1 lutego 2026 r. to dzień, kiedy wchodzi w życie obowiązkowe korzystanie z systemu elektronicznego fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur ( dalej KSeF). Od tego dnia wszystkie podmioty, w tym jednostki budżetowe, będą musiały korzystać z KSeF w zakresie odbioru faktur zakupowych. Podmioty, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, dodatkowo będą musiały obowiązkowo wystawiać faktury w KSeF.
WAŻNE!
Głównym celem wprowadzenia KSeF jest ułatwienie i przyspieszenie procesu fakturowania oraz zwiększanie transparentności w obrocie gospodarczym.
Krajowy System e-Faktur zakłada pełną cyfryzację obiegu faktur - nie tylko w zakresie wystawiania dokumentów, ale także ich odbioru, przechowywania i raportowania. KSeF służy m.in. do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
- powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z systemu o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu,
- uwierzytelnienia i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z systemu,
- wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF (tzw. KSeF ID),
- przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych,
- weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF,
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
WAŻNE!
KSeF jest systemem teleinformatycznym wprowadzonym przez Ministerstwo Finansów, który służy m.in. do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
KSeF stanie się dużą bazą danych, którą będą dysponować organy administracji skarbowej, co oznacza, że w sposób zautomatyzowany będą mogły kontrolować rozliczenia podatkowe, np. weryfikować faktury z danymi w JPK_V7. W efekcie może to skutkować zmniejszeniem liczby kontroli podatkowych.
Jak wskazuje Ministerstwo Finansów - wdrożenie KSeF przyspieszy digitalizację sektora publicznego oraz polskich przedsiębiorstw i znacząco ułatwi prowadzenie biznesu. Pozwoli na optymalizację procesów fakturowych, obiegu dokumentów i wykorzystywanych systemów fakturowych. Jednolity standard e-faktury uprości proces dokumentowania transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów. Podatnicy będą dysponować na bieżąco (w czasie rzeczywistym) informacjami z faktur dla potrzeb zarządczych - w tym analityki, ale także w innych obszarach prowadzonej przez nich działalności.
Aby móc skorzystać z KSeF, konieczne jest połączenie się z tym systemem za pomocą m.in.:
- własnego oprogramowania odpowiednio dostosowanego do tzw. API KSeF (tj. interfejsu służącego do programowania aplikacji, tak aby zapewniała połączenie z KSeF),
- oprogramowania zewnętrznego (które dostawcy dostosują do łączenia się z KSeF),
- aplikacji udostępnianych przez Ministerstwo Finansów, np. Aplikacji Podatnika KSeF.
Odpowiedzialność za wybór modelu KSeF spoczywa na jednostce (samorządzie). Dopiero na tej podstawie dostawca oprogramowania może skutecznie wdrożyć rozwiązanie i przygotować jednostkę (gminę lub powiat) do pracy w KSeF.
Wdrożenie systemu KSeF wymaga m.in.:
- szkoleń pracowników w urzędach i jednostkach podległych,
- integracji KSeF z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,
- opracowania procedur wewnętrznych i zarządzania uprawnieniami,
- zapewnienia bezpieczeństwa danych i autoryzacji dostępu.
Ten e-book jest zgodny z wymogami Europejskiego Aktu o Dostępności (EAA)
