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Nie ma w tym przypadku znaczenia, jaki dochód wyliczyłeś na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przez cały rok wpłacasz z góry ustaloną kwotę, w tej samej wysokości, i dopiero po zakończeniu roku podatkowego wyliczasz wysokość podatku należnego za dany rok.

Jeżeli chcesz przyspieszyć swoje prace księgowe, przygotuj sobie odpowiednie tabele w Excelu. Możesz skopiować układ tabel umieszczonych w tej książce, ale pamiętaj o utworzeniu reguł przeliczania. Albo skorzystaj z oprogramowania, które po wstawieniu wszystkich danych automatycznie wyliczy Twoje podatki.