Jak nie wciskać kitu w zarządzaniu

Czy szczerość w pracy popłaca Czy można stworzyć takie warunki pracy, by pracownicy i managerowie mówili sobie prawdę, a nie to co każdy z nich chce usłyszeć Czy otwartość w komunikacji może pomóc w rozwoju firmy i jest w stanie zapewnić jej większy sukces, niż tradycyjne zamiatanie problemu pod dywan „Tak szefie, nie ma żadnych problemów szefie, to przejściowe trudności szefie, oczywiście że damy radę szefie”- mówi oficjalnie pracownik do managera, by po wyjściu z gabinetu kląć na kolejne redukcje i zwiększenie ilości pracy w zespole do poziomu, który nie pozwala na prawidłowe i terminowe wykonanie pracy. Takie są jednak współczesne warunki pracy, a typowy, tradycyjny model zarządzania sprzyja hierarchii i umacnianiu władzy, a nie szukaniu rozwiązań bieżących problemów.
Czy można coś z tym zrobić Dopóki nie zmieni się podejście do szczerości i komunikacji w organizacji będzie to niezwykle trudne.

Zarządzanie „na konia”

Co dzieje się w tradycyjnej organizacji kiedy pojawia się problem związany ze spadkiem efektywności pracy Zarząd dowiaduje się o tym dość późno – dopiero wtedy, kiedy osoby odpowiedzialne za analizy nie są w stanie dłużej ukrywać trudności pod liczbami. Zarząd zleca wtedy innemu działowi znalezienie powodów takiej sytuacji – najczęściej sprowadza się to do szukania kozła ofiarnego, którego można uznać winnym tej sytuacji. Co może być kozłem Kryzys, sytuacja gospodarcza kraju, pokolenie pracowników (np. słynne pokolenie Y), przepisy, określona procedura, a wreszcie kilku nieudolnych managerów. Jak rozwiązuje się problem Najpierw organizuje się sporo zebrań. Ludzie mówią o pracy w pracy, pojawiają się plotki i szeptanie po kątach. Kadra zarządzająca nie pyta wprost pracowników o co chodzi – tworzy za to modele teoretyczne. Pracownicy nie mówią co jest problemem, nikt nie chce się wychylać i ryzykować. Wszyscy potakują potrząsając łbem jak koń. W końcu trzeba podjąć decyzje zmierzające do rozwiązania problemu. Zwalnia się więc kilka osób, wprowadza nowe procedury, organizuje szkolenia i imprezy motywacyjne, które odwracają uwagę od problemu. Po jakimś czasie, spadek efektywności jest jeszcze większy i cała procedura zaczyna się od nowa.

Zarządzanie „na konia” to sytuacja w której każdy każdemu potakuje, kiwając głową jak koń w stajni. Pracownicy potakują przyznając rację kadrze zarządzającej, kadra potakuje słuchając zarzutów klientów, klienci potakują, słuchając wyjaśnień pracowników. Kadra jest sfrustrowana, pracownicy nie mają motywacji, a klienci są niezadowoleni. Nikt jednak nic nie mówi – dopóki wszyscy się uśmiechamy - jest miło. Często nie chodzi nawet o kłamanie innych wprost, ale o tzw. „wciskanie kitu”- czyli nie dzielenie się wiedzą i wybielanie rzeczywistości. Taka sytuacja nie prowadzi do rozwoju firmy, nie sprawia, że pracownicy z przyjemnością przychodzą do pracy a produkty firmy są innowacyjne i konkurencyjne. Firma może i zwiększa zyski, ale wyprzedzają ją firmy bardziej innowacyjne. Dlaczego Bo w firmach tych panuje szczera i otwarta komunikacja skoncentrowana na zapewnieniu pełnej informacji o wszelkich przeszkodach, które uniemożliwiają poprawę sytuacji.

Szczerość w zarządzaniu

Zasadę otwartości i informowania o trudnościach, zwaną radykalną przejrzystością, wprowadza do zarządzania Stephen Denning - praktyk biznesu - proponując 7 zasad radykalnego zarządzania, które mają być odpowiedzią na tradycyjne, coraz mniej skuteczne techniki prowadzenia firmy. O co w zasadzie radykalnej przejrzystości chodzi

Otóż aby możliwe było efektywne rozwiązywanie trudności i problemów, trzeba o nich wiedzieć. Pracownicy, kadra zarządzająca oraz klienci – czyli wszystkie osoby związane z wartością, którą wytwarza firma, muszą być ze sobą szczerzy. Dopiero wtedy możliwa jest właściwa diagnoza problemu i wspólne znalezienie rozwiązania.

Co daje radykalna przejrzystość

Członkom zespołu daje jasność celów i wytycznych, co przekłada się na motywację do pracy zaangażowanie w projekt. Ludzie po prostu wiedzą co mają robić i po co to robią. Pracownicy wiedzą, że ich zdanie się liczy a ich wiedza jest ceniona – dlatego chcą wiedzieć więcej i mocniej angażują się w proces doskonalenia produktu. Pracownicy mają ze sobą lepsze relacje – nie boją się mówić otwarcie co myślą, bo wiedzą, że nie staną się kozłem ofiarnym a ich przełożony nie nazwie ich malkontentami. Mają poczucie kontroli i wpływu, na to, co się dzieje w firmie.

