Lockheed i Microsoft w twojej firmie O ile Microsoft w tej lub innej formie pewnie już u was gości, to zapewne zastanawiacie się w tej chwili, w jaki sposób może zagościć u was także Lockheed Wspólnym mianownikiem, który może połączyć te dwie znane korporacje z Waszą działalnością, jest nauka płynąca z prac autorstwa Davida Allena. Allen jest światowej sławy specjalistą zajmującym się tematyką organizacji pracy i radzenia sobie z ciągle rosnącym zakresem obowiązków, który dotyka niemal każdego, niezależnie od tego, w którym miejscu na świecie żyje. Konsultował wdrażanie efektywnej organizacji pracy w firmach takich jak Oracle, w Banku Światowym czy też w Departamencie Sprawiedliwości USA, a jego metody przyjęły się właśnie w Lockheedzie i Microsofcie. Dzięki potędze, jaką daje możliwość przenoszenia wiedzy i doświadczenia specjalistów takich jak David Allen za pośrednictwem słowa pisanego, każdy z nas może dziś skorzystać z ich dobrodziejstwa niemalże w pełnym zakresie. Niniejsza recenzja będzie nieco inna od dotychczas publikowanych na łamach "Gazety Ubezpieczeniowej", gdyż dotyczy dwóch pozycji. Obydwie autorstwa Davida Allena. Książka, do której sięgnąłem jako pierwszej, zatytułowana była Gotowi na wszystko. 52 zasady efektywności w pracy i w życiu. Jak się okazało w trakcie lektury, jest to druga część cyklu nawiązująca bardzo często do swej poprzedniczki, która na naszym rynku ukazała się w 2006 r. również nakładem wydawnictwa OnePress - Sztuka Efektywności. Skuteczna realizacja zadań. Jej oryginalny, anglojęzyczny tytuł brzmi Getting things done. Od niego swą nazwę wziął cały program Allena poprawy efektywności, czyli GTD. Muszę przyznać, że polskie tłumaczenie oryginalnego tytułu nie jest zbyt trafione i, biorąc pod uwagę komentarze na internetowych forach dyskusyjnych, wprowadza w błąd potencjalnego czytelnika co do zawartości książki. Właśnie od lektury Sztuki efektywności proponuję zacząć lekturę prac Allena. Zapoznaje ona nas ze wszystkimi podstawowymi zasadami, które należy wdrożyć, aby zwiększyć swoją efektywność, oraz z problemami do rozwiązania, przed którymi zapewne staniemy. Na szczęście nie są to magiczne zasady typu oddziel sprawy ważne od nieważnych, pilne od mniej pilnych". W odróżnieniu od wielu autorów zajmujących się podobną tematyką Allen nie poświęca zbyt wiele uwagi technikom i sposobom aranżacji miejsca pracy, jeśli można tak powiedzieć, oraz stosowaniu narzędzi w postaci przegródek, podpisanych kuwet, różnokolorowych flamastrów itp. Od tej zasady jest jeden wyjątek: zanim zaczniesz układać na nowo swoją pracę, pod czujnym okiem autora oczywiście, posprzątaj swoje miejsce pracy, powpinaj luźne dokumenty do segregatorów, pozbądź się z biurka nieaktualnych dokumentów, karteczek-przypominajek i wyrzuć śmieci. Lepiej Na pewno tak... Teraz można zacząć budować swój system efektywnej pracy. Mamy tutaj dwa słowa klucze, na które należy zwrócić uwagę: swój" oraz system". Allen praktycznie nie podaje na tacy gotowych rozwiązań, które natychmiastowo poprawią jakość i efektywność naszej pracy. Dostajemy natomiast zasady, którymi powinniśmy się kierować, oraz schematy działania w procesie podejmowania decyzji, pytania, na które musimy sobie sami odpowiedzieć, mianowicie co w danej chwili zrobić z daną sprawą, oraz możliwe warianty rozwiązania. Zadziwiające jest to, jak bardzo są one uniwersalne i pasujące niemal do każdej dziedziny naszego życia. Jak pokazuje autor, zdecydowana większość problemów tkwi bowiem w nas samych, w naszej psychice oraz w typowych mechanizmach, które kierują procesem podejmowania decyzji. Jedną z zasad, które proponuje zastosować Allen, jest zasada "2 minut": jeśli jest coś, co niespodziewanie musisz zrobić, i potrwa to nie więcej niż 2 minuty, zrób to od razu zamiast odkładać. Banalna zasada, lecz jakże praktyczna. Dzięki niej nie nawarstwiają nam się zaległe sprawy, nie zaprzątamy sobie nimi pamięci i nie dręczy nas podświadomość, że coś nam pozostaje do zrobienia. A dwie minuty, które poświęciliśmy, i tak nas nie zbawią przy pilniejszych zajęciach... Na koniec tradycyjnie parę słów o wyglądzie książki. Moim zdaniem układ tekstu w obydwu pozycjach jest bardzo dobry. Tekst ilustrowany jest często diagramami i schematami, co ułatwia jego przyswajanie zdecydowanej większości z nas (jesteśmy wszak przeważająco wzrokowcami). Na marginesach znajdziemy cytaty sławnych ludzi lub kluczowe uwagi dla danej partii materiału. Zadbano również o przejrzysty podział na rozdziały i podrozdziały, choć jak pokazują opinie innych czytelników, niektórych to akurat mocno zniechęca do lektury. Zdecydowanie in minus w moim przekonaniu wypada krzykliwa okładka 52 zasad efektywności, zupełnie niepasująca bądź co bądź do biznesowego charakteru książki. Mało szczęśliwy jest również tytuł Sztuki efektywności, o czym już wcześniej wspomniałem. Biorąc to pod uwagę, nie wiem, czy sam sięgnąłbym po te książki, gdyby nie wcześniejsza rekomendacja jednego ze znajomych. Reasumując, serdecznie mogę obydwie książki Państwu polecić z nadzieją, że skorzystacie z nich co najmniej tak samo jak ja.

Gazeta Ubezpieczeniowa; Michał Sindera, 07/2008