Kadra zarządzająca wie dokąd zmierza zespół i na jakim jest etapie. Może na bieżąco analizować to, czy prace idą właściwym torem, ale pracownicy nie czują się przez to kontrolowani. Jeśli prace zbaczają z pierwotnego kursu, łatwo to wyłapać. Pracownicy nie oszukują, zatem nie trzeba wdrażać czasochłonnych systemów kontroli pracy po to, by dowiedzieć się co kto robi. Problemy i uwagi klientów też są wysłuchiwane i szczerze analizowane, przez co kadra wie, czy klienci są zadowoleni z produktów i czego jeszcze potrzebują. Jeśli trzeba produkt unowocześnić, wystarczy zwrócić się do pracowników.

Klienci czują się dopieszczeni. Wiedzą, że firmie zależy na ich zadowoleniu – są za to wdzięczni. Mają jasność, że ich wnioski i problemy zostaną przeanalizowane i chętnie się nimi dzielą. Produkty, które otrzymują, dzięki jasnej komunikacji częściej odpowiadają w 100% ich oczekiwaniom.

Oczywiście wprowadzanie szczerości i otwartości komunikacyjnej nie jest łatwe i nie odbywa się w miłej i przyjemnej atmosferze wzajemnego zrozumienia i akceptacji. Prawda może być (i najczęściej jest) trudna. To trochę tak, jak zamiataniem problemu pod dywan. Jeśli robisz to umiejętnie, cały kurz znajdzie się pod nim, a wszyscy będą zachwyceni czystością i nikt nie zauważy wybrzuszenia na dywanie. Przy radykalnej przejrzystości komunikacyjnej kurz wydostaje się na zewnątrz i osiada na wszystkim. Nie jest to przyjemne, ale jeśli wykąpiemy i wytrzepiemy dywan, jest naprawdę czysto. Na szczęście twórca metody radykalnego zarządzania, przygotował listę dobrych praktyk, które wspomagają wprowadzanie tych rewolucyjnych zasad do organizacji.

Otwartość komunikacyjna zapewniająca jasność wszystkich przeszkód na drodze realizacji projektu to jedynie jedna z 7 zasad nowoczesnego zarządzania. O tym jak brzmią pozostałe i jaka jest ich wartość w zarządzaniu można dowiedzieć się z książki „Radykalna rewolucja w zarządzaniu”- Stephen'a Denning'a, wyd. Onepress 2012.

biznes.onet.pl; Sabina Stodolak

Poradnik został stworzony dla wszystkich menedżerów i liderów, którzy nie boją się zdecydowanych rozwiązań i szukają nowych, skutecznych oraz dopasowanych do realnej sytuacji metod zarządzania. Autor pokazuje, jak zarządzać w zupełnie nowy sposób, opierając się na lepszym zrozumieniu mechanizmów przyczyniających się do efektywnej współpracy między ludźmi w środowisku biznesowym. Rady zawarte w tej publikacji pomagają wdrożyć całkowicie nowy sposób organizacji pracy oparty na działalności zespołów, śledzeniu ewoluujących zachowań klientów czy reorganizacji kanałów komunikacyjnych. Przedstawione zasady zwiększają potencjał ludzi i prowadzą do podwyższonej efektywności, nieustających innowacji, głębokiego zadowolenia z pracy i wysokiego poziomu satysfakcji klienta. To świetna lektura o przejęciu kontroli nad życiem i radości z nadzwyczajnych osiągnięć oraz materiał do dyskusji o tym, jak powinniśmy lepiej robić to, co robimy.

Personel Plus; 2012-03-01

To poradnik dla wszystkich menedżerów i liderów, którzy nie boją się zdecydowanych rozwiązań i szukają nowych, skutecznych oraz dopasowanych do realnej sytuacji metod zarządzania. Pomaga wdrożyć całkowicie nowy sposób organizacji pracy, oparty na działalności zespołów, śledzeniu ewoluujących zachowań klientów czy reorganizacji kanałów komunikacyjnych. Prowadzi do zbudowania zupełnie nowego, bardziej wydajnego środowiska pracy. Autor pokazuje, jak zarządzać w zupełnie nowy sposób, opierając się na lepszym zrozumieniu mechanizmów przyczyniających się do efektywnej współpracy między ludźmi w środowisku biznesowym. Zasady zawarte w tej książce zwiększają potencjał ludzi i prowadzą do podwyższonej efektywności, nieustających innowacji, głębokiego zadowolenia z pracy i wysokiego poziomu satysfakcji klienta. To książka o przejęciu kontroli nad życiem i radości z nadzwyczajnych osiągnięć.

Personel Plus; 2012-02-01